Mucho de lo que implica crear y manejar tu empresa se puede aprender poco a poco con experiencia y sobre la marcha. Sin embargo, la realidad es que un enfoque de gestión basado 100% en prueba y error podría ser riesgoso, pues expone a tu negocio a ciertos problemas comunes, pero con el potencial para causar un impacto significativo.
Entonces, lo mejor es estar consciente de estos errores operativos desde un inicio, todo con el fin de crear estrategias para evitarlos por completo en lugar de invertir recursos en corregirlos de forma reactiva una vez que ocurren, algo que, a largo plazo, resulta mucho más costoso.
Para que comiences cuanto antes a diseñar y crear las estrategias que te permitirán evitar estos errores, aquí te damos un listado de ellos, lo que representan y de algunas cosas que puedes hacer para mantenerlos bajo control.
Ausencia de guías a corto, mediano y largo plazo
Idealmente, el centro de cualquier plan o estrategia de gestión es una visión clara de lo que se pretende lograr, puesto que esto permite que cada decisión de gestión se mantenga alineada en cualquier nivel.
Por lo tanto, dejar de lado el tiempo y esfuerzo necesario para diseñar y establecer guías como metas a corto, mediano y largo plazo es un error que se debe evitar y que tiene el potencial para causar problemas de eficiencia en tu empresa, como esfuerzos desorganizados que ralentizan el crecimiento.
Claro, para evitar este error necesitas tomar en serio la fijación de metas y, como buena práctica, es recomendable seguir el método SMART, el cual ayuda a fijar objetivos que no solo guían el progreso, sino que permiten definirlo para crear una visión clara del camino a seguir y medirlo con KPI estratégicos.
Contar con procesos basados en rutinas históricas, no en eficiencia
Otro error común que, similarmente, tiene un impacto sobre la eficiencia operativa de tu empresa es el de preservar procesos basados únicamente en cómo se han hecho las cosas tradicionalmente en tu negocio o industria, en lugar de cuestionarlos.
¿Por qué es un error? Incluso si la estructura general en la que distintos procesos se llevan a cabo tradicionalmente puede no ser del todo negativa, muchas veces involucra ejecuciones manuales o con pasos innecesarios que se podrían ajustar para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
El primer paso para evitar este problema es adoptar una postura crítica y de mejora continua que involucre medir la productividad y eficiencia de procesos actuales para determinar, verdaderamente, qué funciona y qué no.
Después, es momento de explorar soluciones como invertir en automatización que maneje tareas repetitivas más rápidamente o rediseñar flujos de trabajo paso por paso, analizándolos y recortando tareas excesivas o duplicadas.
Pensar en la estrategia de cada área de forma aislada
Aunque cada área de tu negocio cumple un papel distinto, todas deberían operar en torno a las mismas metas de rentabilidad, ventas, costos, etc., y trabajar en conjunto para lograrlas, considerando que, aunque separadas, muchas de ellas interactúan día con día.
Cuando no hay una estrategia general que considere varias perspectivas o flujos de trabajo que consideren las interacciones entre departamentos, es posible que equipos que deberían trabajar en conjunto estén actuando de manera separada o que existan puntos de fricción en workflows que abarcan múltiples áreas, llevando a cuellos de botella.
Por ejemplo, existe el riesgo de que lo comunicado por el equipo de ventas sea diferente a lo mencionado por el área de marketing o que el departamento de desarrollo de sistemas esté excediendo los presupuestos del área de finanzas.
¿La solución? Crear una sola fuente de verdad (como un documento con planes y metas o un dashboard con KPI esenciales) que oriente decisiones individuales en torno a ella, junto con sistemas que permitan y fomenten la comunicación rápida entre áreas y entrenamiento que les ayude a equipos a entender mejor su papel dentro de las operaciones de tu empresa y con quién deben interactuar (para acuerdos o dudas) durante su proceso cotidiano.
Basar decisiones solo en experiencia o intuición
En efecto, la experiencia es muy valiosa en el contexto empresarial y permite saber cómo afrontar nuevos desafíos complejos y matizados de forma flexible. No obstante, no debería ser el único factor que guíe decisiones, puesto que, como producto de la perspectiva humana, es vulnerable a sesgos que no siempre llevan al mejor resultado.
Este error se puede evitar incorporando la analítica de datos en tu negocio, es decir, diseñando un proceso estructurado para recopilar data relevante, revisarla, interpretarla y fomentar que influya en las decisiones estratégicas importantes.
Lo que este proceso aporta es una forma de llegar a los resultados deseados de forma más constante, partiendo de contextos objetivamente reales.
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Tomar decisiones sin consultar al equipo que las llevará a cabo
Si bien la amplia experiencia y el análisis de datos pueden llevar a buenas decisiones, aún existe otro componente que puede potenciarlas aún más y que es un error no incluir de forma cotidiana en el proceso: la perspectiva del equipo que ejecutará las decisiones y estrategias determinadas.
Sin estos puntos de vista, existe la posibilidad de que se genere una brecha entre lo que el liderazgo determina y lo que es verdaderamente alcanzable con el equipo disponible y lo que se necesita para lograrlo.
Puedes evitar este error involucrando a tu equipo en el proceso de decisión, no solo solicitando su perspectiva o visto bueno una vez que una decisión ha sido tomada, sino incluyéndolo activamente en el análisis de data, el brainstorming de opciones y demás pasos.
Lo cierto es que el proceso de asegurar que los planes creados sean seguidos no acaba en la parte escrita, sino que involucra también acciones más concretas más allá de la documentación, como invertir en capacitación continua, marcar el ejemplo a seguir y generar un sistema de retroalimentación que le permita a todos mejorar progresivamente, entre otras cosas.
La ausencia de este enfoque es un error común que suele llevar a políticas y procesos no respetados, que a su vez generan caos y esfuerzos desalineados.
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No contar con una estrategia de atracción, capacitación y retención de talento
Para formar un equipo motivado y con las habilidades que tu empresa necesita, no puedes solamente seguir el ciclo de crear vacantes y realizar contrataciones, sino que lo ideal es crear una estrategia apropiada de atracción, capacitación y retención.
Además de enriquecer cualquier decisión tomada, este nivel de involucramiento fomenta la aceptación de decisiones en cualquier equipo, aumentando las posibilidades de que estas sean seguidas.
Omitir la creación de políticas y estándares
Incluso si metas claras y una comunicación sólida ayudan a que equipos completos guíen sus acciones en torno a ellas, suele ser un error el no crear documentación clara y fácilmente verificable que permita consultar objetivos cuando sea necesario.
Si bien las metas y comunicaciones dan una primera noción de lo que tu equipo debe lograr, son las políticas y los procesos estandarizados los que le permiten a cada miembro apegarse a propósitos de forma objetiva, evitando así que sus sesgos o interpretaciones subjetivas afecten los resultados.
Por ejemplo, si una meta solo menciona eficiencia en un proceso, es posible que cada miembro genere una interpretación distinta de lo que esto significa, pero un workflow documentado proporciona instrucciones y definiciones exactas de lo que esto implica.
La responsabilidad de crear estos documentos suele recaer en líderes de equipo o la gerencia alta de tu negocio, pero, tal y como debería suceder en los procesos de decisión, lo mejor es involucrar a equipos completos para ordenar esfuerzos, motivar y promover la aceptación de nuevas formas de trabajo.
Una gerencia no involucrada más allá de lo escrito
Un error común es efectuar este proceso sin una visión estratégica detrás, pero esto puede resultar en problemas que van desde contratar al talento equivocado hasta una alta rotación de personal que causa disrupciones operativas significativas.
La mejor estrategia depende de las necesidades de tu empresa, las cuales solo tú conoces, pero, en general, debes considerar invertir en construir una cultura laboral interna positiva que haga que talento de calidad desee incorporarse a tu negocio y desee permanecer ahí.
Pensar en arreglar problemas en vez de solucionarlos desde la raíz
Uno de los errores operativos más comunes, e importantes, que podrías encontrar al manejar tu negocio es el tomar una postura reactiva ante posibles riesgos y oportunidades, en vez de una de naturaleza proactiva.
¿Por qué? Cuando tu empresa adopta un enfoque de arreglar problemas conforme surgen (reactivo), es posible que no tenga suficiente tiempo o recursos para afrontar emergencias o retos inesperados, mientras que un acercamiento proactivo la prepara para lidiar con nuevas posibilidades con antelación y de manera suficiente.
Es importante mencionar que no basta solo con considerar escenarios futuros y que la proactividad no consiste en preparar a tu negocio para cualquier posibilidad. Más bien, consiste en utilizar el análisis para encontrar amenazas y oportunidades futuras posibles, estimar su impacto o probabilidad y desarrollar un plan que aproveche recursos actuales para lidiar con las más relevantes.
Falta de claridad en roles y responsabilidades
Aunque considerar el aspecto colaborativo de la gestión empresarial es vital, es importante evitar el error de mezclar roles y responsabilidades al grado de que equipos ajenos a un área invierten tiempo y esfuerzo en modificarla o influir en ella.
De forma fácil y rápida, esto puede ocasionar problemas como estos:
- Fricciones entre equipos
- Dificultad para atribuir la responsabilidad de una tarea a un área o miembro
- Confusiones que pueden dejar de lado tareas importantes
- Sobrecarga de trabajo
- Esfuerzos duplicados
Entre otras cosas, evitar este error conlleva delimitar roles adecuadamente con descripciones específicas, de tal forma que cada equipo entienda sus responsabilidades y cómo se relacionan con otras, pero no cruce las líneas entre áreas. También es buena idea contar con sistemas para comunicar y manejar incidentes.
Pasar por alto la innovación y digitalización
Al cometer errores como el de no cuestionar procesos desactualizados, es muy fácil caer también en equivocaciones como dejar de lado las inversiones en innovación de procesos y producto y en digitalización, puesto que estas suelen traer consigo cambios radicales que pueden parecer intimidantes o demasiado complicados.
En efecto, estas inversiones implican cambios estructurales, pero su ausencia retrasa el progreso de tu empresa y genera situaciones en las que competidores pueden tomar la delantera en estos ámbitos y reducir la competitividad de tu negocio.
Evitar este problema no requiere empezar a invertir en un plan demasiado ambicioso o costoso o hacer cambios estructurales inmediatos; puedes iniciar creando un plan y tomando pasos pequeños, aunque constantes, para mejorar estas áreas.
Por ejemplo, puedes comenzar identificando necesidades que un software simple pueda cubrir o creando un presupuesto de innovación moderando. Aquí lo importante es iniciar esfuerzos constantes y estructurados.
Invertir en digitalización (o en otra área) sin un plan
Ya sea al invertir en digitalización, innovación, marketing o cualquier otra área de alto impacto, muchas empresas cometen el error de hacerlo sin una visión de lo que quieren lograr o una estrategia de gestión de recursos que les permita invertir hacia sus metas, pero sin riesgos financieros importantes.
¿El resultado de esta equivocación? Proyectos inconclusos por falta de recursos, problemas de flujo de efectivo sobre el resto de las operaciones y hasta grandes inversiones sin rentabilidad.
Es por esto que, aunque iniciar inversiones en áreas como estas es esencial, siempre debes hacerlo con un plan en mente, un presupuesto y una línea de tiempo de los pasos que tomará tu empresa para llegar al lugar deseado sin descuidar sus operaciones.
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Estos no son todos los errores operativos a los que puede estar sujeta tu empresa, pero sí son una muestra significativa que, principalmente, puede ayudarte a enfocar los recursos y esfuerzos disponibles a prevenir problemas de gran importancia.
Lo cierto es que no todos los errores o problemas se pueden anticipar, y el surgimiento de ellos puede poner presiones adicionales en el flujo de efectivo de tu negocio; así que no olvides que hay aliados como Xepelin que te pueden ayudar a manejar estos problemas cuando surgen.
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