A pesar de que se trata de un procedimiento que todas las empresas chilenas deben de realizar para mantener en orden sus registros y entregar correctamente sus declaraciones tributarias, el cierre del año fiscal puede dificultar las ya complicadas tareas de los departamentos contables y de finanzas, resultando en mayores problemas, como declaraciones atrasadas o con inconsistencias.
Si bien la falta de digitalización del proceso contable es uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas para realizar esta tarea, la confusión y temor que existe en torno a este procedimiento pueden causar mayores problemas al momento en el que una persona jurídica necesita concretarlo.
Con esto en mente, y con el propósito de apoyar a las empresas a cerrar exitosamente el año fiscal, en el siguiente artículo hablaremos sobre todas las particularidades del proceso en Chile, sobre los documentos necesarios para llevarlo a cabo y sobre algunas recomendaciones que puedes seguir para realizarlo sin ningún problema.
¿Qué es el cierre de año fiscal?
El cierre del año fiscal, también conocido como cierre anual contable, se trata del procedimiento anual que los negocios, ya sea como personas jurídicas o naturales, realizan para poner en orden todos sus registros financieros, verificar que coincidan entre sí, conocer sus ganancias o pérdidas del año y recopilar la información necesaria para crear su declaración de renta correctamente. Este suele llevarse a cabo al finalizar un año fiscal, el cual, de acuerdo con el SII, abarca del 1 de enero al 31 de diciembre.
¿Por qué es importante realizar correctamente el cierre del año fiscal?
Llevar a cabo el cierre del año fiscal es fundamental por 3 razones principales: en primer lugar, permite conocer la situación financiera detallada de una empresa a partir de sus registros financieros; también, ayuda a detectar errores e inconsistencias al momento de presentar la declaración anual de impuestos, eliminando el riesgo de recibir sanciones; por último, permite identificar oportunidades de deducción de impuestos para reducir la carga tributaria.
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¿Es lo mismo un año fiscal que un año tributario y un año comercial?
Si bien son términos con significados similares y que, en ocasiones, son utilizados indistintamente, el SII define al año fiscal, al año comercial y al año tributario como 3 conceptos diferentes. Por un lado, un año fiscal es el periodo de 12 meses que se considera en una declaración anual de impuestos, y abarca del 1 de enero, hasta el 31 de diciembre en nuestro país. En cambio, el año comercial es un periodo de 360 días (redondeando la cantidad de días promedio de un mes a 30) que se usa para calcular intereses en préstamos y créditos.
Por su parte, el año tributario es definido por el SII como el “año en el que deben declararse y/o pagarse los impuestos”. Aunque, en un contexto más práctico, se refiere al proceso que debe de llevarse a cabo para realizar el cierre contable anual.
¿Cuándo se debe realizar el cierre del año fiscal en Chile?
Dado que, en 2025, la declaración anual de renta debe de presentarse durante el mes de abril, el cierre fiscal debe realizarse durante el primer trimestre del año. Este periodo de tiempo les da oportunidad a las empresas, y a otros contribuyentes, de revisar sus registros financieros con detenimiento para entregar su declaración libre de errores.
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¿Qué sucede si no realiza a tiempo el cierre del año fiscal?
Si, por alguna razón, tu empresa no efectúa su cierre del año fiscal a tiempo y, por ende, no entrega su declaración de renta, de acuerdo con el SII, el representante del negocio será citado a las instalaciones del SII y podría estar sujeto a diferentes multas y cuotas de interés adicionales.
¿Qué documentos necesito para el cierre del año fiscal?
Principalmente, el cierre del año fiscal requiere de cualquier documento contable, comercial y fiscal que compruebe las transacciones efectuadas en un periodo y los ingresos y egresos correspondientes a cada una de ellas. Específicamente, es muy probable que necesites de los siguientes documentos:
- Boletas electrónicas, ya sean estas de honorarios, de compraventa, de prestación de servicios, etc.
- Comprobantes de pago electrónicos de sueldos y salarios.
- Facturas, ya sean de compra o de venta.
- Libros contables, como el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios y balances.
- Notas de crédito o débito, según sea el caso.
- Cualquier otro tipo de registro financiero.
¿Qué impuestos se deben de calcular en el cierre del año fiscal?
Debido a que el cierre del año fiscal se realiza en preparación a la declaración anual de renta, los impuestos declarables en esta son los que se deben de considerar. Principalmente, esto se refiere al impuesto a la renta de primera categoría, al cual están sujetas todo tipo de empresas.
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¿Cómo realizar un cierre fiscal exitoso?
Debido a que el cierre del año fiscal es un proceso que puede volverse confuso fácilmente al requerir la recopilación de múltiples documentos, archivos y registros financieros diferentes y compararlos entre sí, los errores tienden a ser comunes. Para que tu empresa minimice estos problemas en medida de lo posible, puedes seguir estos pasos:
- Recopila todos los documentos necesarios y asegúrate de que no falte ninguno antes de comenzar a cotejarlos. Esto te ahorrará tiempo al no tener que interrumpir el proceso de cierre del año fiscal cada vez que debas buscar un nuevo archivo.
- Compara los distintos documentos y registros entre sí para verificar que todos concuerdan. Enfócate en conciliar cada cuenta por pagar y por cobrar, en comprobar que los estados financieros incluyen cada compra y venta, y en identificar las facturas que respalda a cada transacción.
- Corrige cualquier error o inconsistencia encontrado hasta que todo tenga sentido. Posteriormente, coteja de nuevo en busca de errores.
- Analiza los resultados finales para determinar si tu empresa obtuvo ganancias o si fue afectada por pérdidas.
- Investiga sobre las obligaciones tributarias de tu empresa y sobre las declaraciones que debe presentar.
- Conforme a esto, prepara la información y documentación necesaria para llenar la declaración correspondiente.
- Una vez que todo esté listo y que no existan errores, podrás realizar la declaración de tu empresa cuando llegue el momento.
Errores comunes en el cierre del año fiscal y recomendaciones para evitarlos
Si el proceso para cerrar el año fiscal no se optimiza correctamente, este puede consumir grandes cantidades de tiempo y recursos. Esta inversión tal vez no sería tan problemática si el cierre fiscal fuera lo único de lo que una empresa tuviera que preocuparse durante el inicio del año. No obstante, el tener que balancearla junto con otras tareas cotidianas puede llevar a mayores complicaciones administrativas y a una gran carga laboral para el equipo durante este periodo.
¿Qué buscar al momento de optimizar el proceso? Algunos errores comunes, así como algunas recomendaciones para evitarlos a lo largo del año, son los siguientes:
Apoyarse en procesos manuales
Cuando los registros financieros son administrados de manera completamente manual, el cierre del año fiscal se convierte en un proceso altamente complejo y tardado que requiere buscar y recopilar múltiples archivos dispersos en distintos lugares. Para simplificarlo, es recomendable invertir en la digitalización y centralización de facturas y otros registros en un solo lugar, esto con el fin de reducir el tiempo necesario para agruparlos y cotejarlos entre sí.
Conciliaciones poco frecuentes
Realizar conciliaciones de cuentas y facturas pocas veces a lo largo del año o, peor aún, solamente al momento de efectuar el cierre del año fiscal, es considerado como una mala práctica que puede hacer que los errores pasen desapercibidos hasta que es muy tarde para solucionarlos. Con esto en mente, es aconsejable automatizar el proceso de conciliación y hacerlo, como mínimo, una vez al mes.
Deshacerse de documentos de años anteriores
Sin importar las medidas que se tomen, siempre existe la probabilidad de que los errores emerjan y que, en respuesta, el SII le solicite información adicional a tu negocio. Para estar preparado en este caso, lo mejor es no deshacerse de documentos contables y registros anteriores, así como almacenarlos en un lugar seguro, centralizado y de fácil acceso para cuando sean requeridos.
No monitorear de cerca la salud financiera
Basarse únicamente en los reportes contables mensuales para monitorear la salud financiera de una empresa es una mala práctica que no solo complica el cierre del año fiscal, sino que aumenta considerablemente los riesgos financieros, ya que los hace pasar desapercibidos. En su lugar, es aconsejable integrar el monitoreo de datos en tiempo real para nunca perder de vista posibles riesgos y estar consciente de la salud financiera en todo momento.
No estar actualizado sobre normas fiscales
Una declaración errónea o incompleta ocasionada por la falta de conocimiento sobre nuevas formas fiscales puede llevar a retrasos, lo que a su vez puede conllevar sanciones importantes. Por esto, año tras año, es necesario investigar sobre las normas fiscales a las que una empresa está sujeta debido a su tamaño, su régimen tributario, su industria, etc., solo de esta forma se podrá garantizar la entrega oportuna y correcta de la declaración anual de impuestos.
En resumen, llevar a cabo el cierre del año fiscal es un procedimiento que tiene el potencial de ser extremadamente complejo cuando las empresas no hacen lo posible por facilitarlo a lo largo del año. Afortunadamente, la solución a este problema es sencilla y se encuentra en la digitalización y automatización.
Aunque el proceso de digitalización puede sonar como algo complejo y costoso, la realidad es que existen plataformas digitales, como la de Xepelin, que son sencillas de usar y no tienen costo alguno. Con Xepelin, es posible simplificar el cierre del año fiscal de tu empresa de 2 maneras: a través del monitoreo de datos en tiempo real, que te permitirá tener un control sobre todas las facturas emitidas y recibidas por tu negocio, y mediante la conciliación automática a través de un sistema de conciliación de cuentas por pagar y por cobrar.
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