Dependiendo del sector en el que opere tu empresa, los costos operacionales (aquellos que surgen naturalmente del manejo día a día de tu negocio) pueden concentrar la gran mayoría de sus gastos totales, por lo que es importante tomar acción para mantenerlos bajo control.
Pero, lo cierto es que las reducciones de costos pueden convertirse rápidamente en un lastre para el crecimiento si estas no se realizan estratégicamente, y esta checklist te ayudará a evitar este escenario con 13 medidas concretas que puedes implementar para mantener costos operacionales al mínimo, pero sin afectar sus oportunidades de crecer.
Enfócate en eficiencia, no en recortes indiscriminados
Antes que nada, para reducir costos sin afectar prospectos de crecimiento, necesitas el enfoque correcto y este suele estar en la creación de eficiencia operativa sobre el simple recorte de gastos, es decir, tratar de mantener la misma productividad (o multiplicarla) con menor cantidad de recursos.
Esto quiere decir que, antes de hacer recortes, debes analizar el valor (o ROI) que cada gasto contribuye a tu empresa y basarte en esta información para tomar decisiones.
¿Por qué? Es la mejor forma de evitar que un recorte equivocado, que puede resultar en disrupciones operativas significativas, se presente, y de asegurar que los gastos que contribuyen a generar valor permanezcan protegidos.
Incrementa la visibilidad en costos con centralización y controles más estrictos
Para analizar adecuadamente los costos operacionales que tu empresa necesita y aquellos de los que puede prescindir, requieres poder identificarlos a todos por igual, sin importar su tamaño o área, así que incrementar esta visibilidad es vital.
Un sistema de gestión financiera es el primer paso hacia el nivel de visibilidad que necesitas, pues este centralizará la información de gastos y generará una única visión de la verdad entre departamentos. Pero, con el propósito de que cada gasto quede registrado adecuadamente, también podrías necesitar de protocolos estrictos de registro de recibos y facturas.
Realiza una auditoría profunda de suscripciones, pólizas de seguro y demás elementos
Con visibilidad y el enfoque adecuado, ahora puedes aplicar varias medidas de reducción de costos operacionales de la forma en la que más haga sentido según las necesidades y prioridades de tu empresa.
Un buen punto de partida es una auditoría profunda enfocada en algunos de los elementos que más suelen contribuir al aumento de costos operacionales fuera de nóminas, y que son relativamente fáciles de recortar: suscripciones a software y pólizas de seguros, las cuales tienen el potencial de incrementar costos fijos de forma incontrolable si no son monitoreadas.
Trata de enlistar todas las suscripciones y pólizas vigentes y luego realizar un análisis costo-beneficio de cada una, considerando la posibilidad de eliminarlas o bien reajustarlas.
Invierte en automatización
Partiendo del enfoque en eficiencia operativa, la automatización de procesos es una excelente solución para mantener al mínimo los costos de operación, ya que mecaniza tareas repetitivas para reducir el tiempo y mano de obra que se necesita para llevarlas a cabo.
En efecto, la automatización tiene un costo y, aunque algunas herramientas de automatización financiera son gratuitas, muchas otras especializadas en áreas de marketing, recursos humanos, etc., no lo son. Sin embargo, si son elegidas estratégicamente e implementadas correctamente, a largo plazo permiten reducir costos significativamente.
¿Qué implica una elección e implementación adecuada? Básicamente, elegir plataformas de acuerdo con el valor que aportan, sin hacer más adquisiciones de las necesarias, y tener un plan para utilizarlas e incorporarlas a flujos de trabajo actuales. Sin este acercamiento, existe el riesgo de que la automatización se convierta en un generador de costos más.
Mapea y optimiza procesos
Aunque valiosa, la automatización puede no ser tan efectiva por sí sola si no existe un plan que la respalde, o sea, una estrategia de mapeo y optimización de procesos que se enfoque en eliminar pasos repetidos, cuellos de botella y otras ineficiencias que aumentan costos operacionales y consumen recursos valiosos de tiempo.
Es por esto que, independientemente de si decides invertir en automatización o no, optimizar workflows suele ser una medida básica de reducción de costos. Esto, a grandes rasgos, implica generar representaciones visuales de procesos (mapeo), analizarlos y rediseñarlos para volverlos más cortos y efectivos sin afectar su productividad.
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Audita gastos a menudo
Con nuevos cambios, ajustes de estrategias y proyectos iniciados a lo largo del tiempo, la estructura de costos operacionales de tu negocio puede cambiar progresivamente, por lo que es muy importante mantenerte al tanto de ella de forma periódica, no solo en momentos específicos y aislados, esto para detectar ineficiencias y corregirlas cuanto antes.
Explora alternativas de trabajo remoto o híbrido
El alquiler de espacio de oficinas y el pago de servicios básicos son algunos de los factores que más suelen contribuir a los gastos operativos de cualquier organización, así que ponerlos bajo control es necesario para minimizarlos. Para ello, hay diversas oportunidades, desde la renegociación de contratos hasta el recurrir a nuevos modelos laborales remotos o híbridos, si es posible.
Evalúa el outsourcing de algunas áreas
Más que alquileres, suscripciones y seguros, los costos laborales suelen ser los costos operacionales más grandes en una organización y requieren atención.
Para optimizarlos sin el riesgo de recortar roles importantes y así evitar efectos negativos sobre el crecimiento de tu negocio, una opción a considerar es el outsourcing de ciertas áreas, o sea, la eliminación del departamento interno equivalente y la contratación de servicios externos, una decisión que puede reducir costos laborales hasta en un 50%, en algunos casos.
Si no tienes una idea concreta de qué áreas se pueden externalizar, como referencia, algunos de los departamentos más comúnmente asociados con esta práctica son contabilidad, servicio al cliente, recursos humanos y marketing.
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Consolida tu red de proveedores, en la medida de lo posible
Si bien los costos de adquisición de inventario son más bien catalogados como COGS (o costo de bienes vendidos), un proceso ineficiente de procurement suele llevar a mayores tarifas de transporte, importación, administración y demás gastos clasificados como operacionales, así que vale la pena optimizar esta área al momento de buscar reducir este tipo de egresos.
¿Cómo es posible hacer esto? Con una red comercial reducida que concentre el abastecimiento de más bienes y servicios en un menor número de proveedores, todo con el fin de ahorrar en transporte y administración de pedidos y hasta acceder a descuentos por volumen.
Por supuesto, una red diversificada es esencial para evitar riesgos de suministro, así que ejecutar esta medida implica, más bien, crear un balance entre 2 estrategias opuestas.
Replantea la gestión de inventario
De manera indirecta, contar con demasiado inventario aumenta los costos operacionales al elevar gastos en almacenamiento y mantenimiento, así que la misión de reducir este tipo de costos es la oportunidad perfecta para replantear fundamentalmente el manejo de stock con mejores previsiones de demanda o la adopción de un modelo JIT (Just in time) que evite acumulaciones.
En esta medida, es importante evitar una sobrecorrección que pueda generar faltas de existencias y un crecimiento en ventas desacelerado, por lo que trata siempre de validar nuevas decisiones antes de implementarlas y de invertir en proyecciones de calidad.
Capacita a tu equipo
Un equipo entrenado adecuadamente es capaz de desempeñar su trabajo en menos tiempo y con mayor productividad y calidad. Por lo tanto, aunque la inversión en capacitación puede parecer un gasto inicial considerable, si es aplicada estratégicamente en áreas de valor, puede contribuir a la reducción de costos operativos a futuro y sin comprometer el crecimiento, más bien impulsándolo.
También es cierto que el personal que recibe entrenamiento suficiente se siente mucho más motivado para desempeñar su papel y tiene menos incentivos para buscar otras oportunidades laborales, por lo que una inversión en capacitación también puede ahorrar dinero al recortar gastos de reclutamiento y onboarding.
Considera nuevas metodologías de trabajo
En caso de que no sepas exactamente cómo ejecutar nuevas estrategias y procesos centrados en eficiencia y reducción de costos o qué parámetros específicos seguir en esta tarea, la adopción de una metodología o filosofía específica, como Lean, Kaizen o Six Sigma, por mencionar algunas de las más comunes.
Estas filosofías aportan principios y prácticas tanto generales como concretos enfocados en la mejora continua y el alcance de una mejor eficiencia operativa, por lo que pueden cumplir el papel de una guía más detallada hacia menos desperdicios, o sea, costos operativos innecesarios, centrando la inversión en lo que de verdad genera valor.
Es importante mencionar que adoptar estas metodologías puede requerir un cambio organizacional significativo, pero en muchas circunstancias los beneficios de esta decisión superan sus costos.
Cambia tus prioridades hacia la retención, en vez de la adquisición
Se estima que un enfoque en retención de clientes actuales es una decisión con costos hasta 25 veces menores que un acercamiento orientado, principalmente, hacia la adquisición de prospectos, pues suele ser más sencillo lograr que la base actual de clientes pruebe nuevos productos o entienda el valor de una oferta y la utilice en mayor medida.
Específicamente, una estrategia que prioriza la retención puede minimizar gastos en marketing y ventas significativamente.
Es verdad que la adquisición no se puede dejar de lado si las metas de tu empresa involucran un crecimiento rápido, pero tan solo invertir más en retención con una oferta que genera valor por mucho tiempo, una comunicación cercana con servicio de calidad y el diseño de programas de lealtad, puede ser lo mejor si deseas mantener costos operacionales al mínimo posible.
¿Por qué es tan importante mantener al mínimo los costos operacionales?
Tomar en serio la optimización de costos operacionales y lograr que este proceso genere resultados reales requiere de disciplina, control y cierta inversión inicial, así que es factible preguntarse si todo este esfuerzo vale la pena. La respuesta, en la gran mayoría de los casos, es que sí, debido a los beneficios que esto puede ayudar a conseguir:
- Mayor liquidez para lidiar con imprevistos y cambios en el mercado.
- Mayor rentabilidad inmediata como producto de menos costos, pero la misma productividad.
- Mejor capacidad competitiva gracias a costos estables que permiten fijar precios accesibles a lo largo del tiempo.
- Atracción de inversión y financiamiento debido a una salud financiera óptima y demostrable.
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En conclusión, son muchas las estrategias a tu disposición para controlar los costos operacionales de tu negocio y, aunque aplicar todas simultáneamente puede llevar a mejores resultados, puedes recurrir a cualquiera de ellas según la consideres relevante para obtener resultados rápidos.
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