El cumplimiento normativo o compliance es clave sin importar el tipo de empresa, su tamaño o sector comercial, pues es aquello que permite operar con normalidad y estabilidad en el sentido más fundamental.
Sin embargo, algo en lo que toda organización puede estar de acuerdo es que lograr un cumplimiento apropiado es complicado y costoso, pues involucra adaptarse a una creciente red de regulaciones y luego hacer el esfuerzo para mantenerse apegado a ellas.
En este contexto, estándares internacionales como la ISO 37301 son extremadamente valiosos, ya que brindan una guía para manejar el compliance de forma consistente y estructurada, pero flexible, sin complicaciones innecesarias y con la capacidad para adaptarse a nuevos cambios legales.
¿En qué consiste este estándar? Aquí te brindamos lo que necesitas para comprenderlo y comenzar a adoptarlo, lo que es, su importancia, su estructura y, adicionalmente, por qué es buena idea seguirlo en tu empresa.
¿Qué es la ISO 37301 y qué establece?
En primer lugar, la norma ISO 37301 es un estándar con reconocimiento internacional para la implementación y mantenimiento de un sistema de gestión de compliance o cumplimiento normativo dentro de una organización.
Su propósito es el de ayudar a empresas, organizaciones sin fines de lucro y otras entidades a manejar los retos del panorama normativo exitosamente, de forma proactiva, constante y estructurada, tomando en cuenta las necesidades específicas de cada organización, pero bajo un estándar auditable que permite evaluar y comparar niveles de éxito objetivamente.
Fue publicado oficialmente por la ISO (International Standardization Organization u Organización Internacional de la Normalización) en 2021.
¿Qué es un sistema de gestión de compliance o cumplimiento normativo?
Central a la norma ISO 37301 está el concepto de sistema de gestión de compliance o cumplimiento normativo (CMS por sus siglas en inglés), pero ¿qué significa?
Básicamente, un CMS es un conjunto estructurado de procesos, políticas y controles internos diseñado para ayudar a las empresas a lograr el nivel deseado de cumplimiento normativo, sostenerlo a lo largo del tiempo y adaptarse sin complicaciones a cambios regulatorios.
Para tener una primera idea de por qué la ISO 37301 es tan importante, este concepto es vital, pues revela cómo es que la norma puede generar valor inmediato y a largo plazo.
ISO 370301 vs. ISO 19600: ¿Cuál es su diferencia?
Antes de la publicación oficial de la ISO 37301, ya existía un estándar ISO en materia de cumplimiento normativo que podía ser tomado como referencia en organizaciones de todo tipo: la ISO 19600, publicada en 2014.
Sin embargo, hay una razón por la cual la Organización Internacional para la Normalización vio la necesidad de emitir una nueva norma de compliance años después: mientras que la ISO 37301 es certificable, la ISO 19600 no lo es.
Aunque ambas brindan guías relevantes en la gestión del cumplimiento normativo, la ISO 19600 solo ofrece recomendaciones que una empresa puede aceptar o no y que no son verificables por un auditor independiente, mientras que la ISO 37301 aporta requerimientos auditables objetivamente por terceras partes y esta fue creada para sustituir directamente a la ISO 19600.
Esta cualidad permite que tu empresa pueda certificarse para demostrar oficialmente su seguimiento de la ISO 37301 con fines reputacionales y de gestión interna.
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Beneficios de la adopción de la norma ISO 370301: ¿Por qué adoptarla?
De forma tanto interna como externa, adoptar la ISO 37301 y certificarse en su seguimiento trae consigo varios beneficios que hacen que esta decisión sea una buena idea en la gran mayoría de contextos. Estos son algunas de sus ventajas más grandes:
- Cumplimiento normativo sólido como producto de la creación de un sistema que lo asegura día a día de forma confiable.
- Mejoras reputacionales frente a clientes gracias a una certificación que comprueba altos estándares de cumplimiento legal.
- Eficiencia incrementada en la gestión de compliance, con una inversión optimizada para generar el impacto requerido sin consumir recursos excesivos.
- Mayores oportunidades de colaboración con socios y proveedores de mayor calidad, con estándares altos de compliance.
- Una cultura interna ética y transparente que ayuda a crear un mejor ambiente laboral.
Resulta cierto que la decisión de adoptar normas como esta puede exigir grandes inversiones de tiempo y, sobre todo, recursos, los cuales a veces son difíciles de conseguir sin el financiamiento suficiente, por lo que no siempre es posible tomarla.
No obstante, estos beneficios justifican este paso en situaciones en las que cualquier posible riesgo o limitación resulta inferior y, como podrás ver a continuación, la ISO 37301 está diseñada para ser implementada de acuerdo con las necesidades y prioridades de tu empresa, permitiéndote elegir la dimensión y enfoque de su adopción.
Estructura fundamental y pilares de la ISO 37301
Si decides tomar acción para adoptar este estándar en tu empresa y comenzar a pensar en su certificación, lo primero que debes hacer es familiarizarte con su estructura, la cual explica la aplicabilidad y trasfondo teórico de la ISO 37301, al igual que los requisitos a cumplir para seguirla.
A nivel general, esto es lo que contiene, dividido en un capítulo introductorio y 10 secciones:
Introducción
Destaca la gestión de compliance como parte vital de la gestión empresarial general y establece los principios centrales de un buen sistema de cumplimiento normativo, los cuales son:
- Integridad
- Buena gobernanza
- Proporcionalidad (compliance solo en torno a los requerimientos legales de una empresa, sin invertir recursos innecesariamente)
- Transparencia
- Responsabilidad
- Sostenibilidad
Alcance
Define para qué clase de entidades está diseñada la ISO 37301, que en este caso son organizaciones de todo tipo, tamaño y sector para los que los contenidos de la norma sean relevantes.
Referencias normativas y términos y definiciones
Son las siguientes 2 secciones introductorias del estándar, las cuales expresan las referencias normativas a partir de las cuales está diseñado (ninguna en este caso) y los términos y definiciones que utiliza.
Contexto de la organización
Comienza a expresar los requisitos de un sistema de gestión de compliance ideal, empezando por la detección apropiada de riesgos de cumplimiento, la delimitación del alcance del sistema, lo que el sistema debe ser para cubrir las necesidades de partes interesadas, lo que lo afecta y el estado actual de la gestión de compliance en tu empresa.
A partir de este contexto se deben tomar las decisiones sobre el establecimiento y mantenimiento del CMS.
Liderazgo
Expresa como requerimiento el involucramiento de las posiciones de liderazgo de tu empresa en la creación del sistema a través del compromiso con el proyecto, la creación de políticas de compliance y el establecimiento de roles claros dentro de la gestión de esta área, lo cual, en conjunto, permite que el sistema forme parte de la cultura de tu organización.
Planeación
Esta sección destaca el requisito de planificación de un sistema de gestión de compliance como algo vital, esto, tomando como referencia el contexto, pero traduciéndolo a una realidad más práctica y estructurada.
Engloba enlistar las acciones a tomar para afrontar los riesgos encontrados, delimitar las metas del proyecto y el plan para cumplirlas y dictar los cambios a realizar en el sistema actual para llegar al sistema deseado.
Apoyo o soporte
Expresa como requisito el enlistamiento de los recursos, competencias, esfuerzos de concientización y sistemas de comunicación y documentación necesarios que servirán para materializar las acciones planeadas y registrar (en caso de la documentación) todo lo relacionado con el CMS para fines internos de gestión y externos de auditoría.
Operación
Para traducir los requisitos anteriores a la práctica y realidad cotidiana del sistema, esta sección destaca el requerimiento de fijar y sostener controles que permitan que el CMS opere de acuerdo con lo esperado, por ejemplo, con procesos definidos para el reporte seguro de faltas de cumplimiento y su investigación adecuada.
Evaluación de desempeño
Fija la evaluación continua del sistema como requisito para que este sea ajustado con el fin de mantenerse efectivo y relevante a medida que el tiempo pase y nuevos cambios regulatorios se presenten. Esto involucra establecer KPI estratégicos y realizar auditorías internas periódicas.
Mejora
Conlleva utilizar los datos generados por las evaluaciones de desempeño para realizar ajustes pertinentes al sistema, adoptando un ciclo PHVA de mejora continua que ayude a implementar mejoras estratégicamente y contando con un proceso de registro de desviaciones y su manejo que sirva para aprender de problemas ya manejados.
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Otras normas ISO para un cumplimiento normativo completo
Aunque integral, la ISO 37301 puede ser complementada con otros estándares para lograr un cumplimiento normativo completo, tanto a nivel general como específico en varios aspectos. Entonces, si la prioridad actual de tu empresa es invertir en un mejor compliance, estas otras normas dentro y fuera de la familia ISO 37000 pueden ser relevantes:
- ISO 37000 para el manejo de la gobernanza en una organización.
- ISO 37001 para la creación de sistemas de gestión anti soborno.
- ISO 37002 para el manejo de sistemas de gestión de denuncias.
- ISO 45001 para sistemas de gestión de seguridad laboral, un componente clave de compliance.
- ISO 14001 para sistemas de gestión ambiental, un área cada vez más entrelazada con el cumplimiento normativo.
- ISO 27001 para la gestión ética de datos, siguiendo el creciente número de leyes en este ámbito.
En conclusión, la gestión de compliance no es sencilla, por lo que todas las guías estructuradas que proporciona la ISO 37301 en esta área son de alto valor, sin importar el tamaño, tipo o sector comercial de tu empresa.
Por supuesto, la implementación y certificación de este y otros estándares internacionales suele generar costos considerables de asesoría, entrenamiento, auditoría y de otros tipos más, los cuales pueden drenar la liquidez rápidamente, así que no olvides que Xepelin puede ayudarte en tu camino con financiamiento enfocado en la preservación del flujo de efectivo de tu negocio.
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