Elaborar un presupuesto empresarial es parte crucial del manejo de finanzas de un negocio, ya que permite anticiparse a las necesidades y manejar de forma correcta sus recursos. Pero, ¿cómo se comprueba que es acertado? Para ello, se debe de llevar a cabo un análisis o evaluación de presupuestos empresariales.
En Xepelin, queremos que toda empresa tenga acceso a las mejores herramientas de creación y comparación de presupuestos, por lo que hablaremos sobre la importancia de monitorear los presupuestos empresariales, cómo hacerlos de forma correcta y consejos para generar proyecciones más acertadas.
¿En qué consiste un análisis o evaluación de presupuestos empresariales?
Consiste en comparar un presupuesto determinado con las finanzas verdaderas de una empresa o un área dentro de ella, con el fin de medir su desempeño. Su principal propósito es encontrar qué tan acertado fue en sus estimaciones de gastos e ingresos, para después realizar modificaciones que las hagan más precisas en el futuro.
A diferencia de un análisis financiero, cuyo fin es medir el desempeño real de las finanzas de un negocio, una evaluación o análisis de presupuesto busca encontrar qué tan eficaz fue un presupuesto en predecir costos e ingresos y manejar gastos. Se puede decir que este parte de los resultados de un análisis financiero, por lo que, antes de iniciarlo, es necesario contar con una idea sólida de cómo están funcionando las finanzas de una empresa.
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¿Por qué es necesario realizar un análisis de presupuestos empresariales?
Un análisis de presupuestos es crucial en el procedimiento para manejar las finanzas de una empresa por 4 razones principales:
- Más que una meta, la gestión financiera debe ser un proceso continuo, por lo que siempre es recomendable realizar análisis y revisiones completas de las finanzas de un negocio, así como de sus presupuestos. Esta perspectiva brinda la flexibilidad necesaria para que una empresa responda a los factores externos y se adapte a ellos eficazmente.
- Permite identificar oportunidades de reducción de costos o gastos al comparar proyecciones financieras iniciales con la realidad. De esta manera, es fácil identificar inversiones que están resultando poco rentables en la práctica y tomar decisiones para reducirlas, redirigirlas o eliminarlas por completo.
- Ayuda a identificar prioridades al mostrar claramente todas las áreas que se pueden mejorar, relacionándolas y poniéndolas en contexto. Por ejemplo, si existen distintos problemas financieros, pero es difícil determinar cuál se debe de afrontar primero, un análisis de presupuestos ayuda a encontrar el que resulta más grave en comparación con los demás.
- Mantener una estrategia que no funciona resulta ser más costoso que cambiarla, por lo que siempre es mejor realizar modificaciones en un presupuesto en lugar de aferrarse a él hasta que sea efectivo, ya que ese momento podría no llegar nunca.
Pasos para realizar un análisis de presupuestos empresariales
- Determina el tipo de presupuesto que deseas analizar, ya sea de un área particular o sobre todas las finanzas de la empresa.
- Obtén información confiable sobre el desempeño de tu empresa o del área elegida utilizando registros financieros, como hojas de balance general y estados de resultados, u otras herramientas que permitan monitorear datos financieros en tiempo real.
- Realiza una comparación entre los datos reales y las proyecciones iniciales, y anota las variaciones finales entre cada una, resaltando si los resultados reales fueron mayores o menores a cada estimación.
- Encuentra las posibles causas de cada variación, como factores externos (cambios en la economía, inflación, etc.), errores al momento de calcular el presupuesto o factores internos (como una mala distribución de recursos). Esto mostrará las posibles soluciones a cada problema.
- Sitúa a tu negocio y a su presupuesto en el contexto específico de su industria, ya que algunas cifras pueden parecer positivas o negativas a primera vista, pero al analizarlas dentro del contexto del sector al que pertenece la empresa, se pueden obtener insights diferentes. Para hacer esto, puedes realizar un benchmark de presupuestos.
- Clasifica cada costo y gasto según su importancia, separando aquellos que no son necesarios para que el negocio opere, de aquellos que sí. Esto brindará claridad sobre los gastos que pueden ser modificados significativamente y los que no.
- Mide la rentabilidad de cada costo y gasto para detectar la magnitud de los ajustes que puedes realizar, sin importar si el gasto es crucial o no. Esto permite conocer las áreas en donde la inversión puede ser excesiva o deficiente y redirigir los recursos de la empresa, según se considere.
- Ajusta el presupuesto tomando en cuenta todos los hallazgos del análisis. Una vez que conoces las causas de cada variación e identificas las formas en las que puedes distribuir los recursos del negocio, es más sencillo crear un nuevo presupuesto que responda a estos datos.
Mejores prácticas para realizar un análisis efectivo
Aunque los pasos anteriores son una buena guía para realizar un análisis de presupuestos empresariales, existen ciertas prácticas adicionales que debes de tener en mente al momento de llevarlo a cabo:
- Considera las variaciones como normales, ya que es poco probable que un presupuesto sea completamente acertado. La meta debería de ser reducirlas en medida de lo posible, no eliminarlas por completo.
- No todos los aumentos en gastos son negativos, por lo que cada uno se debe analizar en el contexto de su rentabilidad. Si un gasto específico fue mayor a lo esperado, pero esto no tuvo ningún impacto negativo en la rentabilidad del negocio o su revenue, tal vez no sea necesario encontrar formas de disminuirlo.
- Involucra a tu equipo en el proceso, esto facilita la detección de causas y problemas, ya que se obtienen perspectivas únicas de aquellos miembros que son afectados por un presupuesto, sin ser parte del equipo de finanzas.
- Monitorea periódicamente de forma mensual y trimestral para verificar la eficacia de cada presupuesto.
- Apóyate en tecnología relevante que facilite el monitoreo mediante rastreo de datos en tiempo real o que simplifique el proceso de benchmarking.
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Consejos para crear presupuestos empresariales más acertados
Una vez realizado el análisis, es necesario tomar acción para crear un presupuesto mejorado. Pero ¿Cómo se pueden incorporar los resultados del análisis en un presupuesto más acertado? Puedes lograrlo siguiendo estos consejos:
- Toma en cuenta cada gasto, sin importar lo pequeño que pueda ser, esto reduce variaciones y permite comparar periódicamente los gastos esperados vs. los gastos reales de forma más precisa.
- Sobreestima los recursos necesarios para solventar gastos, esto permite adelantarse a obligaciones inesperadas y adaptarse a ellas en lugar de solo reaccionar en el momento en el que surgen. No se trata de inflar por completo las estimaciones de gastos, sino de establecer un margen razonable que garantice protección y seguridad ante imprevistos.
- Realiza un análisis de riesgos adecuado que identifique cualquier evento externo o interno que podría afectar las finanzas de tu empresa en el corto o largo plazo, y los costos que estarían asociados con cada uno. Una vez detectados, crea un fondo de emergencia que sea capaz de responder en caso de que sucedan y toma medidas para mitigar cualquier riesgo.
- Compara presupuestos con empresas similares de la misma industria, esto permite encontrar puntos de referencia para determinar qué tan apropiado o común es invertir en cierta área y distribuir de mejor manera los recursos disponibles.
- Identifica patrones y ciclos de demanda que ocurran naturalmente en determinado periodo del año y adapta los presupuestos correspondientes para que anticipen estos lapsos. Esto evitará realizar estimaciones de ingresos demasiado elevadas en momentos en los que simplemente no exista la demanda necesaria para alcanzarlas.
Impacto de realizar y monitorear presupuestos en la rentabilidad de un negocio
Aquellas empresas que siguen prácticas apropiadas de planeación, creación de presupuestos y formación de proyecciones tienden a ser líderes en performance, según una encuesta de Deloitte. ¿En qué consisten las prácticas apropiadas?, en un buen nivel de colaboración al momento de desarrollar tareas de planeación y proyección, en enfocarse en las razones detrás de los resultados vs. los resultados aislados, y en el uso apropiado de tecnología.
Las empresas que cuentan con un alto nivel de participación y colaboración de diversos miembros del equipo en actividades de proyección futura, logran estimaciones más precisas (con variaciones menores a 10%) en un 77% de los casos. De igual manera, las organizaciones que enfocan sus procesos en encontrar las causas de las variaciones entre presupuestos o forecasts y desempeño real, y no solo en los resultados finales, tienden a tener variaciones menores al 5%.
Esta disminución significativa en niveles de variación es importante por 2 motivos principales: demuestra una conciencia interna realista sobre el funcionamiento y desempeño de la empresa, y permite manejar de manera más eficiente los recursos.
En cuanto a la tecnología, las compañías que hacen un buen uso de ella tienden a tener forecasts más acertados y ciclos de proyecciones (el tiempo que invierten en realizar una proyección) más rápidos. Sin embargo, en ambas áreas, la diferencia entre las empresas que aprovechan de mejor manera las herramientas tecnológicas y aquellas que no, es menor a un 10%.
Esto comprueba 2 puntos principales: el uso apropiado de tecnología tiene el potencial de ayudar a las empresas a generar forecasts más rápidos y precisos; y, actualmente, no existe una integración suficiente de herramientas tecnológicas en los procesos de monitoreo, forecasting y creación de presupuestos en las empresas.
Por este motivo, Xepelin tiene la misión de brindar acceso a herramientas tecnológicas para la gestión de finanzas empresariales a todo tipo de negocios, sin importar su tamaño. Con herramientas gratuitas de benchmarking de presupuestos, plataformas de monitoreo de datos en tiempo real, y otras herramientas de gestión empresarial, podrás generar forecasts más precisos y mejorar otras áreas del manejo de las finanzas de tu negocio en un solo lugar.
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