Una auditoría financiera tiene el objetivo de revisar y validar la contabilidad y finanzas de una empresa. Consiste en verificar que dicha empresa cumple con las normas y leyes vigentes. Las auditorías pueden realizarse internamente, como parte del proceso de mejora de una compañía, o pueden ser externas y formar parte de una revisión dirigida por alguna autoridad o un tercero.
Sin importar las razones o el tipo de auditoría, es necesario tener en cuenta cómo funciona este proceso, así como conocer las mejores prácticas para llevarlo a cabo. Esto garantiza que el procedimiento se efectúe de forma rápida y que el resultado, sea cual sea, permita que tu empresa crezca y evite problemas financieros, o incluso, legales. Aquí te compartimos 7 recomendaciones para prepararte para una auditoría financiera.
Conocimiento de los requisitos para una auditoría financiera
El primer paso para lograr que una auditoría se lleve a cabo sin contratiempos, es entender cómo funciona este proceso y qué criterios evalúa. Es necesario estar consciente de todas las regulaciones fiscales y legales que el proceso evaluará, así como de las fases que componen una auditoría.
En el caso de una auditoría financiera, se analizarán los procesos fiscales y contables de una empresa.
Usualmente, una auditoría se compone de 3 etapas:
- Planificación: se delimita el proceso de la auditoría y se investiga a la empresa correspondiente.
- Ejecución: el auditor verifica que la empresa esté siguiendo las normas aplicables, realizando una serie de pruebas y anotando cada falta, así como sus razones.
- Resultados: el auditor muestra los resultados del procedimiento al personal correspondiente, mencionando cada falta y algunas recomendaciones.
Búsqueda de asesoría profesional
Sin importar si recibirás una auditoría interna o externa, es recomendable buscar asesoría profesional que pueda guiarte durante el procedimiento y realizar recomendaciones para que este se efectúe sin contratiempos. Esto asegurará que los resultados de la auditoría reflejen de forma precisa el nivel de cumplimiento de tu empresa y así puedas tomar medidas para mejorarlo.
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Organización de registros financieros
Antes de que la auditoría comience, es necesario actualizar y reunir todos los registros financieros y documentos de tu empresa. Es recomendable organizarlos por periodo de tiempo para facilitar el acceso a su información. Esto no solo agilizará el proceso, sino que también demostrará compromiso frente al auditor, así como una gestión óptima de las finanzas.
Algunos de los registros más importantes que deberás organizar son los siguientes:
- Estados financieros, como balances generales y estados de resultados
- Facturas a clientes y proveedores
- Recibos
- Contratos
- Registros contables
Cabe mencionar que siempre es recomendable llevar un registro constante de las finanzas de tu empresa, ya sea físico o digital, sin importar si se realizará una auditoría financiera.
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Revisión interna de procesos
Antes de que comience el proceso de auditoría, es recomendable realizar una revisión interna. De esta forma, podrás corregir discrepancias menores y ser consciente de problemas específicos, lo cual te preparará para cualquier pregunta que pueda hacer el auditor y te permitirá ofrecer explicaciones coherentes sobre cualquier problema.
Para llevar esto a cabo, primero será necesario comparar registros financieros y verificar que estos contengan información correcta, según el periodo de tiempo al que correspondan. Además, es importante analizar las normas fiscales vigentes e identificar cualquier adeudo de documentación, declaraciones, pagos de impuestos y tratar de corregir lo que sea posible en ese momento.
También, es importante contar con un registro de todos los procesos de control de calidad y de seguimiento de regulaciones gubernamentales aplicables. Todo esto con el fin de mostrar transparencia ante el auditor y permitir que el resultado final sea fiel a la realidad.
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Comunicación abierta con el auditor
Uno de los aspectos más importantes en una auditoría financiera es la cooperación. Cualquier empresa que será auditada, ya sea de forma externa o interna, debe de priorizar la transparencia y colaboración para garantizar que el proceso sea rápido y eficaz y que los resultados sean confiables.
Una comunicación abierta se puede establecer priorizando las preguntas del auditor y brindándole acceso rápido a todos los registros financieros de la empresa. También, es importante que todas las personas involucradas en el proceso de auditoría estén disponibles en el momento en el que sean requeridas.
Preparación del personal
Dado que varios miembros de tu personal estarán involucrados en el proceso de la auditoría financiera, es necesario realizar un proceso de preparación. Este proceso permitirá que el personal relevante conozca la forma ideal de colaborar con el auditor y que el procedimiento de la auditoría sea más ágil.
Algunos pasos que puedes llevar a cabo para este proceso son los siguientes:
- Mantener informado a tu personal sobre los tiempos de la auditoría y las áreas que serán evaluadas
- Realizar entrevistas o preguntas de práctica para que el personal conozca qué esperar del proceso
- Comunicar la prioridad de colaborar con el auditor para que el personal esté disponible cuando sea requerido
Seguimiento a recomendaciones de auditoría
El propósito principal de una auditoría es evaluar los procesos internos de una empresa y ofrecer sugerencias para mejorarlos, lo cual representa una oportunidad de crecimiento. Por ello, es recomendable aceptar con seriedad los resultados y tomar las medidas necesarias para solucionar cualquier problema.
Es crucial considerar que este procedimiento es más que una evaluación y verlo más bien como una forma de retroalimentación. Dado que brinda una perspectiva objetiva sobre la gestión financiera de tu empresa, permite conocer errores en procedimientos clave y puede ayudar a reducir pérdidas o establecer políticas de gastos más efectivas.
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