En efecto, el ciclo operativo ideal varía según industria y tipo de empresa, pero, si el de tu negocio no parece disminuir a niveles normales o si incluso parece empeorar, lo más probable es que exista alguna situación que lo esté ralentizando.
Lo cierto es que estos problemas son diversos debido a que el ciclo operativo de un negocio es afectado por una gran cantidad de variables, pero puedes encontrarlos y solucionarlos en menos tiempo teniendo en mente a aquellos que se presentan con mayor frecuencia.
Para ayudarte, en este artículo te brindamos un listado con los 9 cuellos de botella y problemas más comunes de gestión que llevan a un ciclo más lento, y te damos algunas recomendaciones para corregirlos y evitarlos.
Si sabes en qué fijarte para diagnosticar al ciclo operativo de tu empresa, puedes empezar, cuanto antes, a crear un ciclo que mantenga su liquidez y eficiencia y que le permita crecer y competir.
Entregas tardías de material o stock
Los problemas en el ciclo operativo pueden presentarse desde el momento en que nuevos materiales o inventario son solicitados, por ejemplo, cuando tu empresa hace un pedido y realiza el pago correspondiente, pero no recibe la mercancía hasta en una fecha posterior a la pactada.
Cuando esto sucede, el capital de tu negocio queda atado a bienes que no puedes trabajar y no puedes vender, por lo que los días promedio de inventario incrementan y con ellos, tu ciclo operativo.
Estos problemas pueden causar retrasos y estrés significativo, pero hay formas de reducir la probabilidad de que se presenten, tales como evaluar proveedores para tomar decisiones sobre si aceptarlos o cuándo cambiarlos, gestionar relaciones comerciales para desbloquear un trato prioritario y crear contratos claros con fechas de entrega precisas y consecuencias por envíos atrasados, los cuales fomentan puntualidad.
Lo cierto es que las entregas tardías no siempre son prevenibles, pero también puedes proteger el ciclo de tu negocio en caso de que estos problemas se materialicen.
Por ejemplo, puedes construir una red diversa de proveedores en la que no dependes de un solo vendedor para abastecer un material, por lo que el retraso de una entrega no implica un retraso productivo, o puedes negociar plazos de pago más amplios (al momento de una entrega, a los 30 días, etc.) para preservar capital por más tiempo.
Problemas de calidad en materiales
Otro problema puede surgir cuando los materiales o insumos son entregados, pero poseen defectos de calidad que impiden que tu negocio pueda transformarlos o aprovecharlos y provocan que necesites realizar un nuevo pedido o realizar un cambio de proveedor. El resultado es el mismo: capital atado a stock que no se puede convertir en efectivo.
La solución es similar; necesitas corroborar la reputación de un proveedor antes de trabajar con él y necesitas monitorear su desempeño para identificar y solucionar problemas de calidad cuando se presenten, sea que esto implique un cambio de vendedor o una llamada de atención inicial.
De igual manera, el abastecimiento diverso y los plazos de pago más prolongados le permitirán a tu negocio no ser víctima de retrasos tan prolongados y retener su capital por un tiempo mayor, respectivamente.
Previsiones demasiado optimistas
A veces, el reto de un ciclo operativo demasiado largo surge al momento en el que un pedido es colocado; particularmente, cuando una orden de compra de material o stock excede la demanda real de un producto.
En estas circunstancias, tal vez puedas convertir una porción del stock en efectivo rápidamente, pero siempre existirá un porcentaje de exceso que no se puede vender al mismo ritmo, reteniendo capital por más tiempo e incrementando los días de inventario promedio (y, por ende, el ciclo operativo).
¿Cómo puedes evitar este problema? Mejores previsiones de demanda te ayudarán a disminuir la diferencia entre estimaciones y demanda real, de tal forma que cualquier exceso sea mínimo o nulo.
No es una garantía, pero, generalmente, puedes conseguirlas con procesos estandarizados, más y mejores datos sobre el desempeño histórico de tu empresa y su entorno actual y, finalmente, el aprovechamiento de tecnología (como la IA) para analizar información sin los sesgos o errores naturales del trabajo humano.
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Fallas inesperadas de equipo de producción
¿Tu empresa recibe materiales de calidad y a tiempo, pero sus procesos productivos tardan más de lo esperado? Entonces, un ciclo operativo prolongado podría deberse a interrupciones inesperadas en tu maquinaria.
Cuando se presentan estos problemas, las materias primas no se pueden convertir en inventario útil al ritmo deseado y el tiempo promedio entre una adquisición y una venta puede incrementar considerablemente.
Existen 2 formas en las que puedes evitar este problema: una mejor agenda de mantenimiento y capacitación más frecuente.
Mientras que una agenda preventiva o predictiva de mantenimiento te permitirá mantener las suspensiones productivas y fallas críticas al mínimo posible, el entrenamiento continuo familiariza a tu equipo de trabajo con nuevas herramientas y actualizaciones, de tal forma que cometer un error en su manejo es menos probable.
Errores de manufactura o almacenamiento
La producción no es solo herramientas, sino que también está compuesta por equipos de trabajo y procesos, por lo que también pueden existir cuellos de botella operativos en estos rubros.
Por ejemplo, un miembro del equipo de producción puede omitir un paso en el proceso que causa un error en toda la línea de ensamblaje o un mal manejo de maquinaria puede provocar un accidente.
Incluso cuando la fase de producción termina y continúa la etapa de almacenamiento, errores en el manejo de productos pueden resultar en daños que necesitan ser retrabajados o hasta mermas que exigen un nuevo proceso de producción o adquisición de bienes.
De cualquier manera, estas situaciones prolongan el tiempo en el que el capital invertido en stock se puede recuperar y aumentan tu ciclo operativo.
¿La solución? Estandarización y capacitación: si tu equipo cuenta con procesos y políticas a seguir, es menos probable que cometan errores graves y, si están entrenados en cómo seguirlos, el riesgo es aún menor.
Almacenes mal distribuidos
Es posible que algunos clientes paguen sus pedidos al momento de la compra, pero muchos otros no suelen hacerlo hasta que sus bienes son entregados; entonces, los cuellos de botella que ocurren entre un almacén y un punto de entrega también pueden prolongar ciclos operativos.
Por ejemplo, si un cliente realiza una orden y se compromete a pagarla al momento de entregarla y revisarla, pero el artículo solicitado tarda demasiado en ser encontrado en almacén, este es stock que se liquida más lento.
Peor aún, si existen problemas en el manejo de mercancía y logística, los productos pueden dañarse y ser rechazados, de tal forma que el proceso de envío se debe prolongar aún más.
De nuevo, la solución está en la capacitación y estandarización: si tu equipo sabe a qué reglas de gestión apegarse y cómo hacerlo, el riesgo de cometer errores es menor.
Ofrecer crédito a cualquier cliente
La última etapa del ciclo operativo es la venta y cobranza efectiva de facturas. Suena sencilla, pero hay varios problemas que pueden surgir en ella y retrasar la recuperación de capital.
Al inicio de esta fase, un problema común es el vender a crédito a cualquier tipo de cliente, sin importar historial previo o reputación, de tal manera que es posible que algunos clientes paguen a tiempo, pero también lo es que otros no lo hagan.
Cuando esto ocurre, los DSO de tu negocio aumentan y tu ciclo operativo, como un todo, se ve prolongado innecesariamente.
Por supuesto, no puedes controlar la probabilidad de que un cliente no pague debido a problemas temporales o imposibles de prevenir, pero sí puedes establecer más filtros para que esto no suceda; específicamente, puedes crear una política de crédito.
Este documento le proporciona a tu equipo guías valiosas para saber si es buena idea dar mejores plazos de crédito a un cliente o no, los procesos que debe seguir para evaluarlo, los elementos que debe considerar y los límites de crédito que debe respetar, como plazos máximos.
Siempre y cuando sea de fácil acceso, claro y sencillo de seguir, su presencia puede proteger el ciclo operativo de tu negocio contra clientes riesgosos.
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Realizar el proceso de cobranza de forma no estructurada
Incluso vendiendo a crédito solamente a clientes de bajo riesgo, olvidos, errores y situaciones temporales de baja liquidez pueden retrasar cobros efectivos. Mucho de esto no se puede controlar, pero aquello en lo que sí puedes influir lo puedes gestionar con un proceso de cobranza estructurado y una política de cobro.
¿Cómo pueden ayudar? Ambos le dicen a tu equipo cuándo y cómo cobrar, en qué canales, en qué momentos enviar mensajes, qué tono utilizar, etc., de tal forma que los clientes obtienen el seguimiento que necesitan y es menos probable que olviden fechas límite de pago o que cometan errores que retrasen un cobro.
Tratar la cartera de clientes como un grupo uniforme
Más que un problema, el usar el mismo proceso de cobranza con cada cliente es un error que puede retrasar cobros. ¿Cómo? Algunos clientes necesitan mayor seguimiento, algunos requieren de una revisión de facturas antes de pagar, otros pueden ser más propensos a disputas, y es responsabilidad de tu empresa considerar esto para evitar prolongar días de cobro.
No necesitas crear un perfil detallado por cada cliente, únicamente necesitas establecer segmentos claros que ubiquen a cada cuenta por cobrar en grupos con características similares, pensar en las estrategias que deberías aplicar de acuerdo con esta información y plasmarlo en tus procesos y políticas.
Aunque simple a primera vista, el ciclo operativo de tu empresa puede ser afectado por un sinfín de pequeñas variables con el potencial de aumentarlo o disminuirlo, y la única forma de identificar aquellas en las que, en verdad, debes invertir en controlar es analizando tu ciclo de inicio a fin.
Sin embargo, con una idea clara de los cuellos de botella y problemas más comunes, encontrar la raíz de un mal desempeño y eliminarla puede ser algo mucho más rápido.
Si tu empresa está lista para controlar problemas en su ciclo operativo más allá de solo detectarlos, Xepelin puede ayudarla con soluciones como estas:
- Una herramienta de análisis en tiempo real para monitorear y entender tu flujo de efectivo en todo momento.
- Una herramienta de gestión de cobros para automatizar tareas repetitivas de cobranza y vigilar toda la cartera pendiente en un solo lugar.
En conjunto, estos productos te dan una idea 100% clara de la efectividad con la que tu empresa está convirtiendo inventario en efectivo y te permiten tomar el control para solucionar cuellos de botella originados por una cobranza deficiente.
Ambas herramientas son totalmente gratuitas, así que lo único que necesitas para comenzar a aprovecharlas es registrarte en Xepelin.
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