Actualmente, se estima que el 40% de las pymes chilenas no logran sobrevivir más allá de su tercer año y, entre las causas más comunes detrás de este problema, se suelen encontrar situaciones como una mala planificación, decisiones de negocios deficientes y, en general, una mala gestión empresarial.
¿Qué propicia estos obstáculos? Frecuentemente, la falta de nociones claras sobre lo que implica crear un negocio desde el inicio y administrarlo día a día, con una visión a futuro.
Mucho de esto se aprende sobre la práctica, pero todo parte de una base de pilares de gestión empresarial que es buena idea conocer, entender y tener siempre en mente antes y al momento de mantener una empresa, todo con el fin de estar preparado ante situaciones inesperadas y nuevos retos.
Aquí exploramos 10 de los pilares de mayor impacto, por qué son importantes y cómo gestionarlos, para que así puedas enfocarte en manejarlos y mejores las probabilidades de éxito de tu empresa.
Planificación de operaciones y estrategia
¿Existe una demanda clara por tu producto? ¿Cuál es su magnitud? ¿Qué se necesita para conectar esa demanda con tu oferta? ¿Cómo es la competencia en ese mercado? ¿Cómo es que tu oferta se diferencia de ella?
Responder a estas y otras preguntas similares es parte vital de un proceso de planificación de negocios que no muchos líderes de empresas realizan a fondo, pero que es esencial para conseguir el éxito de una idea en un entorno práctico, con menos riesgos.
Si bien no garantiza el triunfo, la ausencia de este procedimiento básico de gestión empresarial puede llevar a una preparación deficiente para lidiar estratégicamente con competidores agresivos, demanda limitada y otras barreras naturales que se deben superar en cualquier mercado para conquistarlo.
Por ejemplo, si comprendes bien aquello que distingue al producto de tu empresa y entiendes el tamaño de su mercado, puedes tomar mejores decisiones para posicionarlo con estrategias de marketing relevantes y puedes limitar tu producción a cantidades realistas para evitar perder dinero en stock imposible de movilizar.
Fijación de metas
Las metas claras de crecimiento le dicen a cada persona responsable de la toma de decisiones en tu negocio qué hacer día a día para alcanzarlas y permiten alinear esfuerzos individuales hacia un fin común.
En efecto, hay empresas que crecen sin objetivos delimitados apropiadamente, pero la falta de estas guías aumenta riesgos como el desperdicio de recursos en proyectos de poco potencial, malas decisiones y hasta estancamiento a largo plazo. De materializarse, estos riesgos pueden llevar a dificultades económicas y rezagos competitivos con impacto negativo.
¿Cómo fijar metas? El método SMART suele ser el estándar más aceptado, pues no solo guía la fijación de objetivos, sino su establecimiento estratégico, de tal forma que el progreso puede ser medido y logrado de forma realista.
Planeación financiera (presupuestos y forecasting)
La planificación comercial o de negocios a nivel general es una cosa, pero la planeación financiera es otro rubro importante de la gestión empresarial que se debe tener siempre en mente para mejorar probabilidades de éxito y asegurar condiciones como:
- La inversión en proyectos viables en verdad.
- El manejo responsable de recursos, sin gastar descontroladamente.
- La reacción oportuna y suficiente ante el surgimiento de retos.
Sin planificación financiera adecuada, cualquier negocio se vuelve vulnerable a los problemas de flujo de caja que se manifiestan en muchas pymes del país y afectan su longevidad, así como a situaciones en las que una sola mala inversión lleva a problemas críticos o en las que el crecimiento se detiene y competir se vuelve todavía más difícil.
¿Qué implica esta planificación? Creación de presupuestos, diseño de proyecciones y previsiones y la determinación de necesidades de capital, entre otros procesos vitales.
Gestión de liquidez
Específicamente, la falta de flujo de efectivo es un problema que lleva a muchas pymes en Chile y otros países de Latinoamérica a estancamientos significativos que acortan su ciclo de vida, así que un énfasis en el manejo de liquidez durante los procesos de planificación financiera es particularmente importante para una gestión empresarial óptima.
En esencia, la gestión de liquidez involucra asegurar que el dinero necesario para cubrir obligaciones a corto plazo esté disponible cuando es requerido, de tal forma que imprevistos, deudas y otros compromisos no detengan las operaciones cotidianas.
A mayor detalle, esto conlleva tareas concretas como las siguientes:
- Realizar previsiones de liquidez para anticipar déficits que necesiten financiación o nuevas estrategias para ser cubiertos.
- Invertir en cuentas con rendimientos para que los excedentes no se mantengan inmóviles, generando una ganancia, pero sin limitar su disponibilidad.
- Acelerar cobros y postergar pagos para mantener niveles óptimos de flujo.
- Ahorrar fondos de emergencia para el manejo de imprevistos.
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Liderazgo, organización y cultura
Para ejecutar estrategias financieras, de marketing y de cualquier otra área de negocios, se necesita un entorno en el que cada persona entienda su rol, lo que puede y no puede hacer y lo que debe lograr, además de que cada miembro se sienta motivado para cumplir su papel.
Es decir, se requiere cierto nivel de organización, cultura y orientación, los cuales no pueden materializarse sin un liderazgo que fije objetivos, delimite roles, estructure procesos y cree políticas.
Esta es la base de una organización que opera en sintonía a largo plazo, no solo en momentos cortos, por lo que es una parte vital de la gestión de un negocio.
Financiamiento estratégico
Particularmente en Chile, aspectos relacionados con el crédito suelen impactar en gran medida el crecimiento y longevidad de las pymes, ya sea debido a una falta de acceso crediticio o a sobreendeudamiento crítico con el potencial para detener operaciones.
Por lo tanto, más allá de una administración financiera general y junto con el manejo de liquidez, la estrategia en el financiamiento es una prioridad en la gestión empresarial.
Esta no conlleva solamente solicitar financiamiento cuando es necesario, sino saber qué tipo de crédito elegir (considerando tanto opciones tradicionales y sin deuda, como el factoring) según sea conveniente, manejar la deuda actual y, en general, aprovechar financiamiento para crecer de forma sostenible sin demasiada deuda.
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Análisis de datos y ajuste constante
Aunque la experiencia tiene un gran valor en la gestión de negocios, los datos suelen informar mejores decisiones basadas en la realidad y permiten actuar conforme a nuevas circunstancias de forma proactiva y objetiva, así que el aprovechamiento y uso de datos es un pilar del manejo empresarial hoy en día.
Sin analítica, la calidad de las decisiones tomadas es limitada, pues no existen referencias reales suficientes para tomar un camino u otro y, como resultado, existen menores probabilidades de éxito.
Aprovechar datos no solo implica recolectarlos, sino organizarlos para facilitar su comprensión, analizarlos, incluirlos en el proceso de decisión y actualizarlos a menudo para ajustar estrategias ante cambios, y es un área en la que puedes invertir con roles especializados y tecnología (particularmente, la IA).
Registros financieros precisos
Suena como una simple actividad operativa más que un pilar de la gestión empresarial, pero los registros financieros precisos son la base de muchos otros pilares esenciales, como la planificación, la gestión de liquidez y el análisis de datos, así que resultan fundamentales en tu empresa.
Registros adecuados ordenan obligaciones fiscales, informan decisiones y comprueban resultados frente a instituciones financieras y posibles inversionistas para tener acceso a soluciones de financiamiento, así que invertir en ellos es una necesidad.
Para obtenerlos, su digitalización y automatización mediante software suele ser el camino a seguir, ya que es la mejor manera para evitar errores y ahorrar tiempo.
Enfoque en eficiencia operativa
La eficiencia operativa, definida como la capacidad para mantener o aumentar productividad con los mismos recursos, es vital para competir con otros negocios, evitar gastos innecesarios y mejorar la rentabilidad, por lo que un enfoque en alcanzarla suele ser la clave en una gestión exitosa en muchos casos.
¿Por qué razón? Cuando tu empresa crece económicamente sin tener que invertir una cantidad proporcional de recursos, es posible mantener precios atractivos, no hay desperdicios de dinero que afecten la liquidez y crecer es algo más factible.
Entre otras cosas, un enfoque en eficiencia operativa se ejecuta con medidas como estas:
- Capacitación en roles.
- Mapeo y optimización de procesos.
- Adopción de tecnología.
- Mejora continua y progresiva en diversas áreas.
Digitalización y automatización
Para impulsar muchos de estos pilares, la realidad es que los procesos manuales no bastan, sino que se requieren herramientas de digitalización y automatización para lograrlo.
Por ejemplo:
- Análisis de datos se benefician de la IA para volverse más precisos.
- Registros financieros con bajo margen de error requieren de software especializado.
- Distintas herramientas de tecnología eliminan pequeños procesos manuales para aumentar la eficiencia operativa.
Es por esto que, más que una ventaja, la adopción de tecnología se ha vuelto un pilar esencial de la gestión empresarial, e incluso si esta requiere de un enfoque estratégico y conocimiento suficiente para generar valor real, siempre es buen momento para comenzar a invertir en esta área.
Por supuesto, hay muchos más aspectos importantes en la gestión de tu negocio: manejo de talento, comunicaciones, ventas, etc., pero estas 10 cuestiones son los fundamentos para iniciar y mantener operaciones estables y apoyar otras áreas de desempeño.
Lo cierto es que invertir en optimizar todas estas áreas puede parecer abrumador, pero Xepelin puede apoyarte en más de una de ellas con factoring digital que protege la liquidez de tu negocio sin deuda, acceso a datos financieros completos en tiempo real para impulsar la toma de decisiones y herramientas de automatización financiera, todo en una sola plataforma.
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