Para garantizar rentabilidad y un flujo de efectivo saludable, cada inversión o gasto que realice tu empresa debe generar algún tipo de retorno, ya sea este económico, operacional, estratégico, competitivo, etc., es decir, deberá ser un gasto inteligente.
La simple acción de gastar dinero no será suficiente para lograr este tipo de inversiones, pues los gastos inteligentes poseen características específicas y son impulsados por medidas determinadas que debes seguir para lograrlos.
Por fortuna, la meta de lograr gastos inteligentes constantes es perfectamente alcanzable con la información adecuada y en este artículo te ayudaremos brindándola de manera clara y concisa. Así, podrás comenzar a trabajar por un gasto más inteligente en tu negocio y el alcanzarlo será más sencillo.
¿Qué son los gastos inteligentes?
Los gastos inteligentes se pueden definir como todas aquellas inversiones que, verdaderamente, contribuyen al éxito, bienestar y crecimiento de una empresa, a través de retornos en distintas áreas, como las finanzas, la eficiencia operativa o la competitividad, entre otras. Esto, de acuerdo con las metas específicas de una organización.
¿Cómo identificar si un gasto es inteligente?
Puedes comprobar que un gasto es inteligente, verificando si este contribuye al alcance de los objetivos de tu negocio. Esto implica que lo que una organización puede clasificar como gasto inteligente, podría no serlo en otra, dadas las diferencias existentes entre propósitos empresariales.
Adicionalmente, este gasto debe ser rentable y no entrar en conflicto con otros objetivos de tu empresa. Por ejemplo, si estás invirtiendo en mayor contratación de personal para cumplir la meta de acelerar ciertos procesos, esto puede parecer un gasto inteligente, pero no lo será si esto está afectando el flujo de caja de tu negocio o si está impidiendo el cumplimiento de una meta de ahorro prioritaria.
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Beneficios de una gestión enfocada en conseguir gastos inteligentes
El hacer lo posible por asegurar gastos inteligentes en tu empresa desbloquea una serie de beneficios como los siguientes:
- Alcance más rápido de metas gracias a la asignación adecuada de recursos en prioridades más importantes.
- Ahorro en costos debido a las reducciones en inversiones innecesarias o poco productivas.
- Flujo de efectivo más estable, producto de menores costos.
- Rentabilidad incrementada dadas las mejoras en costos y flujo de efectivo que una gestión enfocada en el gasto inteligente puede brindar.
- Mayor visibilidad sobre ingresos y egresos, pues la gestión enfocada en los gastos inteligentes parte de un proceso adecuado de analítica y monitoreo constante.
- Mejor toma de decisiones, ya que este tipo de gestión genera datos valiosos que alinean cada inversión con las metas de tu empresa.
Mejores prácticas para el alcance de gastos inteligentes
Ahora bien, quedan claros los beneficios de los gastos inteligentes, pero, ¿cómo conseguirlos y mantenerlos constantes? Para ello, se pueden seguir estas prácticas:
Delimita metas claras a seguir y prioridades
Simplemente, no es posible realizar gastos estratégicos que contribuyan al alcance de propósito si estos propósitos no son claros en primer lugar. Por lo tanto, la delimitación de metas claras es el primer paso que debes tomar para llegar a gastos inteligentes.
Igualmente, no todas las metas tienen la misma importancia, así que también tendrás que establecer prioridades en cuanto a los objetivos principales que tus gastos deberán respetar antes de enfocarse en otras metas.
Redacta políticas de gastos y guías claras
La realización de gastos alineada con las metas establecidas dependerá enteramente de las decisiones tomadas por cada miembro de tu empresa responsable de manejar presupuestos, así que sería buena idea brindarles una guía clara de cómo apegarse a los objetivos generales.
¿Cómo? Mediante políticas de gastos claras y simples, que orienten a tu equipo sobre lo que un gasto inteligente es y lo que deben hacer para realizarlo continuamente.
Vigila gastos de cerca
Para verificar que los gastos realizados en tu negocio sean, en realidad, inteligentes y para tomar medidas de control más fuertes en caso de que esto no sea cierto, necesitarás vigilar los egresos de cerca.
En este ámbito, tienes 2 opciones: monitorearlos de forma manual con un chequeo periódico de registros y estados financieros o vigilarlos en tiempo real con un dashboard, ERP u otra herramienta digital. Esto último suele ser lo mejor, dada la vulnerabilidad a errores y lentitud del proceso manual. Por suerte, existen herramientas de monitoreo totalmente gratuitas.
Utiliza datos para tomar decisiones sobre en qué gastar
Una decisión de gasto puede parecer lógica a primera vista, pero la única forma de comprobar que, en efecto, será inteligente es con datos que la respalden. Entonces, para conseguir gastos inteligentes, deberás incorporar la analítica en los procesos de decisión de tu negocio.
Decir esto es más sencillo que ponerlo en práctica, pero hay formas sencillas de comenzar, por ejemplo, calculando el ROI de ciertas inversiones para comprobar su rentabilidad o analizando el retorno de cada gasto a lo largo del tiempo.
Toma medidas para cortar costos innecesarios
Para impulsar aún más los gastos inteligentes, se necesita asegurar los recursos suficientes para apoyarlos. Puedes lograr esto tomando medidas para identificar y reducir costos innecesarios en tu empresa. Esto potenciará los resultados de cada decisión estratégica de gasto al liberar recursos suficientes en áreas donde no son utilizados o requeridos.
Herramientas de tecnología básicas para una gestión inteligente
Como puedes ver, para alcanzar gastos inteligentes en una organización se necesitan niveles elevados de visibilidad y analítica que difícilmente se pueden conseguir con procesos manuales. Por ello, deberás apoyarte en la tecnología disponible para conseguirlos y mantenerlos a lo largo del tiempo.
Estos son algunos ejemplos de las herramientas que podrían ser útiles para alcanzar tu propósito:
- Algoritmos de inteligencia artificial que ayuden a identificar patrones y tendencias en los datos de gastos para así tomar decisiones más rentables y alineadas con las metas de tu negocio.
- Herramientas de BI (Business intelligence) que faciliten la analítica de grandes cantidades de información y permitan visualizarla de una forma que resulte clara.
- Tarjetas corporativas con límites establecidos que permitan hacer cumplir las políticas de gastos.
- Apps y software de control de gastos que incorporen distintas funcionalidades para monitorearlos.
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Si bien es cierto que la transición hacia gastos inteligentes en tu empresa puede no ser sencilla, los posibles beneficios superan considerablemente la dificultad del proceso, por lo que siempre es aconsejable comenzarlo cuanto antes.
Para empezar de manera rápida, recuerda que no estás solo, pues existen aliados como Xepelin, que te brinda una herramienta de análisis financiero con la que podrás monitorear de cerca los egresos de tu empresa, así como otros indicadores financieros clave para tomar decisiones de inversión que, verdaderamente, estén alineadas con tus metas.
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