Un plan de negocios es un documento que condensa la estrategia, objetivos, productos, competidores y público de una empresa en un solo lugar. Es un archivo diseñado para guiar la toma de decisiones en una compañía a medida que esta se enfrenta a nuevos desafíos.
Si bien muchas empresas optan por iniciar sus actividades sin crear un plan detallado, o siquiera uno básico, y logran alcanzar sus metas sin él, este es de gran ayuda para mantener decisiones consistentes con los objetivos a largo plazo de una compañía y para conseguir financiamiento. Por estas razones, no se debe de subestimar el impacto que puede tener para que una empresa, sin importar su tamaño, sea exitosa.
En Xepelin, queremos que tu negocio crezca y sea capaz de adaptarse a los cambios que enfrentará a lo largo del tiempo. Por ello, en este artículo hablaremos sobre cómo elaborar un plan de negocios flexible que dirija correctamente las decisiones de tu empresa y le brinde las herramientas que necesita para conseguir mejores socios e inversionistas.
¿Cuál es la diferencia entre un plan de negocios y un modelo de negocios?
Mientras que un modelo de negocios consiste en la idea base de cómo un negocio será capaz de generar ganancias a través de los productos o servicios que ofrece (incluyendo datos como recursos, socios y actividades clave, audiencia, estructura de costos y fuentes de ingresos), un plan de negocios está conformado por las estrategias necesarias para llevar esta idea la realidad de forma exitosa.
En pocas palabras: el modelo de negocios indica lo que se necesita para que un negocio exista y provea valor a sus clientes, y el plan de negocios delimita lo que se tiene que hacer para que este se concrete.
¿Cuándo es necesario elaborar un plan de negocios?
Siempre es recomendable elaborar algún tipo de planeación, sin importar su complejidad, cuando tu empresa está iniciando, busca financiamiento o se prepara para lanzar un nuevo producto o servicio. Si bien existen muchas empresas que logran ser exitosas sin un plan de negocios detallado, esta no es la norma, ni la recomendación, ya que algunos estudios muestran que las empresas que invierten en procesos cuidadosos de planeación crecen hasta un 30% más rápido. Similarmente, un 71% de las compañías consideradas como empresas de crecimiento rápido tienen planes, presupuestos y metas delimitadas claramente.
¿Por qué es importante elaborar un plan de negocios?
Además de los beneficios más evidentes, como una mayor claridad sobre las los objetivos de una empresa y una toma de decisiones más ágil basada en ellos, un plan de negocios genera valor a una empresa a través de 4 ventajas principales:
Atrae más y mejores inversionistas y brinda acceso a financiamiento
Un plan de negocios genera una mayor transparencia sobre los objetivos de una organización y las estrategias que desea ejecutar para alcanzarlos. Esto resulta clave para los inversionistas y proveedores de financiamiento, quienes suelen buscar oportunidades de inversión de menor riesgo, ya que les permite conocer todo lo que necesitan para tomar una decisión informada. Sin importar la decisión final, el plan de negocios estará contribuyendo a construir mayor confiabilidad.
Favorece el involucramiento de todo un equipo
Esta misma claridad es útil para los miembros de la compañía cuando se aplica de forma interna. Si un equipo está al tanto de las metas establecidas por la empresa, tendrá un mayor sentido de dirección hacia donde ir para alcanzarlas. Este incremento en el nivel de involucramiento también tiene el potencial de mejorar la satisfacción laboral y reducir la rotación de personal.
Facilita la definición de KPI y métricas
Cuando las metas de una empresa son más precisas, las métricas clave para medir su alcance también lo son. Un plan de negocios permite identificar los KPI que serán necesarios para medir el desempeño de una estrategia a corto, mediano y largo plazo de forma más sencilla.
Permite identificar claramente riesgos y oportunidades
Dado que uno de los pasos para crear un plan de negocios consiste en analizar la competencia y audiencia de una empresa, se pueden encontrar con mayor facilidad ciertos riesgos y oportunidades claves. Esta ventaja está más asociada al proceso de crear un plan que al plan mismo, pero representa un beneficio crucial para reducir algunos riesgos financieros.
Por ejemplo, al realizar un estudio de mercado, se pueden descubrir nichos comerciales sin explotar o públicos con necesidades muy específicas que no se habían considerado previamente. Una vez descubiertos, puedes modificar el plan para abarcar a estos grupos en tu estrategia. De la misma forma, es posible encontrar que tu idea de producto tiene demasiada competencia, o su demanda simplemente no es suficiente para justificar iniciar el proceso de producción y así evitar invertir recursos en una idea con pocas probabilidades de éxito.
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Tipos de planes de negocios
Aunque es buena idea diseñar un plan que engloba múltiples aspectos de tu negocio en un solo lugar con el fin de facilitar su consulta, se pueden desarrollar planes con diferentes propósitos en mente. Existen 6 tipos de planes de negocios que puedes desarrollar:
Plan estratégico
Es el tipo que, comúnmente, se asocia más al concepto de plan de negocios. Consiste en un plan detallado que incluye datos como información diversa de la empresa, su misión, metas cuantificables, análisis de mercado y competencia, análisis FODA, estrategias, etc. Tiene el propósito de funcionar como una guía para definir las decisiones y acciones de un negocio, pero puede ser usado con otros fines.
Plan de negocios startup
Es el tipo de plan más integral, ya que está diseñado con 2 propósitos: guiar las decisiones de una nueva compañía a lo largo de su ciclo de vida y atraer inversionistas que faciliten la consolidación de dicha compañía. Su enfoque es similar al del plan estratégico, pero este debe ser particularmente transparente con los costos iniciales, proyecciones de flujo de efectivo y márgenes de beneficio esperados. Esto con el fin de facilitar la decisión de posibles inversionistas y otras fuentes de financiamiento.
Plan de viabilidad
Mayormente enfocado en determinar la viabilidad de explotar un nuevo mercado o lanzar un nuevo producto, este plan suele desarrollarse de forma interna antes de tomar decisiones sobre invertir en nuevos modelos de negocios. Sin embargo, también puede diseñarse con el fin de obtener financiamiento para costear la nueva estrategia. Incluye información más específica sobre el nuevo producto, su mercado, los recursos necesarios para desarrollarlo (personal, herramientas, etc.) y los resultados esperados.
Plan de crecimiento
Cuando una empresa ya tomó la decisión de expandir sus operaciones o su rango de productos, es necesario elaborar un plan de crecimiento. Como una fusión entre el plan estratégico y el plan startup, este archivo debe de estar diseñado con 2 fines en mente: expresar los recursos que necesitará para ejecutar su estrategia de expansión y guiar las decisiones de la empresa durante este proceso. Para que la compañía pueda establecer metas y proyecciones realistas, es necesario que el plan incluya datos actuales sobre su desempeño.
Plan de negocios de una página
Más que un plan por sí mismo, este archivo es una forma de obtener retroalimentación para la creación de un plan de negocios más detallado. Consiste en un archivo pequeño (usualmente de una página) que condensa la información más importante de una empresa y su estrategia de negocios en un formato fácil y rápido de leer. El propósito de crear este plan es compartirlo con posibles socios o clientes para obtener feedback para mejorarlo, aunque también puede ser mostrado como una especie de elevator pitch para posibles inversionistas.
Plan operacional
Consiste en un plan que detalla la forma en la que la empresa operará cotidianamente. Este debe considerar todos los aspectos prácticos sobre cómo la compañía hará realidad las estrategias del plan de negocios. Debe incluir las responsabilidades de cada departamento, procesos (tanto de producción, como de administración), materias primas e infraestructura necesaria, presupuestos, regulaciones legales relevantes, KPI clave para medir el éxito, entre otros aspectos vitales para que el negocio opere de forma correcta.
Estructura de un plan de negocios
Si bien la estructura de un plan puede variar significativamente por sus objetivos concretos, un plan estratégico general debe de contener los siguientes elementos:
- Resumen ejecutivo
- Descripción de productos o servicios
- Modelo de negocios
- Recursos necesarios (tanto financieros, como herramientas y materias primas)
- Análisis de mercado y competencia
- Estimaciones financieras, desde presupuestos, hasta proyecciones de flujo y ganancias esperadas
- Análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas)
- Estrategias de marketing
- Organización (líderes de cada área, procesos operacionales, etc.)
Dependiendo del tipo de plan que busques desarrollar, será necesario profundizar en algunos de los aspectos anteriores. Por ejemplo, un plan de negocios operacional requiere gran detalle en la descripción de responsabilidades y procesos, pero un plan de viabilidad requiere de una investigación especializada en las necesidades del mercado.
Pasos clave para crear un plan de negocios
Como tal, no existe un procedimiento único que se adapte a las necesidades de todas las empresas. Sin embargo, existen ciertos pasos que puedes seguir para obtener un plan de negocios completo que funcione para una gran cantidad de situaciones. Estos son los siguientes:
- Escribe un resumen ejecutivo que consista en una versión breve y concisa de todo el plan. Incluye la misión, visión e historia de la compañía, información básica (como nombre y localización), una descripción de su modelo de negocios y un plan estratégico general. Dado que será el primer contacto que posibles inversionistas tengan con el plan, es aconsejable incluir cifras e información que resulte llamativa o relevante.
- Establece metas realistas y cuantificables que permitan a posibles inversionistas determinar la viabilidad del proyecto y medir su desempeño. De manera interna, esta información servirá para guiar al personal hacia los objetivos de la compañía y evaluar su progreso.
- Describe tus productos y modelo de negocios de forma más detallada, describiendo a tu público clave, sus necesidades y/o deseos, y cómo los productos que ofrece tu empresa les aportan valor. Incluye también datos sobre la cantidad de recursos necesarios para iniciar el proceso de producción y comercialización, estrategia de precios y la forma en la que el producto generará ganancias.
- Determina los recursos financieros que necesitas de forma clara y concisa. Además de las materias primas, herramientas, personal, detalla la cantidad de capital que se requerirá para adquirirlos y financiar el proyecto.
- Realiza un análisis de mercado y un benchmark competitivo, y detalla tus hallazgos en el plan. De esta forma, justificarás los recursos que necesitas y la viabilidad de la idea de negocios. Es importante incluir cifras clave que muestren claramente el potencial del negocio, pero también es necesario evitar incluir cifras demasiado específicas que no aporten contexto.
- Redacta tus estrategias de marketing y ventas e incluye datos sobre los costos relacionados con cada una.
- Detalla cuidadosamente los procedimientos prácticos que harán que el modelo de negocios cobre vida. Para esto, incluye las responsabilidades de cada departamento y todo tipo de consideraciones regulatorias y legales que deberán seguirse para evitar problemas. Esto no solo es una guía interna, sino que demuestra conocimiento sobre la industria en la que se desempeñará tu empresa.
- Realiza proyecciones financieras con base a los datos disponibles, y explica el procedimiento que llevó a esas proyecciones. Esto le brindará transparencia a tu proceso, generando confianza con posibles inversionistas y facilitando su proceso de decisión. Para acceder a información confiable sobre las finanzas de tu empresa, puedes utilizar plataformas financieras que permitan gestionar todas tus operaciones, desde pagos, hasta financiamiento, en un solo lugar.
Errores comunes a evitar al elaborar un plan de negocios
Aunque, a primera vista, ciertas prácticas, como incluir una gran cantidad de datos, podrían parecer efectivas, suelen representar más una desventaja que un beneficio. Algunos errores a evitar al momento de elaborar un plan de negocios son:
Hacer todo el proceso de forma manual
Si bien es importante que el plan sea creado de forma minuciosa y detallada, elaborarlo completamente de forma manual puede hacerlo susceptible a errores o proyecciones equivocadas. Además, involucra una gran cantidad de tiempo y recursos que no todos los involucrados o miembros de una startup tienen. Por esta razón, es recomendable utilizar herramientas de IA que faciliten el proceso.
Al incluir información esencial sobre tu compañía, como su industria, estructura, proyecciones, FODA, etc., estas herramientas arrojarán un plan de negocios coherente que después podrás modificar según lo consideres necesario. Reduciendo significativamente el tiempo necesario para elaborarlo, sin sacrificar su calidad.
Incluir una gran cantidad de datos de poco impacto
Puede ser interesante incluir datos muy específicos que brinden contexto al mercado o al modelo de negocios, sin embargo, demasiados datos pueden entorpecer el proceso de elaboración del plan, e incluso afectar las posibilidades de atraer inversionistas, por 2 razones:
- Demasiados datos pueden complicar el establecimiento de metas claras y dirección del plan estratégico
- Demasiada información dificulta la comprensión del proyecto de forma concisa y rápida
No estar abierto a realizar modificaciones
Ningún plan es perfecto, ni en la teoría, ni en la práctica. Por esta razón, es crucial estar abierto a sugerencias por parte de socios, clientes o posibles inversionistas para alcanzar un rango de eficiencia óptimo, pero realista. Apegarse a un plan estructurado que no está dando los frutos esperados puede ser mucho más costoso que editarlo sobre la marcha.
Incluir proyecciones financieras más elevadas
Al momento de calcular proyecciones financieras, puede ser atractivo incluir aquellas que resultan más optimistas, sin embargo, esto solo generará problemas y puede reducir la confianza que los inversionistas tengan en tu negocio. Es importante mantener expectativas realistas que permitan tomar decisiones de inversión informadas. Si una entidad financia un proyecto con base en proyecciones elevadas, pero poco realistas, la empresa financiada no solo corre el riesgo de ver afectada su reputación al no poder cumplir con las metas, sino que también podría enfrentar problemas legales.
No contar con un plan de contingencia
Todos los planes son vulnerables a una gran cantidad de variables y riesgos externos difíciles de controlar. Por ello, es importante tener un plan de respaldo que responda a escenarios negativos de forma anticipada para evitar reaccionar de forma deficiente ante un desafío en particular.
Un plan de negocios bien estructurado tiene el potencial de facilitar el acceso a financiamiento y funcionar como una guía para mantener una dirección constante en tu empresa. Al momento de elaborar uno, no olvides que puedes utilizar herramientas gratuitas de IA para agilizar el proceso y obtener un resultado final coherente y alineado con las metas de tu negocio.
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