Una planificación financiera adecuada en tu negocio implica manejar una gran cantidad de datos exactos y estimaciones que ayuden a comprender a fondo la salud actual, predecir gastos e ingresos, redistribuir inversiones para generar rentabilidad y, en general, preparar planes de respuesta para posibles escenarios futuros en cualquier área.
Para facilitar este proceso, conocer y manejar una variedad de tipos de presupuestos es esencial. Sin embargo, se estima que solo el 30% de las empresas cuentan con la madurez financiera suficiente para desarrollar protocolos adecuados de creación de estos documentos.
Entonces, con el propósito de ayudarte a ejecutar un proceso de planificación financiera adecuado, que anticipe riesgos y mejore las estrategias de inversión, en este artículo hablaremos sobre los 10 tipos de presupuestos que debes manejar en tu empresa,lo que cada uno debe contener y las razones detrás de su importancia.
Con esta información, no solo podrás administrar mejorar los datos financieros de tu negocio, sino que podrás desbloquear los beneficios de una planificación completa.
Presupuesto de ventas
El propósito de un presupuesto de ventas es el de anticipar, de forma tan precisa como sea posible, los ingresos comerciales que tu empresa recibirá en el futuro, ya sea a corto o largo plazo. Para cumplir con esta meta, el proceso de creación de este documento debe considerar información completa y confiable sobre volúmenes de ventas históricos y estacionales, precios estimados, números de clientes, tasa de abandono, etc.
Se trata de uno de los tipos de presupuestos más básicos, pero también uno de los más fundamentales, puesto que, al realizarlo, es más sencillo planificar procesos de producción e inversión con menor riesgo de descapitalización.
Como regla general para interpretar la información que tanto para este, como otros presupuestos de esta lista puedan tener, lo mejor es realizarlo de forma periódica, comparando la evolución de los datos a lo largo del tiempo. Para un análisis aún más contextualizado, puedes compararlo con el presupuesto de ventas de empresas similares.
Presupuesto de compras
Un presupuesto de compras tiene la misión de anticipar la cantidad de adquisiciones que tu empresa necesitará realizar (ya sean estas de materia prima o mercancías) para responder a la demanda esperada en un momento particular, así como los costos que esto implicará.
Todo ello, conforme a las proyecciones de demanda actuales, las fluctuaciones en precios, los proveedores disponibles y hasta los lead times o tiempos de entrega de cada uno de ellos.
Con un presupuesto de compras detallado y basado en información de calidad, puedes realizar compras más exactas que eviten problemas de excesos o faltas de existencias. Además, podrás predecir obligaciones de pago necesarias con anticipación y así tomar las medidas necesarias para cumplirlas sin perder la liquidez, como financiar el pago a proveedores por medio del factoraje o factoring inverso.
Relacionado: ¿Cómo crear y controlar un presupuesto empresarial?
Presupuesto de mano de obra directa
Busca anticipar los costos relacionados con la mano de obra directa, es decir, de empleados y colaboradores directamente involucrados en el proceso de producción. Para ello, toma en cuenta información como las horas de trabajo requeridas, los salarios por hora y beneficios laborales a pagar, estipulados por la ley.
En la práctica, este presupuesto sirve para tener una idea clara sobre los costos laborales directos de tu empresa y así encontrar oportunidades para reducirlos. Esto lo convierte en uno de los presupuestos más importantes a tomar en cuenta y monitorear a lo largo del tiempo, pues, de acuerdo con Forbes, la mano de obra representa el 70% de los gastos de pequeñas empresas.
Presupuesto de producción
El presupuesto de producción se enfoca en predecir, como su nombre lo indica, el número de unidades a producir para satisfacer la demanda por los artículos de tu empresa, junto con todos los costos asociados con este proceso. Debe contener la información del presupuesto de compras y del presupuesto de mano de obra, aunado a datos sobre costos relacionados de forma indirecta con la producción, como gastos en energía, rentas, etc.
Con un presupuesto de producción detallado, más allá de obtener los beneficios individuales que ofrecen los presupuestos de mano de obra y de compras, puedes anticipar niveles exactos de inventario y llegar a un proceso productivo más eficiente, con menores costos.
Te podría interesar: Cómo realizar un análisis de presupuestos empresariales
Presupuesto operativo
De manera más completa que los tipos anteriores, el presupuesto operativo contempla cualquier gasto relacionado con las actividades de tu empresa, abarcando las áreas de producción, ventas, marketing, TI, administración y cualquier otro departamento. Además, considera las proyecciones de ventas para brindar una idea clara sobre la forma en la que tu empresa está generando beneficios en comparación con sus gastos.
El propósito de generar este tipo de presupuesto es el de brindarte una imagen detallada del destino de cada gasto y de la proporción que los egresos tienen en comparación con los ingresos. Así, puedes encontrar oportunidades de ahorro de manera más simple y rápida, y puedes evaluar la eficiencia operativa de tu negocio, o sea, su capacidad para operar con normalidad con el mínimo de recursos posibles.
Presupuesto de inversiones
Un presupuesto de inversiones se enfoca específicamente en planificar adquisiciones futuras y proyectar los gastos asociados. Al igual que el presupuesto de compras, se centra en anticipar y planificar gastos particulares, en lugar de egresos generales.
Para alcanzar su propósito, este debe estar centrado en las necesidades de adquisición e inversión de tu empresa, las cuales abarcan compras específicas de maquinaria, vehículos, tecnología, instalaciones, etc., o, de forma general, proyectos de expansión, modernización o, incluso, adquisición de empresas. Asimismo, debe contemplar todos los posibles costos relacionados con estas necesidades.
Al invertir tiempo suficiente en crear este documento y compararlo con otros datos financieros históricos y actuales, obtienes una evaluación clara de la viabilidad actual de nuevos proyectos. Gracias a esta información, puedes tomar una decisión oportuna y justificada sobre si vale la pena comenzar a invertir en un proyecto o si es mejor idea evitarlo por ahora para reducir el riesgo de que este quede inconcluso y resulte en pérdidas.
Relacionado: Consejos para crear y asignar tu presupuesto
Presupuesto de flujo de efectivo o de tesorería
Este presupuesto a corto plazo se desarrolla con el fin de comparar los gastos operacionales con los ingresos esperados para anticipar los niveles de liquidez de tu empresa. Para ello, toma como referencia la información contenida en el presupuesto de ventas y el operativo, así como todas las entradas y salidas de efectivo, para mostrar una imagen clara del flujo de caja esperado en un momento específico.
Se trata de uno de los tipos de presupuestos más esenciales, ya que te ayuda a detectar, anticipadamente, faltas de liquidez o excesos de capital que puedan perder valor al no ser invertidos, dándote la oportunidad de corregirlos antes de que ocasionen efectos tangibles. Esto es de gran importancia en un contexto empresarial como el actual, en donde se estima que el 82% de los negocios pequeños desaparecen por falta de flujo de efectivo.
En caso de que el proceso para generar este presupuesto te resulte demasiado complejo o tardado, también puedes anticipar tu flujo de efectivo con una herramienta digital de proyección.
Presupuesto específico
Los presupuestos específicos son todos aquellos que buscan anticipar y planificar las finanzas de áreas concretas de tu empresa. En esta categoría se clasifican los presupuestos de marketing, administrativos, recursos humanos y de cualquier otro departamento que deba gestionar dinero para cumplir con ciertas necesidades propias.
Esta clase de presupuestos más limitados es fundamental para garantizar la eficiencia operativa de cada área individual de tu empresa, asegurando que una utilización de recursos apropiada no solo ocurra a nivel general, sino también a nivel particular.
Relacionado: Mejores prácticas para la planificación de los recursos empresariales
Presupuesto financiero
Aunque existe un componente financiero en cada uno de los presupuestos mencionados, el presupuesto financiero se enfoca completamente en este ámbito de manera global, buscando proyectar el desempeño financiero total de tu empresa tanto a corto, como largo plazo. Para generarlo, se necesita la información contenida en otros documentos, como balances generales, estados de resultados y otros estados financieros.
¿Por qué llevarlo a cabo? Es este documento el que te permitirá proyectar, de manera realista, indicadores financieros clave de rentabilidad y solvencia. Como resultado, te brindará la oportunidad de anticipar posibles necesidades futuras de financiamiento y de cubrirlas de forma proactiva, en vez de reactiva.
Presupuesto maestro o principal
Finalmente, está el presupuesto maestro o general, que engloba toda la información contenida en los demás tipos de presupuestos, centralizándola en un solo lugar. Esto, con el propósito principal de proporcionar una imagen completa de las proyecciones financieras de tu empresa, facilitando la comparación entre áreas, la detección de oportunidades de ahorro específicas y generales y el análisis financiero.
En conclusión, al tomarte el tiempo de crear todos estos tipos de presupuestos, puedes conseguir una perspectiva realista y valiosa sobre cómo se comportarán las finanzas de tu empresa a lo largo del tiempo.
Como resultado, además de mejorar tu proceso de planificación, obtendrás beneficios tangibles, como una mayor adaptabilidad a cambios, decisiones financieras más informadas y oportunas y un mejor control de tus finanzas.
Si bien es cierto que seguir todos estos procesos es algo que vale la pena, la realidad es que pueden consumir grandes cantidades de tiempo. Por fortuna, Xepelin puede ayudarle a tu empresa a obtener presupuestos de manera más rápida y precisa con 2 productos:
- Una herramienta gratuita de proyección de flujo de efectivo que analiza los datos históricos de compras y ventas de tu negocio para darte una idea realista de la liquidez que tendrá tu empresa en el futuro.
- Una plataforma gratuita de análisis financiero que te brinda información en tiempo real sobre tus gastos, ingresos y márgenes de beneficios, y que utiliza la inteligencia artificial para detectar tendencias positivas y negativas que puedan afectar a tu negocio.
En caso de que encuentres un problema, Xepelin también puede ayudarte con financiamiento anticipado, ágil, seguro y digital por medio del adelanto de facturas (factoraje o factoring) y del pago a proveedores con financiamiento (confirming). Sin importar la opción que elijas, tendrás acceso a la liquidez inmediata que tu empresa necesita para crecer y sobrevivir.
Para tener acceso a estos y otros productos de gestión financiera y financiamiento, solo necesitas crear una cuenta en Xepelin.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
