Para cualquier clase de empresa, sin importar la industria en la que opera, los gastos imprevistos no son solo una posibilidad, sino una realidad, pues los egresos nunca se pueden anticipar con total certeza y siempre pueden surgir cambios en el mercado que generen costos adicionales.
En este contexto, saber lo que se puede hacer para reducir la frecuencia con la que se presentan y mitigar su impacto en caso de que sean inevitables resulta algo crítico para mantener un flujo de efectivo constante y poder planificar a futuro sin interrupciones.
Si buscas ayuda para gestionar los gastos imprevistos en tu empresa, este artículo es para ti, ya que hablaremos sobre todo lo que necesitas saber para hacerlo exitosamente, proporcionando tips para mitigarlos e imprevistos comunes para los cuales debes prepararte, entre otras cosas.
¿Cómo pueden afectar los gastos imprevistos a tu empresa?
Aunque usuales, los gastos imprevistos tienen el potencial de afectar seriamente el flujo de efectivo de tu empresa y, en consecuencia, su capacidad para sostener sus operaciones cotidianas.
¿Por qué? Porque son egresos no considerados en proyecciones y presupuestos, para lo que no existen recursos asignados para manejarlos. Por ende, drenan el capital de trabajo de formas inesperadas y pueden llegar a consumir los recursos de otras áreas y proyectos.
De forma más específica, estos pueden ser sus efectos:
- Presupuestos excedidos que pueden reducir la rentabilidad de un proyecto, inversión, o toda una organización.
- Liquidez inestable debido a pasivos no anticipados. Como resultado, pueden surgir problemas en la gestión financiera diaria.
- Alcance de metas ralentizado, producto de un flujo de efectivo debilitado que no puede cubrir objetivos de crecimiento al ritmo deseado.
Conocer las posibles consecuencias de este tipo de gastos es importante, ya que esto permite entender lo graves que pueden llegar a ser y así impulsarte a hacer todo lo que esté en tu control para manejarlos.
Ejemplos de gastos imprevistos comunes en una organización
Los gastos imprevistos pueden surgir de cualquier manera y en cualquier área, pero estos son algunos ejemplos comunes:
- Disrupciones en la cadena de suministro que generan la necesidad de recurrir a proveedores diferentes que podrían ser más costosos.
- Inventario obsoleto, dañado o perdido que crea costos de almacenamiento y adquisición no planeados.
- Mantenimiento de computadoras o maquinaria.
- Gastos de viaje, como comida, renta de vehículos, transporte, alojamiento, etc.
- Excesos en campañas de marketing digital.
- Costos de consultoría en relaciones públicas, leyes, contabilidad, etc., que puedan surgir crisis repentinas que deben ser manejadas.
- Gastos derivados de desastres y daños.
Estos ejemplos no cubren por completo la gran cantidad de gastos imprevistos que pueden aparecer de manera repentina en tu empresa, pero, al ser los más comunes, tenerlos en mente te ayudará a identificar áreas vulnerables y localizar tus esfuerzos en mantener sus costos bajo control.
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¿Cuál es la mejor forma de lidiar con gastos imprevistos?
La mejor forma de manejar los gastos imprevistos de tu negocio es mediante la previsión, es decir, por medio de la toma de decisiones proactivas para reducirlos o mitigar su impacto en caso de que sea necesario, pero antes de que se presenten en primer lugar.
¿Qué es lo que esto implica? En esencia, tomar medidas como las siguientes:
Construye un fondo de emergencia
Con un fondo suficiente, es posible amortiguar los gastos imprevistos y así evitar tener que tomar dinero de otras áreas o afectar el flujo de efectivo de tu empresa para cubrir una emergencia.
Construir un fondo de cualquier magnitud será de ayuda, pero lo mejor es tratar de ahorrar solo los recursos suficientes para cualquier posible riesgo con mayores probabilidades de volverse una realidad. Esto garantizará que el gasto sea cubierto sin problemas, pero sin que exista un exceso de capital inmóvil que no esté generando retornos.
Consigue los seguros que consideres pertinentes
Los costos derivados de situaciones, como desastres y daños a la propiedad, pueden ser manejados de manera más eficiente al contratar los seguros pertinentes. De esta forma, puedes transferir el riesgo financiero de estos eventos a otra institución y así evitar que estos causen demasiada presión sobre tu cash flow en caso de que sucedan.
Cabe mencionar que las pólizas pueden llegar a ser innecesariamente costosas si se adquieren en exceso y sin un enfoque estratégico. Por lo tanto, siempre es buena idea evaluar seguros antes de contratarlos y buscar personalizarlos de acuerdo con los riesgos particulares a los que tu negocio está más expuesto.
Implementa políticas de gastos y otras medidas de control financiero
Con el fin de mantener un nivel sano de liquidez que pueda cubrir imprevistos en caso de que sea necesario, recuerda también implementar medidas constantes de control financiero. Por ejemplo: crear políticas de gastos y monitorear ingresos y egresos.
Al reducir gastos innecesarios por medio de estas medidas, puede ser más sencillo mantener un flujo de efectivo mayor, el cual será mucho más resiliente ante costos inesperados.
Explora opciones de financiación en caso de que sean requeridas
Juntar los ahorros suficientes para crear un fondo de emergencia no siempre es tan sencillo, y ciertamente no es un proceso rápido, así que es muy probable que debas recurrir a financiamiento para responder a gastos imprevistos.
Con esto en mente, antes de que tu empresa sea afectada por imprevistos, ahora sería un buen momento para comenzar a explorar opciones rápidas y accesibles de financiación que puedan ser de ayuda para lidiar con emergencias, tratando de encontrar al proveedor que pueda brindarlas en el momento justo.
Monitorea de cerca tu liquidez
¿Cómo saber si es momento de conseguir financiación o de tomar medidas drásticas para reducir el impacto de costos inesperados? Esto solo es posible mediante un monitoreo constante de los flujos de entrada y salida de tu negocio.
Este nivel frecuente de vigilancia te ayudará a detectar vulnerabilidades en tu flujo de caja que puedan ser explotadas por gastos emergentes y así podrás hacer lo posible para cubrirlas antes de que estos se presenten.
Formas de financiamiento que podrían ser útiles para lidiar con costos inesperados
La financiación es crucial para cubrir gastos imprevistos sin poner presión sobre el cash flow de tu empresa, pero no cualquier producto financiero será de ayuda en estos casos. En realidad, requerirás de alternativas flexibles y de rápido acceso, que puedan responder de forma suficiente a las emergencias que surjan.
Estas son algunas de las opciones de financiamiento que cuentan con una o más de estas características:
- Factoraje financiero: consiste en adelantar el cobro de facturas pendientes. Los montos dependen enteramente de las facturas de tu negocio que desees financiar, y sus plazos de aprobación son menores que los del crédito tradicional.
- Líneas de crédito revolvente: le brindan a tu empresa un monto fijo de recursos mes con mes que puedes utilizar según lo necesites. Su aprobación suele ser mucho más lenta, pero su flexibilidad es única.
- Crédito asegurado: se trata de un crédito simple (préstamo) respaldado con garantías o cuyo monto depende de las ventas de tu empresa, por lo que es más seguro de otorgar para instituciones y, por ende, más rápido de aprobar.
- Crédito quirografario: es crédito con bajos requisitos (usualmente, una garantía escrita y una revisión rápida de tu score crediticio), por lo que se entrega ágilmente.
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Incluso si algunos costos se pueden anticipar, conocer cuándo surgirán nunca es una garantía, por lo que tomar las medidas para proteger a tu negocio en caso de que se presenten es esencial para evitar problemas.
Para contrarrestar los efectos de los gastos imprevistos, no olvides que tu empresa no está sola, pues existen aliados como Xepelin, que pueden apoyarla en más de una manera, con estos productos:
- Factoraje financiero que te permitirá adelantar el cobro de tus facturas pendientes para conseguir un flujo inmediato de liquidez, de gran utilidad para afrontar gastos imprevistos.
- Confirming que te ayudará a pagar a tus proveedores con financiamiento, para así postergar el pago con recursos propios y preservar un nivel estable de capital que te proteja contra emergencias.
- Crédito simple con valor de hasta el 40% de tus ventas anuales y que te brindará el apoyo que necesitas para que tu empresa opere sin contratiempos.
- Una herramienta gratuita de análisis financiero que te aportará datos en tiempo real sobre tu flujo de caja, ayudándote a tomar decisiones informadas sobre lo que debes hacer para mejorar tu liquidez.
El acceso a estos recursos es completamente digital, libre de papeleo y trámites presenciales, por lo que lo único que tienes que hacer para empezar a aprovecharlos es crear una cuenta en Xepelin.
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