El cumplimiento normativo puede ser un desafío para empresas de cualquier industria y tamaño, pues involucra seguir una variedad de regulaciones cambiantes, y la inversión que requiere puede ralentizar procesos de innovación, esenciales para el desarrollo y la competitividad de startups y negocios en crecimiento.
Sin embargo, resulta un área esencial que no puede ser dejada de lado, ya que, de ser llevada a cabo de forma adecuada, garantiza continuidad operativa y evita problemas innecesarios, como multas y riesgos reputacionales.
La tarea del cumplimiento normativo siempre tendrá cierto grado de complejidad, pero la buena noticia es que puede ser simplificada tomando en cuenta 9 pasos a seguir, los cuales compartiremos en este artículo. Esto con el fin de ayudarle a tu empresa con una guía sobre lo que debe hacer para asegurar apegarse a cualquier regulación aplicable, sin complicaciones.
Mantente al tanto de regulaciones aplicables de forma activa
Para cumplir con la normativa aplicable a tu empresa, lo más fundamental es conocerla a fondo. Esto involucra familiarizarte con cualquier legislación (tanto local como nacional e internacional), cualquier regulación específica a tu industria y cualquier estándar de calidad o seguridad estipulado por organismos como la ISO; aunque no obligatorio, esto último puede ser valioso para la reputación de tu organización.
Es importante que este proceso se realice de forma activa y constante en tu empresa, es decir, que exista un monitoreo periódico sobre cambios en la normatividad aplicable. Así, es más fácil garantizar una respuesta oportuna a cualquier modificación.
Comienza con una auditoría de diagnóstico
A menos que tu empresa recién esté comenzando operaciones, es posible que ya cuentes con ciertos protocolos de cumplimiento legal. Por lo tanto, antes de realizar modificaciones significativas sobre tu plan actual, una auditoría de diagnóstico es recomendable para determinar aquellos protocolos que ya están siendo efectivos y aquellos que necesitan ser modificados.
A través de ella, podrás ahorrar tiempo considerable, centrándote en las áreas que necesitan mayor apoyo y dejando para después la optimización de estrategias de cumplimiento que ya están siendo eficaces.
¿En qué fijarte al realizar esta auditoría? Lo esencial es verificar si los esfuerzos actuales se están traduciendo en un cumplimiento positivo, pero también es aconsejable identificar posibles áreas de riesgo de incumplimiento y posibles causas detrás de estrategias ineficientes.
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Delimita prioridades
Sin importar cuántos riesgos hayas encontrado durante el diagnóstico inicial, es poco probable que puedas afrontar cada problema al mismo tiempo, por lo que delimitar prioridades es considerado como una buena práctica. Para identificar áreas prioritarias, puedes enfocarte en encontrar aquellas faltas que estén generando mayores sanciones o buscar aquellos riesgos que mayores probabilidades tienen de volverse problemas tangibles.
Aquí, lo importante es empezar solucionando los desafíos más significativos para así asegurar que la nueva estrategia de cumplimiento genere valor cuanto antes.
Establece controles y diseña políticas
Una vez identificados los problemas más relevantes, el siguiente paso consiste en establecer las estrategias que servirán para manejarlos. Esto conlleva la creación de diversos controles, políticas y protocolos que servirán como una guía para que cada miembro de tu organización entienda lo que debe de hacer para garantizar un cumplimiento normativo constante.
Para redactar estas políticas, lo más importante es garantizar que cada una sea breve, concisa y fácil de entender para cualquier miembro, dejando claros los protocolos a seguir, las razones detrás de ellos y la normativa a la cual buscan apegarse.
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Capacita a todo miembro relevante del personal
El cumplimiento normativo es producto de los esfuerzos individuales de cada miembro de tu empresa, por lo que es fundamental que cada uno de ellos esté consciente sobre lo que debe de hacer para contribuir al alcance de esta meta en un contexto práctico, más allá de políticas y controles establecidos.
¿Cómo es posible asegurar estas condiciones? La forma más segura es a través de sesiones de capacitación periódicas y de un proceso de onboarding de nuevos empleados que incorpore guías de cumplimiento normativo particulares.
Estas capacitaciones constantes pueden ser costosas, por lo que no es recomendable que su periodicidad sea fija, sino que responda a cambios significativos en legislaciones relevantes. Modificaciones menores pueden ser comunicadas por otro medio más rápido, sin riesgo alguno.
Asigna responsabilidades y comunica expectativas claras
En la práctica, no basta con que cada miembro de tu organización conozca lo que puede hacer para cumplir con la normatividad aplicable, sino que debe de poseer un sentido de responsabilidad hacia las acciones que le corresponden.
Por ello, es importante que en cada programa de capacitación se incluyan las responsabilidades específicas de cada rol en materia de cumplimiento y que exista una comunicación clara sobre las expectativas que cada papel individual debe cumplir.
De esta forma, no solo es más sencillo construir una cultura de cumplimiento en cada nivel de tu empresa, sino que también es posible identificar, de manera más sencilla, problemas derivados de un apego deficiente a las políticas actuales.
Realiza auditorías periódicas
Incluso con capacitaciones, políticas claras y una comunicación constante, distintos errores pueden surgir, por lo que la única forma de asegurar que todos los protocolos sean seguidos de manera constante, es mediante la realización de auditorías periódicas, similares a la auditoría inicial de diagnóstico, pero con un enfoque más minucioso.
En estas auditorías, además de verificar si el nivel de cumplimiento actual es el ideal, es importante identificar posibles riesgos, protocolos que no estén funcionando de la manera esperada, y cualquier otro problema que deba ser solucionado para evitar un incumplimiento normativo a corto o largo plazo
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Utiliza la inteligencia artificial para un seguimiento constante
Hoy en día, la evolución de la inteligencia artificial ha dado lugar a una gran variedad de herramientas diseñadas para monitorear el nivel de cumplimiento de tu empresa de manera automática. Mediante esta clase de plataformas, puedes asegurar el cumplimiento regulatorio de tu negocio, sin una inversión tan significativa en materia de tiempo.
En efecto, dependiendo de la herramienta, los costos de una plataforma de este tipo pueden ser considerables, pero, si tu empresa cuenta con el presupuesto suficiente, esta es la forma más segura de asegurar cumplimiento a largo plazo y de detectar problemas de forma instantánea.
Adapta y modifica tu plan de cumplimiento de manera continua
Las regulaciones se encuentran en un proceso constante de cambio, por lo que aquello que le funciona a tu empresa en un momento, podría no hacerlo en el futuro. Por ello, lo ideal es que tu estrategia de cumplimiento refleje esta realidad y que esta se adapte y modifique a medida que ocurran cambios en el entorno regulatorio.
Este proceso de constante adaptación es una garantía, por lo que, para hacerlo más simple al momento de llevarlo a cabo, es buena idea que las políticas de cumplimiento sean creadas con cierta flexibilidad en mente. Así, la transición hacia nuevas estrategias y protocolos será mucho más ágil.
Al llevar a cabo estos pasos, será mucho más fácil para tu empresa mantener un nivel de cumplimiento normativo ideal, con menores riesgos y sin gastos innecesarios causados por multas.
Sin embargo, es importante aclarar que estas son guías generales, por lo que la mejor decisión sobre lo que debes hacer para garantizar que tu organización cumpla con todas las normas aplicables depende de sus necesidades, metas y características individuales.
El cumplimiento normativo puede llegar a ser un área que involucra una gran cantidad de costos y que requiere un manejo altamente eficiente de recursos. Pero, recuerda que esto puede ser más sencillo con un aliado como Xepelin, que te brinda financiamiento digital para preservar tu liquidez y una herramienta gratuita de análisis empresarial que te ayudará a tener visibilidad total sobre los gastos de tu empresa.
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