Para muchas empresas, la planeación financiera anual puede parecer una tarea desalentadora, ya que, al final del día, pasar tanto tiempo asignando recursos, trazando metas y diseñando estrategias solo para terminar con resultados muy alejados a lo planeado hace que el proceso carezca de sentido. Desafortunadamente, este sentimiento es común y puede provocar que algunos líderes empresariales descuiden aún más este procedimiento esencial, perdiéndose de las ventajas que una correcta planeación les puede ofrecer.
La buena noticia es que un proceso de planificación efectivo puede estar al alcance de cualquier negocio, y lo único que se debe hacer para hacerlo es estar consciente de las mejores prácticas que existen en materia de planeación financiera y llevarlas a cabo.
Por esto, en el siguiente artículo hablaremos sobre algunos consejos que puedes seguir en tu empresa para impulsar su proceso de planificación financiera, esto con el fin de que tu negocio también pueda aprovechar los mismos beneficios de un procedimiento adecuado que ya están siendo explotados por compañías líderes en planificación, forecasting y presupuestación.
Sé realista sobre el punto de partida
Para garantizar que las metas trazadas posteriormente sean alcanzables en el periodo que abarca la planificación, es muy importante ser realista sobre el punto de partida financiero de tu empresa. Mantener el optimismo es algo bueno, pero demasiado de este tiende a traducirse en planeaciones que difícilmente se apegarán a la realidad.
Con el fin de construir una idea exacta sobre salud financiera actual de tu empresa, lo mejor es revisar cualquier documento relevante, como balances generales, estados de resultados, etc., sin embargo, dado que estos pueden ser propensos a errores manuales, recurrir a plataformas de rastreo de datos en tiempo real, para tener un consolidado a la mano y confiable para consultar en cualquier momento que se necesite.
Contempla tu punto de equilibrio
Entender el punto de equilibrio es esencial para cualquier tipo de plan financiero, puesto que este indicador señala tanto la cantidad de gastos esperados, como la cantidad de ventas y flujos de ingresos que serán necesarios para afrontarlos antes de comenzar a conseguir ganancias. Su importancia radica en ser una métrica que guiará ciertas decisiones de forma concreta, como el porcentaje exacto de valor que se debe agregar al costo de producción de cada artículo para generar beneficios.
Con el fin de entender a fondo los costos que deberán de ser afrontados, es aconsejable vigilar tasas de inflación, costos de materias primas, tendencias de consumo y cualquier otro indicador que permita entender en qué será necesario invertir y los recursos exactos que se requerirán para hacerlo. A partir de esta información, diseñar una estrategia enfocada en cubrir estos gastos y generar rentabilidad será mucho más sencillo.
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Delimita objetivos relevantes y realistas
Trazar metas es parte fundamental de cualquier planificación financiera; no obstante, estas no servirán de mucho si no poseen las cualidades de ser realistas y relevantes para el negocio. Con esto en mente, es importante tomarse el tiempo de revisar la información obtenida sobre gastos y situación financiera actual para determinar metas que sean alcanzables en el tiempo planeado y tomando en cuenta las condiciones actuales, así como de buscar objetivos que se alineen con la misión y visión general de tu empresa.
Para facilitar la identificación y creación de dichas metas, se considera como buena práctica el empezar por objetivos a largo plazo para luego dividirlos en metas a mediano y corto plazo que serán más sencillas de manejar y visualizar.
Identifica operaciones prioritarias
Antes de comenzar a delimitar las estrategias necesarias para alcanzar metas específicas, es aconsejable enfocarse en las actividades y operaciones que serán críticas para alcanzarlas. Identificar estos procesos te permitirá evitar gastos innecesarios en actividades menos importantes o irrelevantes para las metas de tu empresa y te ayudará a enfocar todos los recursos en aspectos esenciales.
Evalúa el valor que generan los gastos actuales
Aunque todos los departamentos, proyectos y áreas de una empresa contribuyen al alcance de sus metas y a la generación de valor, no todos lo hacen de manera proporcional. Por esto, tomarse el tiempo para evaluar el valor que cada gasto e inversión ayuda a crear y jerarquizarlas en orden de importancia, es fundamental si deseas garantizar que cada recurso sea gastado de acuerdo con las metas establecidas en la planeación y que cada inversión sea potenciada en función de su contribución (ya sea esta económica, operacional, etc.).
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Piensa en las estrategias a seguir
Una vez identificadas las metas a seguir, la situación económica actual, las inversiones necesarias y las actividades y gastos que generan mayor valor, es momento de pensar en las estrategias a implementar ¿Por qué esperar hasta este momento? Planear dichas estrategias antes de tener claros todos estos datos no solo dificultará su creación, sino que, posiblemente, llevará a estrategias poco efectivas.
Para encontrar las estrategias más relevantes o que podrían tener mayor impacto de acuerdo a las necesidades y recursos de tu empresa, es aconsejable ir más allá de las medidas más comunes (como la reducción de costos) y pensar en todas las posibles opciones. Por ejemplo, puedes evaluar nuevos métodos de fijación de precios o aplicar la diversificación de flujos de ingresos a través de nuevos modelos de negocios.
Utiliza técnicas relevantes de creación de presupuestos
Si bien es cierto que la creación de presupuestos apropiados conlleva seguir ciertos principios generales, no todas las estrategias de presupuestación son útiles para todo tipo de empresas o industrias. Tomando esto en cuenta, y considerando que la asignación de presupuestos es esencial en la planeación financiera, podría ser buena idea evaluar todos los métodos que existen (como el método base cero o la presupuestación ascendente) antes de elegir uno.
Para tomar la mejor decisión, reflexiona sobre la cantidad de tiempo que puede invertir tu empresa en el procedimiento, sobre la forma en la que cada método puede cubrir sus necesidades específicas y sobre los posibles costos asociados con métodos más elaborados.
Evalúa oportunidades de financiamiento
En caso de que tu empresa esté planeando iniciar nuevos proyectos, es muy posible que necesites pensar en cómo obtendrás los recursos necesarios para hacerlos realidad o cómo crecer sin comprometer tu capital. Para esto, será necesario evaluar oportunidades de financiamiento, ya que es muy probable que los recursos propios no sean suficientes para completar dichos proyectos en el plazo de tiempo deseado.
Considerando que los créditos y préstamos tradicionales suelen tardar bastante tiempo en ser aprobados y otorgados, lo mejor es empezar cuanto antes a planear los momentos en los que cada opción deberá ser solicitada y efectuar los procesos de solicitud de acuerdo con estos plazos. También, vale la pena considerar opciones de rápida aprobación y que no generan deuda adicional, como el adelanto de facturas, también llamado factoraje o factoring.
Identifica posibles riesgos y planea para distintos escenarios
En efecto, las buenas prácticas en materia de planificación llevan a resultados más confiables y precisos; no obstante, siempre existen ciertos riesgos y escenarios que pueden emerger de manera repentina y entorpecer el alcance de las metas establecidas. Aunque estos eventos son imposibles de controlar, una planeación apropiada debe ser capaz de responder a ellos.
Por esto, se considera como buena práctica el incluir posibles riesgos y escenarios distintos en un proceso de planificación financiera, esto a través de la creación de distintos planes de acción que respondan ante cada situación. De esta manera existirá una mayor certidumbre sobre aquello que se debe hacer en caso de que estas posibilidades se vuelvan realidades y tu empresa será menos vulnerable a las fluctuaciones y eventos repentinos propios del mercado.
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Considera siempre un fondo para emergencias
Prepararse para distintos escenarios, riesgos y posibilidades es una tarea necesaria, pero que consume grandes cantidades de tiempo. Afortunadamente, no todos los imprevistos necesitan de un plan de acción detallado para ser afrontados exitosamente y asignar recursos a un fondo de emergencia puede ser suficiente para superar ciertos desafíos repentinos.
¿Cómo hacerlo de forma correcta? Lo mejor que se puede hacer es identificar posibles emergencias que puedan aparecer y juntar la cantidad que sería necesaria para lidiar con ellas, sobreestimando siempre los recursos que su gestión podría requerir. Igualmente, es importante asegurar la disponibilidad del fondo en cualquier momento, evitando ubicar esta cantidad en cuentas de ahorro o de inversión que requieran de un proceso burocrático para volverse tangibles.
Solicita retroalimentación
Cada líder de departamento en tu empresa posee conocimientos específicos sobre su área que pueden ser de gran ayuda para identificar riesgos u oportunidades particulares, por lo que incorporar su retroalimentación en cualquier proceso de planificación, forecasting o presupuestación siempre es aconsejable. Gracias a sus perspectivas específicas, los líderes de departamentos pueden ayudar a que una planeación considere todos los escenarios posibles y carezca de puntos ciegos.
Monitorea los resultados
El proceso de planeación financiera no tiene gran utilidad si este no contribuye al alcance de las metas establecidas. Entonces, para justificar el gasto de tiempo que este procedimiento conlleva, es necesario monitorear sus resultados a detalle, esto con el fin de desarrollar nuevas estrategias de planificación, así como mejorar las antiguas para llegar a planes más eficaces que sirvan como un mapa confiable hacia las metas de tu empresa.
Justifica cada decisión
A pesar de que la experiencia tiene su lugar en el entorno empresarial, las mejores decisiones, especialmente en materia de planificación, son justificadas con base en los datos disponibles. Por esta razón, nunca es tarde para comenzar a invertir en software de extracción de datos y otras herramientas de analítica que ayuden a agilizar y mejorar la toma de decisiones informadas.
Desafortunadamente, la realidad es que los software de analítica pueden llegar a ser costosos, esto sin contar la cantidad de personal especializado que se necesita para poder aprovechar la información disponible y convertirla en insights valiosos. Sin embargo, gracias a la evolución tecnológica de empresas como Xepelin, también existen plataformas gratuitas de analítica que tienen el propósito de impulsar el crecimiento de empresas de menor tamaño.
En resumen, para conseguir los beneficios de la planeación financiera, más que esfuerzo, es necesario poner en práctica medidas específicas y aprovechar la tecnología que se encuentre disponible. Sin embargo, cabe mencionar que la mejor decisión depende de las necesidades y metas particulares de cada empresa, por lo que aplicar estas prácticas de maneras ligeramente diferentes u optar por otras medidas no implica tampoco implica necesariamente que un proceso de planificación será menos exitoso.
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