Si bien es cierto que los gastos incidentales suelen ser pequeños, su impacto puede llegar a ser considerable en el flujo de efectivo de muchas empresas, sobre todo si estas no ponen en práctica medidas básicas de control de gastos o si su tamaño es pequeño.
Por estas razones, lo ideal es que toda organización tome las acciones necesarias para reducirlos, monitorearlos y controlarlos de manera tan efectiva como sea posible.
Los retos en la gestión de gastos incidentales son muchos, pero en este artículo te ayudaremos a afrontarlos exitosamente con información vital para entender estos gastos a fondo y saber todo lo que está bajo tu control para administrarlos eficientemente en tu negocio.
¿Qué son los gastos incidentales?
Son aquellos gastos que surgen de manera colateral a las operaciones de una empresa, es decir, a sus viajes, eventos, actividades principales, etc., sin estar relacionados directamente con ellas.
Esta clase de gastos emergen de manera natural en el día a día, y son caracterizados por su pequeño valor, relativa imprevisibilidad y trazabilidad reducida; además, suelen ser realizados por distintos miembros del personal a nivel individual. Por lo tanto, a pesar de su baja magnitud, se pueden convertir en un problema difícil de medir y controlar.
Tipos y ejemplos de gastos incidentales
Como tal, no existe una clasificación universal para los gastos incidentales, pero se pueden categorizar, de manera amplia, en estas categorías:
- Gastos extras de viaje como propinas, tarifas de servicio, comisiones de transporte, telefonía internacional y otros costos imprevistos.
- Gastos colaterales por pérdidas o daños, como el reemplazo de bienes, tarifas de devolución, almacenamiento temporal en caso de daño a almacenes, renta temporal de vehículos, etc.
- Gastos auxiliares de reuniones y eventos, por ejemplo: comida y bebida, sillas y equipo adicional.
- Gastos complementarios de adquisición de inventario, tales como el empaquetado de bienes, tarifas de servicio, impuestos de importación y transporte, entre otros.
- Gastos en beneficios a clientes, por ejemplo: regalos y cupones.
- Gastos de materiales de oficina que no estén planificados en el presupuesto original, como bolígrafos, fotocopias, libretas, etc.
- Comisiones financieras por el retiro en cajeros automáticos extranjeros o de otros bancos, o por el uso de ciertos métodos de pago.
- Gastos esporádicos de envío de documentos, paquetes o hasta inventario entre sucursales.
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¿Por qué es importante tener en orden los gastos incidentales de tu empresa?
Tener en orden esta clase de gastos es importante por los beneficios que esto puede ofrecer. Por ejemplo: mayor visibilidad sobre hacia dónde va el dinero de tu empresa, presupuestos mucho más precisos, mejores proyecciones y un mejor flujo de caja que permite responder a obligaciones inmediatas sin problemas y facilita el ahorro para la creación de fondos de emergencia o la financiación de nuevos proyectos.
Mantener estos gastos bajo control es especialmente necesario si tu empresa es una pyme, puesto que estos se pueden volver particularmente peligrosos cuando los presupuestos a los que afectan no son tan grandes. Sin embargo, una gestión deficiente causará efectos negativos en organizaciones de cualquier tamaño.
¿Cómo pueden afectarte los gastos incidentales?
Queda claro por qué es importante gestionar estos gastos, pero ¿qué pasa si esto no ocurre? Las consecuencias pueden variar en cuanto a magnitud, pero estos suelen ser los efectos más comunes de los gastos incidentales fuera de control:
- Flujo de efectivo reducido debido al gran número de gastos pequeños acumulados a lo largo del tiempo.
- Dificultad para reinvertir ganancias debido a un nivel deficiente de capital de trabajo.
- Mayor riesgo de fraude interno, a causa de un pobre control, que es propenso a pasar por alto gastos fraudulentos.
- Presupuestos y registros financieros incorrectos, dada la gran cantidad de gastos carentes de trazabilidad.
- Menor rentabilidad y eficiencia operativa, producto de costos elevados que no generan un retorno equivalente.
- Complejidad al momento de planificar a futuro, derivada de un flujo de caja inestable y datos financieros equivocados que no pintan una idea clara sobre la salud financiera.
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¿Cuál es la diferencia entre gastos incidentales y gastos imprevistos?
Aunque estos términos pueden ser utilizados de forma indistinta en algunos contextos, en realidad son diferentes en cuanto a su alcance y las formas en las que pueden afectar a un negocio.
Por un lado, los gastos imprevistos abarcan todo tipo de costos inesperados, sin importar su magnitud, para los que una empresa debe prepararse en caso de que se presenten, pues su impacto es considerable. Por ejemplo, aquellos gastos que surgen por desastres, mantenimiento, consultoría, etc.
En cambio, el concepto de gastos incidentales solo engloba gastos innecesarios, pero de menor tamaño, que surgen de manera cotidiana y no afectan el presupuesto de una organización a menos que lleguen a descontrolarse.
Consejos para controlar los gastos incidentales de tu negocio
Entender la naturaleza de los gastos incidentales (características, efectos y tipos) es fundamental para comprender lo que puedes hacer para controlarlos. Pero, para lograr esto en un contexto práctico, estas son las medidas que debes seguir:
Aumenta la visibilidad de todos los gastos
La falta de recibos o un “paper trail” que los compruebe hace de los gastos incidentales un egreso difícil de rastrear. Por lo tanto, el primer paso a seguir para controlarlos es aumentar su visibilidad.
¿Cómo hacerlo? Debes adoptar un sistema de gestión financiera que registre automáticamente la información de cualquier compra digitalmente o recurrir a tarjetas corporativas que faciliten el rastreo de gastos a través de una forma de pago universal.
Con mayor trazabilidad o visibilidad, puedes entender el verdadero impacto que estos tienen en tu negocio y así saber cuándo es necesario tomar medidas extra para manejarlos.
Define un proceso claro y simple de gestión de gastos incidentales
Para lograr una visibilidad aún mejor, es importante que cuentes con un proceso definido sobre lo que cada uno de los miembros de tu empresa debe hacer para justificar sus gastos incidentales, ya sea por medio de una herramienta que escanee recibos de compra u otra clase de sistema manual.
Mientras más claro y simple sea este proceso, sus resultados serán mejores, pues cada miembro del personal estará más dispuesto a seguirlo y será menos probable que cometa errores al llevarlo a cabo.
Establece mayores medidas de control de gastos, como políticas y presupuestos
Los gastos incidentales son una realidad cotidiana y solo se convierten en un problema cuando sobrepasan ciertos límites. ¿Cómo se determina este límite? Deberás fijarlo con políticas de gastos claras y presupuestos detallados que le brinden al personal de tu empresa una guía de los recursos máximos de los que pueden disponer según cada tipo de gasto.
Con ellas, es menos probable que el personal de tu empresa realice gastos incidentales excesivos, pues estarán conscientes de los límites que deberán respetar.
Considéralos en tus proyecciones
Una característica básica que convierte la gestión de gastos incidentales en un desafío es su imprevisibilidad, la cual suele llevar a proyecciones poco realistas. Para superar este reto, puedes comenzar a incluir estos costos en tus pronósticos de egresos.
Esto no evitará que se generen gastos excesivos sin otras medidas, pero sí será de gran ayuda para anticipar gastos con mayor exactitud, garantizando que los recursos necesarios para cubrirlos estén disponibles en el momento preciso y que ningún gasto pase desapercibido.
Capacita a tu personal e invierte en una mejor cultura financiera
El origen de los gastos incidentales está en las decisiones tomadas día a día por ejecutivos, representantes y otros miembros de tu empresa, así que, para controlarlos, necesitas influir en su proceso de decisión y comportamiento de alguna manera.
La creación de políticas de gastos es el primer paso para lograrlo, pero también es buena idea capacitarlos en el seguimiento de ellas, e invertir tiempo y recursos en sesiones de entrenamiento sobre cultura financiera. Esto ayudará a que las decisiones individuales de gasto estén alineadas con las metas de tu empresa.
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Los gastos incidentales excesivos conforman un problema significativo para muchas pymes, pero también pueden volverse peligrosos para empresas de mayor tamaño si llegan a salirse de control. Por ello, es buena idea comenzar a tomar, cuanto antes, las medidas para mitigar sus efectos y evitar su aparición.
Para lograr mayor visibilidad sobre estos egresos, necesitarás adquirir ciertas herramientas de tecnología, pues el rastreo manual no es lo suficientemente preciso. Pero en este ámbito, recuerda que cuentas con el apoyo de aliados como Xepelin.
Con Xepelin, puedes comenzar a tomar el control de los gastos de tu empresa con una herramienta gratuita de análisis financiero que te permitirá monitorear sus flujos de entrada y salida en tiempo real, de manera automática y sin descargas de software.
Dentro de la misma plataforma, podrás vigilar también otros indicadores de deuda y desempeño financiero que son cruciales para entender a fondo el estado de bienestar de tu negocio y así tomar decisiones informadas sobre cómo mejorarlo.
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