Mantener una buena relación con los proveedores puede generar gran valor para todo tipo de empresas, además de ayudar a que las cadenas de suministro se vean fortalecidas. Pero, para lograrlo, las organizaciones deben cambiar las prácticas tradicionales de gestión de proveedores, y evolucionar hacia un enfoque más tecnológico y colaborativo.
Una encuesta de McKinsey realizada a más de 100 corporativos, determinó que las empresas que colaboran regularmente con sus proveedores, obtienen mayor crecimiento, menores costos operativos y mayor rentabilidad.
Sabemos que una buena gestión de proveedores influye en el cumplimiento de los objetivos de negocio, pero es importante considerar también que esta puede ir mucho más allá, teniendo efectos en a calidad en el servicio al cliente y en la reputación de un negocio. Lo cual hace que cuidar esta relación sea una actividad fundamental.
Aunque se necesiten tomar acciones concretas dependiendo del tipo de proveedor con el que se trabaje, existen 5 consejos generales que podrían ayudar a mejorar la relación con los proveedores de forma efectiva.
1) Buscar programas que los ayuden a crecer
Considerar a cada proveedor como un partner o socio es un acierto, ya que, al tomar en cuenta sus necesidades y al tratar de cubrirlas en medida de lo posible, el crecimiento resultante de esta alianza generará, probablemente, mejoras en las condiciones que ofrecen. Por ejemplo, un proveedor de mayor tamaño podría brindar mejores precios o mejorar su nivel de servicio para mantener una cadena de suministro sin contratiempos.
Pensando en corporativos que trabajan con todo tipo de proveedores, desde los más grandes, hasta proveedores pymes, tener un buen proceso de segmentación y realizar un análisis de lo que cada uno requiere son procesos esenciales para convertirlos en aliados de gran valor.
En algunas ocasiones, a los proveedores más pequeños no se les presta mucha atención, lo cual es un gran error, porque podrían ser los partners claves del futuro u ocupar un lugar estratégico en la cadena de suministro en cuanto a los materiales que ofrecen. Es por esto que acercarlos a ciertos programas financieros podría ser una buena idea que genere beneficios para todas las partes involucradas.
Un ejemplo de esta clase de programas son los convenios de pronto pago que permiten que un corporativo pueda impulsar la liquidez de estas pymes a través de crédito, sin que esto implique un costo o proceso adicional de gestión para ellos. Esta es una oportunidad que ayudaría a estas pymes a mantener sus finanzas bajo control y seguir creciendo, considerando que la causa principal por la que las empresas de esta clase fallan en Latinoamérica, es la falta de acceso a capital.
Mediante este sistema, si un corporativo necesita pagarles a plazos largos a sus proveedores de menor tamaño; estos podrían recibir un anticipo del total de sus facturas por cobrar y no verse en la situación de no poder continuar con sus operaciones por una falta de liquidez. Como ventaja adicional para los corporativos que acercan a sus vendedores a esta clase de programas, estos podrían recibir ingresos extras como una compensación (rebate), al mismo tiempo de que ayudan a sus proveedores a mantener su lugar en el mercado.
2) Comunicación constante y efectiva
Para crear una relación efectiva con los proveedores, es importante estar en contacto regularmente. Esto puede involucrar desde comunicar los objetivos comerciales a corto y largo plazo y las fechas importantes a considerar, hasta asuntos como considerar hacer un cambio en los plazos de pago u ofrecer retroalimentación.
Comunicar estos temas de forma puntual, ayudará a que el proveedor se asegure de contar con el inventario necesario para pedidos más grandes y pueda anticiparse en caso de que los términos financieros cambien. Además, la retroalimentación le hará saber aquello que necesita para impartir un mejor servicio.
3) Hacer recomendaciones
Con el fin de reconocer el desempeño de aquellos proveedores de mayor nivel y de fortalecer la relación con ellos, hacer recomendaciones es una gran idea. De esta forma, los corporativos pueden garantizar relaciones duraderas con estos aliados clave al demostrar su interés por contribuir a su crecimiento.
Adicionalmente, más recomendaciones representan un mayor número de ventas, por lo que esta estrategia es también efectiva en garantizar que cada proveedor conserve su posición en la cadena de suministro y en reducir el riesgo de que la ausencia repentina de alguno de ellos por falta de liquidez cause disrupciones o atrasos en entregas.
4) Invertir en herramientas tecnológicas que mejoran la relación con proveedores
La tecnología juega un papel fundamental en toda relación con proveedores. Los procesos manuales para la gestión de proveedores, como el papeleo o control de tareas por medio de hojas de cálculo, pueden causar interrupciones en la cadena de suministro, retraso en los pagos, multas, pérdidas de descuentos o de oportunidades de ahorro, etc. Todo esto, además de causar daños en las operaciones, puede alterar la relación con los proveedores.
Actualmente, existen muchas soluciones en la nube que facilitan la gestión de proveedores y automatizan tareas como el control de pedidos diarios, la emisión oportuna de pagos y la generación de reportes y métricas, y el invertir en ellas es esencial para reducir errores y retrasos, y así mantener estable la relación comercial con vendedores.
Por ejemplo, contar con una plataforma que consolide a los proveedores, mejore su control y se encargue de realizar pagos automáticamente sin depender de instituciones bancarias, puede ayudar a priorizar las facturas próximas a vencer o emitidas por proveedores clave, localizarlas fácilmente y liquidarlas de inmediato. Como resultado de la implementación de esta clase de herramientas, los negocios no tienen que preocuparse porque un olvido o error administrativo afecte la relación con sus proveedores.
5) Pagos oportunos a proveedores
Probablemente se trata del punto más importante para los proveedores, dado que los retrasos en los pagos no solo tensan la relación con ellos, sino que también pueden impedir que los proveedores cumplan con las órdenes de compra previamente pactadas.
Para esto, la tecnología también es indispensable, específicamente la tecnología financiera y de financiamiento, ya que esta puede ayudarle a las empresas a pagar a tiempo, pero protegiendo su liquidez en todo momento. Por ejemplo, existen soluciones de financiamiento como las que ofrece Xepelin, las cuales permiten realizar múltiples pagos a proveedores en un par de clicks a través del confirming, solucionando el problema de rapidez y sin generar deuda excesiva.
Infografía: Consejos para cuidar la relación con proveedores
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