Para ser exitosa y mantenerse estable a lo largo del tiempo, una empresa necesita utilizar estratégicamente todos sus recursos de tiempo, dinero, personal, etc., de acuerdo con sus necesidades, es decir, llevar a cabo una adecuada gestión de recursos.
De una forma u otra, toda organización lleva a cabo este proceso, pero, para que sea realmente efectivo, este se debe apegar a una serie de mejores prácticas, y cada miembro de tu empresa debe entender a fondo su importancia y su propósito.
Aquí te hablaremos sobre estas prácticas fundamentales que pueden ayudarle a tu negocio a aprovechar al máximo sus recursos mediante una gestión adecuada y te brindaremos la información necesaria para comprender la importancia y objetivo de este proceso.
¿Qué se entiende por gestión de recursos?
La gestión de recursos se entiende como un conjunto de procesos orientados hacia un fin común: que cada uno de los recursos de una organización sea utilizado de manera eficiente cuando se necesite.
¿Qué significa una utilización eficiente? Que la forma en la que se aprovechan los recursos cubra las necesidades de una empresa por completo, que estos sean utilizados de forma rentable (más allá del sentido económico) y que sean invertidos en las áreas donde generarán el mayor valor.
Tipos de recursos que se deben gestionar en una empresa
Ahora bien, ¿qué es un recurso en este contexto? Es todo aquello que una empresa necesita para cubrir sus necesidades o cumplir metas específicas, sin importar si lo posee en determinado momento o si necesita adquirirlo primero.
Los recursos pueden clasificarse en los siguientes tipos:
- Recursos financieros: son todos los recursos de origen económico que una empresa puede necesitar, como reservas de capital, fondos de ahorro, inversiones, efectivo, financiamiento, etc.
- Recursos humanos: abarcan el personal requerido para llevar a cabo distintas tareas, es decir, los empleados de una organización.
- Recursos físicos o materiales: engloban todo elemento tangible que una empresa necesita para llevar a cabo sus operaciones, como maquinaria, materia prima, instalaciones y vehículos.
- Recursos de tiempo: es el tiempo que se necesita para completar una tarea o alcanzar una meta.
- Recursos tecnológicos: representan la infraestructura tecnológica digital que una organización requiere, por ejemplo, el software.
- Recursos intelectuales: abarca recursos intangibles que surgen de la innovación y la investigación, como marcas registradas, conocimiento técnico y derechos de autor.
- Recursos sociales o relacionales: son las relaciones que una empresa necesita construir para ser exitosa; engloban las alianzas con socios y la reputación empresarial.
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¿Qué acciones engloba la gestión de recursos?
Fundamentalmente, la gestión de recursos abarca 4 acciones principales: la planificación de recursos, su programación, su asignación y su monitoreo.
En primer lugar, la planificación abarca anticipar los recursos que cada proyecto o área necesita, para así saber cómo cubrir sus necesidades.
En el caso de la programación, esta conlleva anticipar los momentos en los que cada recurso será necesario, buscando garantizar que estos últimos estén disponibles de forma precisa.
Por otra parte, la asignación involucra distribuir los recursos disponibles de tal forma que cada proyecto pueda llevarse a cabo de acuerdo con las prioridades y metas de una empresa.
Finalmente, el monitoreo engloba comprobar que la planificación y la asignación de recursos se hayan realizado de la mejor manera y detectar detalles que puedan requerir modificaciones.
¿Por qué es tan importante la gestión de recursos?
La importancia de la gestión de recursos radica en que tiene un impacto directo sobre la rentabilidad de una empresa y sobre su capacidad para operar eficientemente. Sin procesos adecuados de gestión, puede ocurrir un desequilibrio en el que ciertos proyectos pueden no estar alcanzando su potencial, mientras que otros utilizan recursos excesivos, sin un retorno valioso.
Beneficios de una gestión de recursos optimizada
De manera más específica, estos son los beneficios que una mejor gestión de recursos puede brindarle a tu empresa:
- Rentabilidad optimizada, gracias a que una buena gestión impide que se gasten recursos en áreas en donde no generarán beneficios o ganancias.
- Carga laboral balanceada, producto de una mejor distribución de los recursos humanos, la cual evita la sobrecarga de trabajo. En consecuencia, esto tiene el potencial de elevar la satisfacción de los empleados.
- Mayor productividad, derivada de áreas y proyectos que cuentan con la cantidad suficiente de recursos para operar adecuadamente.
- Proyectos con mayor probabilidad de éxito, pues estos se llevan a cabo con los recursos que necesitan.
- Apego más estricto a cronogramas y plazos de entrega, ya que una buena asignación de recursos evita que sucedan déficits que puedan retrasar un proyecto.
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Técnicas de gestión de recursos que puedes elegir
Aunque a veces se les considera como técnicas de gestión a la asignación, programación, planificación y monitoreo, la realidad es que, más bien, estos son pasos esenciales que siempre deben seguirse.
Sin embargo, sí existen 2 tipos principales de técnicas de gestión de recursos que se pueden elegir: la nivelación de recursos y el suavizado de recursos.
Por un lado, la nivelación de recursos implica modificar las fechas de inicio o fin de un proyecto para garantizar que este se pueda completar con los recursos disponibles. Es utilizada, principalmente, cuando existen recursos limitados que no se pueden aprovechar por completo de manera continua.
Por otra parte, el suavizado de recursos consiste en distribuir de manera equilibrada los recursos que un proyecto requiere, evitando sobrecargas de trabajo y periodos de inactividad, con el fin de respetar las fechas de inicio y fin del proyecto. Esta técnica es particularmente relevante cuando apegarse al cronograma de un proyecto resulta prioritario.
7 Mejores prácticas a seguir en la gestión de recursos empresariales
Todo lo anterior es crucial para entender la importancia de la gestión de recursos y los pasos que debe seguir para ser exitosa, pero, ¿cómo es posible mejorar este proceso? Estas son las principales prácticas a las que es recomendable adherirse:
Garantizar visibilidad total sobre los recursos
Resulta imposible distribuir recursos de forma eficiente si no hay forma de visualizarlos en su totalidad, por ello, es buena idea implementar un ERP que centralice la información de recursos humanos, financieros y demás en un solo lugar. Esto generará la visibilidad necesaria.
Identificar los recursos esenciales para cada proyecto
La realidad es que existen recursos más importantes que otros para el desarrollo de un proyecto. Conociendo esto, resulta aconsejable construir cronogramas en torno a la disponibilidad de estos recursos principales, garantizando que, incluso si otros elementos no están disponibles en un momento, la presencia de los recursos más esenciales será suficiente para compensar esta situación y evitar retrasos.
Fijar prioridades
De manera realista, no hay forma de que cada proyecto y área se desarrolle al mismo ritmo o a la misma magnitud, pues los recursos a los que una empresa tiene acceso siempre son limitados. Entonces, es recomendable fijar prioridades en su gestión, permitiendo que las áreas de mayor importancia aprovechen una mayor parte de los recursos.
Evitar sobrecargas laborales y multitasking
Puede ser tentador incrementar el volumen de trabajo de un proyecto para asegurar que este sea finalizado a tiempo, pero lo cierto es que esta acción solo llevará al agotamiento de los recursos humanos involucrados. Por ende, lo mejor es evitar las sobrecargas laborales de cualquier tipo.
Diseñar planes tomando en cuenta la flexibilidad
A fin de cuentas, todo proyecto enfrentará imprevistos que podrían afectar su finalización puntual, por lo que es buena idea desarrollar planes de gestión diseñados en torno a la flexibilidad, que puedan ser adaptados conforme a las circunstancias.
Ser realista
En ocasiones, los retos pueden ser fuentes de motivación para un equipo de trabajo, pero las expectativas demasiado alejadas de la realidad tienden a generar los resultados opuestos. Por ello, lo mejor es establecer plazos y responsabilidades realistas, respaldados por datos que comprueben que una meta específica es alcanzable con el tiempo y los recursos disponibles.
Mapear cronogramas de forma visual
Para que cada miembro de un equipo esté enterado de sus responsabilidades específicas y los tiempos que debe cumplir, es recomendable realizar representaciones visuales del cronograma de un proyecto, por ejemplo, a través de un diagrama de Gantt.
Aunado a una comunicación constante y transparente, esto permitirá que cada empleado cumpla con sus responsabilidades de la mejor forma posible.
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En conclusión, esta información te brindará una guía sobre lo que puedes hacer para mejorar la gestión de recursos en tu empresa. Ahora, lo único que falta es que adaptes estos consejos a las necesidades específicas de tu negocio.
Finalmente, algunos de los recursos más difíciles de gestionar son los financieros, pues suelen involucrar procesos manuales que causan errores en su registro y tienden a estar segmentados en diferentes archivos, lo cual reduce su visibilidad.
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