Tradicionalmente, Excel ha sido la herramienta más popular para la administración financiera en la mayoría de los negocios, debido a su relativa accesibilidad, flexibilidad y bajo costo. Sin embargo, dado que ahora existe también una gran variedad de herramientas digitales y software más especializado, es posible preguntarse: ¿Sigue siendo la mejor alternativa?
Aquí buscaremos responder a esta pregunta, comparando a esta herramienta de creación de hojas de cálculo con las capacidades generales que los software de gestión (o ERP) ofrecen, centrando la comparación en 9 elementos esenciales que, idealmente, debes tomar en cuenta para elegir el mejor sistema de gestión para tu empresa.
Flexibilidad y escalabilidad
Una de las razones más grandes detrás de la popularidad de Excel como sistema de gestión está en su capacidad para adaptarse a proyectos específicos y crecer en conjunto con las necesidades de una empresa. Anteriormente, esta ventaja lo destacaba inmediatamente de entre otras opciones, pero, hoy en día, no representa un beneficio tan significativo.
¿Por qué razón? Gracias a las innovaciones en tecnologías como el software de código abierto (es decir, código editable y adaptable), muchos software ERP y demás herramientas de gestión poseen la misma capacidad de adaptabilidad que la opción tradicional.
Por ello, aunque la flexibilidad y escalabilidad continúan siendo fundamentales al momento de elegir una herramienta, en realidad no son cualidades exclusivas de Excel.
Visibilidad en tiempo real
En efecto, Excel cuenta con una función de datos en tiempo real (RTD) que permite extraer información de servidores compatibles. Sin embargo, por cuestiones de seguridad, el alcance de dicha función se encuentra limitado a información pública (como datos de acciones en la bolsa) y no puede ser aprovechado para rastrear finanzas en tiempo real.
En cambio, todo software de gestión y ERP cuenta con integraciones con otros sistemas (como bancos y otras herramientas) que les permiten extraer información de fuentes fiables y mantenerla actualizada de forma 100% automática, sin una introducción manual de datos.
Precisión (susceptibilidad a errores)
Dadas sus integraciones y capacidades de automatización que extraen datos directamente desde una fuente, sin intermediarios, los sistemas ERP y otros software de gestión presentan una menor vulnerabilidad a errores manuales de registro.
Por el contrario, sin importar si son aprovechadas sus funcionalidades de automatización, como los macros o las tablas dinámicas, la actualización de cualquier base de datos en Excel requerirá de un proceso manual que es, por naturaleza, susceptible a una gran variedad de errores que pueden desencadenar otros problemas.
Te podría interesar: 10 Herramientas financieras digitales para Pymes
Generación de reportes
Por medio de Excel, es posible generar gráficas actualizables de forma manual que permiten construir reportes financieros simples. Pero, estas capacidades no pueden competir con el potencial que tiene un ERP para brindar información que, además de permanecer actualizada de forma automática, es fácilmente digerible a través de múltiples dashboards visuales que simplifican procesos complejos de analítica.
Facilidad de uso y curva de aprendizaje
Aunque toda nueva herramienta exigirá cierto grado de capacitación al personal para lograr una transición sencilla, los software de gestión empresarial están diseñados con la facilidad de uso en mente, brindando capacidades avanzadas, sin necesidad de una capacitación extensiva.
A primera vista, Excel puede parecer una herramienta fácil de usar, ya que resulta una alternativa familiar, con una gran cantidad de usuarios capaces de aprovecharla a nivel básico. No obstante, el potencial avanzado de este software suele estar detrás de una curva de aprendizaje pronunciada.
Costo
La realidad es que el costo promedio de un software ERP puede llegar a ser mucho mayor que el de una herramienta como Excel, incluso comparándolo con la opción de pago de este último.
Sin embargo, si bien es válido tomar la decisión de optar por Excel para reducir costos en la administración financiera, es importante recordar que existen ERP gratuitos que también pueden brindar todas las ventajas de un software de gestión promedio, pero de forma más accesible.
Relacionado: Las mejores herramientas digitales para tu empresa en este 2025
Funcionalidades adicionales
En Excel, es posible crear bases de datos organizadas, realizar cálculos y generar gráficos que asistan con la interpretación de la información. Pero, para obtener funciones adicionales a la gestión de datos, recurrir a un ERP es la única opción, pues estos cuentan con otras herramientas que ayudan a mejorar procesos más allá de su análisis.
Por ejemplo, Excel puede ser de gran ayuda para tener un control sobre las cuentas por cobrar y sus detalles, pero, para optimizarlas a través de conciliaciones automáticas o recordatorios de pago programados, será necesario acudir con un ERP de gestión de cuentas más completo.
Capacidades de analítica
A través de bases de datos dinámicas y filtros especializados, Excel ayuda a facilitar la segmentación e interpretación de la información registrada. Sin embargo, no tiene manera de generar nuevos insights o perspectivas por sí solo, sino que depende de la capacidad de la persona que utilice la herramienta.
Por otro lado, los sistemas ERP modernos tienden a incorporar funciones de analítica avanzada por medio de la inteligencia artificial, las cuales les permiten acompañar la visualización de datos en tiempo real con análisis financieros automáticos y sugerencias personalizadas.
Colaboración y centralización de datos
Incluso con hojas de cálculo interconectadas, la utilización de Excel por equipos individuales y en tareas segmentadas facilita la creación de silos de información que no pueden integrarse fácilmente con otras aplicaciones. Incluso con buenas prácticas en el manejo de los datos, la capacidad de Excel para centralizar información de forma comprensible es limitada.
Este problema no ocurre con los sistemas ERP de gestión, ya que estos funcionan centralizando diferentes bases de datos en un solo lugar y son capaces de comunicarse con otros sistemas por medio de API y otras integraciones, impidiendo así el surgimiento de malos procesos de gestión.
Te podría interesar: ¿Por qué el 50% de retailers pierden ventas por falta de datos en tiempo real?
Seguridad de la información
La información financiera de una empresa puede ser sensible, por lo que necesita ser protegida de alguna manera. En esta área, tanto Excel, como los sistemas ERP, poseen el potencial para encriptar datos y protegerlos de usuarios no autorizados.
¿La diferencia? Los sistemas ERP incorporan protocolos de seguridad más avanzados que permiten bloquear el acceso a información altamente segmentada y específica, sin restringir por completo una base de datos. Mientras que Excel únicamente permite reducir el acceso a libros completos y no a hojas o tablas particulares.
En conclusión, aunque Excel es una herramienta familiar que aún puede generar valor para tu empresa de otras formas, es posible que no tenga las capacidades para competir con un sistema ERP promedio en materia de gestión financiera.
Por ello, si deseas comenzar a digitalizar las finanzas de tu negocio, puede ser mejor evaluar las opciones de software ERP existentes para encontrar una que se ajuste a tu presupuesto, en lugar de recurrir a Excel y quedar expuesto a posibles errores u otras deficiencias.
Finalmente, recuerda que no es necesario gastar grandes cantidades de dinero en un ERP que te permita dejar atrás las hojas de cálculo, ya que Xepelin tiene para tu empresa un sistema de análisis financiero 100% gratuito que te brindará visibilidad sobre todos tus movimientos en un solo lugar y en tiempo real.
Para comenzar a utilizar esta herramienta, y conseguir acceso al resto de soluciones financieras que Xepelin tiene para ti, lo único que debes hacer es registrarte.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
