Al analizar los datos financieros de una empresa, se pueden sacar conclusiones valiosas para mejorar la toma de decisiones. Sin embargo, puede ser difícil encontrar puntos de referencia con los cuales comparar esta información. Por esto, existen procesos como el benchmarking, que consiste en identificar los puntos débiles y fuertes de compañías similares para evaluar cómo es que tu empresa se desempeña en comparación.
En este artículo te compartiremos todo lo que necesitas saber para hacer un proceso exitoso de benchmarking en tu empresa, desde su objetivo principal, hasta los retos para llevarlo a cabo y cómo superarlos.
¿Qué significa benchmarking?
Es el proceso que consiste en analizar el desempeño de empresas similares, para después compararlo con el tuyo y poder obtener perspectivas valiosas sobre tus propias métricas. De esta forma, puedes identificar aquellos puntos débiles que necesitas reforzar, así como las áreas en las que tu empresa está obteniendo resultados óptimos.
Se puede realizar este proceso para cualquier aspecto empresarial que se necesite medir, como procesos operativos, marketing, desarrollo de productos, manejo de costos, etc. Además, se puede llevar a cabo de forma interna, comparando el manejo de recursos o productividad entre departamentos de una misma empresa o comparando una misma área a lo largo del tiempo.
Por estas razones, el benchmarking resulta una herramienta flexible que ofrece información para comprender el entorno de una empresa, aquellas estrategias que funcionan mejor en su industria y aquellas que son deficientes.
¿Cuál es el objetivo del benchmarking?
Su propósito principal consiste en recopilar información suficiente para desarrollar una estrategia empresarial competitiva. Además, para que el proceso sea exitoso, es necesario orientarlo hacia los siguientes objetivos concretos:
- Encontrar la posición de la empresa en su sector: el resultado de este procedimiento debe ofrecer una comparación que muestre la posición de la empresa en su misma industria, ya sea en materia financiera, de publicidad, reputación, etc.
- Conseguir información relevante: una vez finalice el benchmarking, deberás contar con suficiente información y datos confiables para tomar decisiones al respecto. Algunos ejemplos de datos valiosos pueden ser el volumen de compras y ventas de empresas similares, número de empleados, empresas asociadas, etc.
- Encontrar puntos débiles y fuertes de la competencia: el proceso debe encontrar las fortalezas y áreas de oportunidad de las empresas del mismo sector. Esto, para comprender aquellas estrategias exitosas que se pueden imitar y los errores que se deben evadir.
- Establecer metas: el benchmarking debe ayudar a encontrar metas realistas que correspondan con el desempeño de las empresas del sector, así como las métricas para medirlas.
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¿Cuáles son las ventajas de realizar un proceso de benchmarking?
Un proceso de benchmarking exitoso brinda ventajas competitivas como un mayor número de datos a considerar para tomar decisiones y un mejor conocimiento del sector o industria de una empresa. Esto permite explotar áreas en donde la competencia muestra deficiencias y estándares que se deben alcanzar para mejorar el rendimiento.
Otras importantes ventajas de este proceso son la identificación de métricas o KPI y el establecimiento de metas a corto, mediano y largo plazo. Cuando cuentas con un punto de referencia, se vuelve más concreto el proceso para fijar objetivos y los indicadores para medirlos. De lo contrario, es más difícil medir el éxito de un proyecto, o puede que los KPI sean analizados sin ser aplicados en la optimización de la empresa.
¿Cuáles son los pasos para realizar un benchmarking exitoso?
Te presentamos algunos pasos recomendables para realizar un benchmark con éxito:
- Identificar las variables a medir: es necesario realizar un análisis interno de tu empresa para determinar si el benchmarking se efectuará con un área específica en mente, o si será de carácter general. También, se deben encontrar las variables particulares a medir y definir los datos que serán recabados. Por ejemplo, si el proceso estará enfocado en el área de marketing, es recomendable elegir métricas relacionadas con la estrategia de redes sociales de los competidores, estadísticas de su sitio web, diseño de marca en general, etc.
- Delimitar las empresas que serán parte del análisis: se deben identificar aquellas empresas relevantes para el análisis. Es importante elegir compañías de tamaños similares a la tuya para garantizar que la comparación final muestre una imagen fiel a la realidad. También, es recomendable analizar empresas que pertenezcan a tu misma industria o sector, para garantizar que no existan factores operacionales, legales, etc. que puedan invalidar la comparación de datos.
- Recolectar los datos necesarios: esto puede representar un desafío a simple vista, ya que los datos requeridos pueden no ser tan accesibles. Sin embargo, es posible extraer información valiosa de fuentes como informes estadísticos de la industria, noticias, datos públicos gubernamentales, etc. Igualmente, se pueden realizar investigaciones de mercado o, incluso, solicitar información de empresas socias pertenecientes al mismo sector. También, es importante recordar que se debe llevar a cabo una recopilación interna de datos, la cual servirá para efectuar el análisis comparativo.
- Comparar la información obtenida con la de tu empresa: para aprovechar la información recopilada, es recomendable seguir los siguientes consejos:
- Buscar tendencias: es importante encontrar patrones constantes que ofrezcan una perspectiva sobre cuáles estrategias son eficaces dentro de la industria o cuáles parecen resultar en un mayor crecimiento.
- Comparar con los datos de empresa: una vez identificados los estándares de la industria, es necesario compararlos con los datos de tu empresa, para encontrar en qué posición se encuentra con respecto a ellos.
- Encontrar casos atípicos: al identificar estadísticas o casos particulares que no siguen ciertos patrones, es posible encontrar estrategias únicas con alta eficiencia, áreas deficientes, o, incluso, discrepancias en la información. De esta forma, se pueden encontrar nuevos nichos para explotar o evadir, según sea el caso.
- Buscar explicaciones: por cada patrón, estadística o variación que encuentres, será necesario buscar una explicación que los justifique. Así, el análisis será más profundo y ofrecerá una perspectiva completa de las variables que influyen en el desempeño de una empresa.
- Construir un plan basado en los hallazgos: es crucial desarrollar un plan que corresponda con la información encontrada, de lo contrario, las ventajas del benchmarking no tomarán forma. Para llevar esto a cabo, será necesario establecer metas concretas y realistas, definiendo claramente las cifras o porcentajes que se deseen lograr en un periodo específico de tiempo. Además, se tendrán que construir políticas con pasos para alcanzar estas metas, así como las métricas para medir sus resultados.
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¿Qué retos conlleva el proceso de benchmarking y cómo superarlos?
De acuerdo con un artículo de Deloitte, el proceso de benchmarking puede ser vulnerable a concluir en comparaciones incompletas o sesgadas. Por ello, es crucial conocer los retos que el procedimiento conlleva y las mejores prácticas para superarlos. Algunos de los desafíos principales relacionados con este procedimiento, y algunos consejos para manejarlos, son:
- Comparaciones con empresas demasiado diferentes: cuando las empresas que funcionan como base para el análisis pertenecen a grupos diferentes de tamaño, industria, región, etc. los resultados del proceso no reflejan la realidad. Por ello, es de gran importancia tomarse el tiempo de escoger compañías relevantes de forma estratégica y respaldar tus decisiones con información para no perder el tiempo analizando empresas que no son relevantes.
- Falta de contexto en el análisis de datos: a pesar de que todos los datos pueden ofrecer perspectivas valiosas, es necesario analizarlos en el contexto en el que se originan. Por ejemplo, los datos de empresas durante la pandemia de COVID-19 pueden ser valiosos para entender el panorama económico de ese momento, pero no se pueden comparar con datos obtenidos en la actualidad. Por esto, se deben de encontrar formas para descubrir el origen y razones de la información obtenida y evaluar si esta resulta relevante para el benchmarking.
- Información sesgada o de poca calidad: algunos de los datos públicos que registran las empresas pueden no ser obtenidos de forma confiable o pueden estar sesgados. Para evitar realizar un análisis basado en información poco fiable, es recomendable hacer lo posible para verificar fuentes y encontrar discrepancias que podrían señalar un mal manejo de datos.
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Ejemplo de benchmarking
Cualquier procedimiento de benchmarking dependerá de los procesos que se desean comparar y de los resultados que se buscan obtener. Este, puede abarcar operaciones pequeñas o puede analizar áreas completas de una empresa. Para ejemplificar esto, se puede analizar el caso hipotético de una empresa que busca analizar la satisfacción de sus consumidores en cuanto a producto y servicio a clientes:
Una empresa mediana de ropa busca obtener información sobre qué tan satisfechos están sus clientes con sus productos, además de conocer si su servicio al cliente está operando de forma óptima en comparación con su competencia. Para realizar el análisis, primero necesita identificar los factores que desea medir, en este caso, decide enfocarse en los tiempos de respuesta de sus redes sociales y línea telefónica, y en los comentarios y calificaciones de clientes en Google.
Posteriormente, delimita a las empresas que desea analizar. Una vez que descarta a empresas de ropa demasiado grandes o demasiado pequeñas, identifica 3 compañías similares y comienza a recopilar toda la información disponible. Al analizar los datos y compararlos con su propia información, encuentra que sus tiempos de atención al cliente son mayores que el promedio, pero las calificaciones de su marca también son superiores.
Con esta información, la empresa decide crear un plan para contratar a más empleados que respondan a sus líneas de atención telefónica y en redes sociales, y comienza a buscar opciones para invertir en un ayudante de IA que responda cuestiones rápidas sobre su negocio a través de su sitio web. Además, decide invertir en mantener la calidad de su producto para solidificar su posición como líder en calificaciones de consumidores.
¿Qué herramientas existen para agilizar el benchmarking?
Existen herramientas como el asistente gratuito para benchmarking de Xepelin, que agiliza este proceso al ofrecer información confiable sobre ventas, gastos, margen de beneficio, tendencias y más, de la industria a la cual pertenece tu empresa. De esta forma, podrás encontrar cómo se compara tu negocio con los estándares del sector y potenciar la toma de decisiones estratégicas para maximizar tu rentabilidad.
Con esta herramienta, también es posible analizar la estabilidad y diversidad de tu cadena de suministro, y así poder tomar acciones para mejorarla. Podrás detectar problemas como una alta fluctuación de proveedores o una baja cantidad de ellos, y solucionarlos antes de que afecten a tu empresa.
Lo único que debes hacer para acceder a esta herramienta, es registrar los datos de tu empresa, e inmediatamente podrás empezar a comparar tu desempeño y elaborar un plan de mejora y crecimiento más efectivo.
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