La gestión de facturas es importante en cualquier empresa por varias razones. En primer lugar, permite mantener un mejor control de tus finanzas y conocer información sobre tus cuentas por pagar y por cobrar. Además, es de gran utilidad para comprobar tus actividades empresariales frente a la institución financiera de tu país.
Un buen control de facturas también elimina el riesgo de verse involucrado en actividades fraudulentas sin estar consciente de ello y permite acceder a productos financieros como el factoraje o factoring, que consiste en el adelanto del pago de tus cuentas por cobrar. Una gran opción para pymes que buscan obtener liquidez sin endeudamiento que las pueda afectar a futuro.
Afortunadamente, esta tarea puede ser sencilla si implementas algunas medidas concretas en la organización de tus finanzas para que así puedas tomar mejores decisiones sobre el manejo de tus recursos y elegir las herramientas que mejor se adapten a tus necesidades. Aquí te compartimos 6 consejos para mantener un buen control de facturas y evitar problemas con tus clientes o proveedores.
Conoce tus obligaciones fiscales
Cada país tiene regulaciones diferentes en cuanto a las obligaciones fiscales que las empresas deben cumplir. Esto incluye normativas específicas sobre facturación, pagos de impuestos e información que debes declarar ante la institución fiscal. Por ello, es necesario estar al tanto de los requerimientos pertinentes para evitar multas o sanciones que afecten tu liquidez.
Por ejemplo, tanto en México y en Chile es obligatorio emitir facturas electrónicas por cada transacción que realice tu empresa. Esto es requerido para que exista un registro sobre los ingresos de cada organización y así sea más fácil comprobar su procedencia y calcular los impuestos correspondientes.
Organiza tu tiempo
Organizar tu tiempo es crucial para el control de facturas porque permite que mantengas un registro mensual de ventas y puedas crear, de manera sencilla, documentos informativos importantes para tu negocio como un plan financiero o un presupuesto. Además, generas una mejor reputación con tus clientes, ya que facilitas la gestión de sus finanzas al emitir toda factura requerida en el plazo de tiempo en el que se lleva a cabo cada transacción.
Revisa las facturas emitidas
En algunos países de América Latina, se estima que el 14% de las facturas emitidas contienen errores, lo cual genera pérdidas para las empresas e incluso puede resultar en multas. Enviar facturas con datos erróneos implica mayores plazos de tiempo en trámites de rectificación y, por ende, retrasos en el pago de transacciones, además, denota un mal manejo de tus finanzas y puede afectar negativamente la percepción de futuros clientes sobre tu negocio.
Por ello, sin importar el momento en el que generes cada factura, debes revisar a detalle que todos los datos incluidos sean correctos antes de enviarla para evitar perder tiempo, dañar tu reputación y, en algunos casos, perder tus recursos.
Valida las facturas recibidas
Han existido casos en América Latina en donde grandes empresas se han visto obligadas a pagar grandes cantidades de dinero por no verificar a tiempo la procedencia de las facturas que recibían. En México, incluso existe el concepto de empresas que facturan operaciones simuladas (EFOS) que abarca organizaciones que han generado y enviado facturas falsas con el fin de cometer fraude, estas no estaban asociadas a ninguna transacción real y solo tenían el propósito de obtener recursos ilícitos de empresas que no establecen un proceso de validación para las facturas que reciben.
Esto demuestra la importancia de realizar cualquier proceso disponible de validación de facturas y de evaluación de proveedores para mantener un buen control de facturas en tu empresa. De esta forma proteges a tu negocio de fraude y de pérdidas de recursos difíciles de superar.
Seguimiento de facturas sin pagar
Un buen control de facturas consiste en mantener al día todas las facturas recibidas y emitidas para contar con información real de las actividades financieras de tu empresa, esto incluye asignar un número a cada una y catalogarlas por mes de emisión. Pero, es particularmente importante revisar de cerca aquellas facturas que no han sido pagadas, ya sean de clientes o de tu empresa.
No estar al tanto de todas las facturas que tu empresa debe pagar es un gran riesgo, ya que, a largo plazo, puede generar un nivel alto de endeudamiento que llega a ser difícil de manejar. Además, si no revisas constantemente las facturas que tus clientes no han pagado y no estableces algún proceso para conseguir estos recursos, tu empresa puede enfrentarse a problemas de liquidez.
La mejor manera de evitar estos problemas es utilizando herramientas que automaticen estos procesos para garantizar el pago oportuno a proveedores y así mantener una buena relación con ellos. También, es válido recurrir a opciones alternativas de financiamiento que actualmente se encuentran en tendencia y que consisten en inyectar liquidez inmediata a tu negocio.
Utiliza plataformas digitales
Muchas de estas medidas se pueden establecer manualmente, pero siempre es recomendable aprender sobre las herramientas digitales que existen actualmente para la gestión financiera simplificada, como Xepelin Suite. Una plataforma enfocada en gestionar las finanzas de tu empresa en un solo lugar, con ella tienes acceso a métricas importantes del desempeño de tu negocio, así como a herramientas que automatizan procesos como el pago a tus proveedores.
Además, Xepelin Suite te acerca a opciones de financiamiento flexibles y rápidas de manera completamente digital.
Mantener un buen control de facturas en tu empresa no solo requiere registrar las facturas entrantes y salientes de manera pasiva, sino que implica aplicar procesos para validarlas, tomarse el tiempo de revisarlas antes de enviarlas y contar con tecnología que simplifique este proceso. Puedes apoyarte de herramientas que faciliten toda la gestión financiera de tu empresa de forma integral, como las que Xepelin pone a tu disposición.
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