Para preservar la solvencia a corto plazo, minimizar costos y riesgos, hacer del efectivo excedente algo productivo y mantener operaciones estables, entre otras cosas, el cash management es un proceso estratégico esencial en cualquier tipo de empresa.
A primera vista, este proceso parece simple; solo manejar el efectivo para maximizar su potencial y mantenerlo estable. Pero la realidad es que un cash management óptimo requiere de un entendimiento más amplio sobre los objetivos centrales de este proceso, sus partes, buenas prácticas y otras piezas importantes de información.
Esto y más lo exploramos aquí, todo con el fin de que puedas lograr una gestión de efectivo empresarial que desbloquee todos los beneficios posibles.
¿Qué es el cash management?
Empezando por lo más básico, el cash management se define como el proceso estratégico de controlar y administrar el flujo de efectivo de tu empresa para que este apoye las operaciones de la mejor forma posible, con niveles estables de liquidez para afrontar deudas, costos y riesgos mínimos y sin capital ocioso que no contribuya al alcance de metas.
Se trata de un componente esencial en la gestión financiera general de cualquier tipo de organización.
Los objetivos que guían al cash management
Más específicamente, el cash management se lleva a cabo para cumplir con estos 6 propósitos:
- Asegurar liquidez suficiente para lidiar con obligaciones de pago a corto plazo y deudas, aprovechar oportunidades y, posiblemente, manejar situaciones de emergencia.
- Reducir riesgos financieros de deuda con la asignación adecuada de excedentes en lugar de la solicitud de financiación en automático.
- Minimizar costos netos y de oportunidad con gastos planificados, sin excesos de deuda y estrategias establecidas de inversión.
- Mantener al mínimo el capital ocioso mediante su gestión e inversión apropiada.
- Balancear el flujo de efectivo para que se mantenga suficiente, pero no genere demasiados excedentes a manejar.
- Alinear gastos con metas estratégicas generales con el fin de que estos contribuyan al crecimiento empresarial.
Un proceso de cash management que sigue estos principios y hace lo posible por cumplirlos es un proceso con mejores probabilidades de éxito y mejores resultados. Sin este enfoque, es posible que este cumpla con ciertas funciones básicas de mantenimiento de liquidez, pero no contribuye más allá al desarrollo de tu empresa.
Partes que engloba el cash management
Las metas anteriores orientan el proceso de cash management y dictan lo que debe cumplir para ser efectivo objetivamente, pero ¿cómo debe verse este proceso para alcanzarlas? Idealmente, tiene que englobar estas tareas:
Proyecciones de flujo de caja y de necesidades de capital
Tener una idea aproximada, pero precisa, de necesidades futuras de capital y flujos de efectivo esperados de forma realista es vital para que el proceso sea efectivo en la satisfacción de requerimientos de liquidez, el balance de flujos y la toma de decisiones en torno a la adquisición de deuda.
Creación de presupuestos
Presupuestos bien delimitados (pero flexibles) permiten mantener el enfoque del cash management en el alcance de metas específicas y evitan excesos de gastos.
Inversión de excedentes
Para cumplir los propósitos de reducir el capital ocioso y preservar la liquidez, este proceso debe involucrar el diseño de una estrategia de inversión a corto plazo centrada en la generación de rendimientos, pero con disponibilidad de fondos. Por ejemplo, a través de cuentas remuneradas, pagarés u otras inversiones con plazos cortos que generen rendimientos con alta liquidez de capital.
Gestión de cobros y pagos
Una parte esencial del cash management es la gestión de cobros y pagos, optimizada para acelerar cobranzas y postergar (en la medida de lo posible) transferencias con el propósito de estabilizar niveles de liquidez.
Ahorro de reservas
Pensando en la posibilidad siempre presente de que un cambio en el mercado tenga efectos negativos que se tengan que manejar con mayor capital al utilizado históricamente, el proceso de gestión de efectivo debe incluir protocolos de ahorro y contingencia, como la creación de un fondo de emergencia y planes que generen resiliencia financiera a futuro.
Monitoreo y análisis constante
La toma de decisiones de inversión, gestión y planificación que forman parte del proceso de cash management requiere un flujo de información constante que solo el monitoreo y análisis financiero continuo puede brindar.
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Medidas y buenas prácticas para una gestión de efectivo ideal
Lo anterior representa solo las partes fundamentales del cash management, sin las cuales no puede cumplir sus objetivos fundamentales. Sin embargo, existen medidas adicionales que pueden servirte para ir más allá de un proceso funcional y lograr un proceso altamente exitoso, tales como estas:
- Diseña procesos de gestión y decisión que guíen a cada miembro del equipo involucrado en el cash management a desempeñar su papel de forma constante y eficiente.
- Garantiza la visibilidad de flujos de dinero de manera digital para tener mayor información en la toma de decisiones.
- Centraliza la tesorería para que sea menos complicado llevar a cabo todas las tareas de cash management y sea más sencillo vigilarlas.
- Automatiza partes del proceso, como proyecciones, depósitos en cuentas de inversión, cobranzas, etc., con el fin de reducir errores y liberar personal para otras áreas.
- Mide la efectividad del proceso con KPI estratégicos para saber qué funciona y qué se debe mejorar objetivamente.
- Implementa medidas de seguridad para reducir el riesgo de robo intrínseco a la gestión de efectivo. Por ejemplo, la segregación de tareas y las conciliaciones diarias.
- Planifica decisiones con antelación para mantener siempre una gestión proactiva y planificada en vez de una reactiva y menos pensada.
- Piensa en el cash management como un todo en el que cada parte debe funcionar adecuadamente para obtener los mejores resultados y diseña tu estrategia en torno a esta noción, con colaboración y comunicación entre áreas involucradas.
Herramientas que apoyan la ejecución óptima del cash management
La automatización de tareas, la mejora de la visibilidad de las finanzas y la centralización de tesorería, entre otras medidas, requieren de cierto grado de inversión en tecnología para volverse una realidad. ¿Qué tecnología? Comúnmente, estas son algunas de las herramientas que apoyan estas buenas prácticas:
Las plataformas de tesorería ofrecen una forma centralizada de vigilar liquidez, identificar excedentes, manejar cobros y pagos e, incluso, algunas como Xepelin Suite permiten colocar fondos inactivos para que estos generen un interés diario, pero con disponibilidad total para su utilización en caso en que sea necesaria.
Por otro lado, distintas soluciones de inteligencia artificial enfocadas en el ámbito financiero poseen capacidades para analizar grandes cantidades de datos y así predecir de mejor manera futuras necesidades y flujos de efectivo.
Otros sistemas de automatización especializados, como sistemas contables, de gestión de cobros y pagos, ERP, etc., también pueden brindar visibilidad en tiempo real sobre áreas críticas de cash management junto con funciones que simplifican el proceso. Por ejemplo, conciliaciones automáticas, programación de pagos, envío de recordatorios y demás.
¿Por qué es importante el cash management? Beneficios de una gestión óptima
En este momento, queda claro que una gestión de efectivo ideal no es sencilla y requiere esfuerzo, recursos y tecnología; entonces, ¿por qué invertir tanto en optimizarlo? ¿No basta con un proceso básico?
La realidad es que el cash management es importante porque se trata de un componente vital que influye en aspectos como la capacidad de tu empresa para manejar compromisos de pago, sobrevivir a corto y largo plazo y crecer de forma estable, por lo que siempre es buena idea buscar la forma de mejorarlo.
Adicionalmente, este es un proceso en el que vale la pena invertir debido a los beneficios que brinda el hacerlo, tales como:
- Mejor rentabilidad debido a la utilización del capital ocioso o idle cash.
- Tranquilidad para operar con el capital necesario en todo momento.
- Resiliencia para manejar cambios anticipados y no anticipados de forma efectiva y con menores tiempos de recuperación.
- Menores deudas que puedan erosionar el flujo de caja mes con mes.
- Un flujo de efectivo mayor a futuro, el cual se puede reinvertir en áreas que impulsen el crecimiento.
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Entendiendo a fondo lo que el cash management ideal implica y requiere, ahora puedes ejecutarlo en tu negocio de tal forma que todos los beneficios que puede ofrecer estén a tu alcance.
Tal vez no sea sencillo lograr un proceso perfecto, pero siempre es posible con las prácticas adecuadas y el acompañamiento tecnológico suficiente.
Para que experimentes desde ahora lo que un buen proceso de cash management puede ser, recuerda que existen plataformas gratuitas como Xepelin Suite que te pueden ayudar a lograrlo de muchas formas diferentes.
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Con este nivel de digitalización y centralización de la tesorería de tu empresa, manejar tu liquidez puede ser más simple y tomar decisiones para llevarla a otro nivel puede ser algo más rápido y con mayores probabilidades de éxito.
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