La tarea de presentar la declaración anual de renta es vital en toda organización para evitar por completo cualquier tipo de multas, sanciones y otros inconvenientes que llegan a tener un impacto tangible sobre la reputación, las operaciones y, por supuesto, la liquidez.
Para un proceso tan exitoso como sea posible, hay ciertos errores comunes a evitar y que pueden llevar a una carga fiscal innecesariamente alta, cargos adicionales, y solicitudes de revisión por parte del SII capaces de consumir tiempo valioso. ¿Qué clase de errores? En este artículo destacamos 11 de los más cruciales a evitar y te brindamos pequeños tips para asegurar que nunca ocurran.
Aceptar la propuesta del SII sin revisar
Al momento de presentar la declaración de tu empresa, el sistema del SII mostrará una propuesta inicial creada a partir de información de terceros y registros disponibles, pero esta puede estar incompleta y no incluir todos los datos requeridos para calcular la carga fiscal adecuadamente o comprobar ingresos y gastos ante el SII.
Entonces, antes de tomarla como cierta, es buena idea revisarla y cotejarla con los registros propios internos de tu empresa.
Registros en campos equivocados
Debido a los múltiples campos a llenar con información específica en una declaración, este proceso puede llevar a errores con diversas consecuencias.
Por un lado, declarar remuneraciones de forma equivocada (sueldos en honorarios y viceversa, etc.) puede ser un problema que obligue al SII a solicitar aclaraciones o incluso a aplicar multas. Por otra parte, gastos necesarios para la actividad de tu empresa que no son declarados como deducciones fácilmente llevan a un total de impuestos a pagar innecesariamente alto.
Estos errores de registro se pueden evitar de diversas formas: con un conocimiento profundo de deducciones aplicables, con una revisión previa a la presentación de la declaración y mediante la ayuda de asesoría especial que detecte estos problemas antes de la declaración final.
No revisar deducciones aplicables y oportunidades de créditos tributarios
Aplicar deducciones de gastos vitales para la operación de tu empresa y créditos tributarios vigentes (por ejemplo, de inversión en ciertas áreas) es una parte básica de una declaración exitosa, que no genera más obligaciones de las necesarias.
Sin embargo, un error común es el desaprovechamiento de estas oportunidades, ya sea debido a la creencia de que no hay deducciones por aplicar o por la falta de documentación que las compruebe.
¿La solución? Una revisión completa de deducciones y créditos disponibles antes del proceso de declaración y mejores y más estrictas prácticas de registro financiero que comprueben cada gasto deducible, por ejemplo, mediante el uso de un software especializado.
Hacer el proceso de forma 100% manual
Aún con la asistencia e información precargada del SII, llenar una declaración de forma manual suele ser un error que complica innecesariamente el proceso y lo vuelve más propenso a problemas adicionales con el potencial para convertirse en multas o aclaraciones.
Evitar esta equivocación es sencillo con el software de contabilidad adecuado, el cual, dependiendo de sus funciones específicas, podría asistir con el registro y cálculo de impuestos a lo largo del año y condensar la información en un archivo que el sistema del SII pueda leer con menor riesgo de errores.
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Iniciar declaración demasiado temprano o tarde
Aunque es buena idea anticipar el proceso, una declaración preparada con demasiada antelación puede llevar a registros incompletos, y una declaración presentada demasiado cerca de su fecha límite tenderá a propiciar errores debido a una mayor presión por cumplir con los plazos establecidos.
Lo ideal es esperar hasta las fechas oficiales de presentación, pero empezar cuanto antes para minimizar presiones.
No contar con registros amplios y detallados
Un registro detallado de gastos e ingresos permite un cálculo de impuestos mucho más optimizado, además de que cada gasto registrado, por más pequeño que sea, puede servir para aplicar deducciones muy valiosas.
Es por esto que no contar con este nivel de administración es considerado, más que una mala práctica, como un error en la presentación de la declaración anual, y lo mejor es evitarlo con procesos de registro más estrictos, tanto de gastos como de ingresos, y la adopción de un sistema digital y/o automatizado de gestión.
Declarar fuera de plazo
Este es uno de los errores más graves que se pueden cometer al momento de presentar la declaración de renta de una empresa, pues resulta en multas, sanciones diversas y hasta suspensiones de los servicios del SII. Desafortunadamente, también puede llegar a ser considerado como uno de los más comunes.
Lo mejor para evitar este problema suele ser un enfoque organizado que, a lo largo de un año fiscal, mantenga toda la información en orden para un cierre rápido de cuentas y que ejecute el proceso de declaración con tiempo de sobra ante fechas límite.
Inconsistencias de registro de compras y ventas
El RCV (registro de compras y ventas) es más bien un documento importante para la presentación de la declaración mensual de tu empresa, pero, dado que es la base para la propuesta de declaración anual, errores en este archivo también se deben destacar y evitar.
Si bien es cierto que el SII anota automáticamente la información de compras y ventas a partir de documentos tributarios electrónicos emitidos a lo largo de un año, su precisión depende del nivel de exactitud de la facturación de tu negocio, la cual puede estar sujeta a documentos duplicados, información incompleta y muchos otros problemas comunes.
Para evitar este problema, de nuevo, un control más estricto y un proceso digitalizado y automatizado de administración suelen ser las mejores soluciones junto con una conciliación frecuente que detecte errores lo antes posible.
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No presentar declaración cuando no ocurran movimientos
Tanto en la declaración mensual como la anual y ya sea que tu empresa apenas está iniciando actividades o haya tenido un periodo sin actividad económica, debes recordar la obligación de presentar tu declaración sin movimientos y que no hacerlo puede traer consecuencias como revisiones, multas y hasta problemas para presentar futuras obligaciones.
Este error es fácil de evitar con un buen conocimiento sobre fechas límite de declaración y con una comprensión adecuada de las obligaciones de tu empresa, así que, aunque puede ser un problema grave y muy común, es algo que también puedes eludir sin complicaciones.
Teniendo en mente estos errores comunes, puedes tomar acción proactiva para evitarlos con nuevas medidas, procesos y herramientas en tu negocio. Aunque sus efectos pueden ser graves, basta con una buena organización y el uso de tecnología para garantizar que nunca se presenten.
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