El proceso para encontrar y seleccionar proveedores de calidad es crucial para el funcionamiento de cualquier empresa o institución gubernamental. Para agilizar este procedimiento en el sector público, el gobierno de México ha creado 2 registros: el padrón de proveedores y el Registro Único de Proveedores y Contratistas (RUPC).
Ambos tienen el propósito de facilitar la contratación pública de proveedores e incentivar a las empresas a formalizarse para obtener beneficios legales y establecer relaciones comerciales con el gobierno.
Es importante conocer toda la información relacionada con ambos programas para comprender la relevancia de realizar procesos de selección a proveedores utilizando información de calidad. Además, es de gran valor para las empresas en crecimiento conocer los beneficios de inscribirse a cualquiera de ellos y los procesos para llevar esto a cabo.
¿Qué es el padrón de proveedores?
El padrón de proveedores es un registro de empresas elegibles a participar en convocatorias de contrataciones públicas. Cada estado tiene su propio padrón de proveedores y, aunque el proceso es el mismo, cada uno cuenta con una sitio web específico para llevar a cabo el registro de empresas o personas físicas con actividades empresariales que deseen inscribirse.
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¿Qué es el RUPC?
Por otro lado, el RUPC es un registro de empresas que han concretado al menos un contrato comercial con alguna institución pública. Para pertenecer a él, primero es necesario completar un pre registro con información básica sobre tus actividades empresariales e información fiscal. El proceso de inscripción se maneja a nivel nacional y tanto el pre registro, como el registro oficial, se llevan a cabo a través de la plataforma de CompraNet.
Tanto el padrón de proveedores, como el RUPC, cumplen funciones prácticamente idénticas, pero son diferentes en cuanto a la forma en la que son administrados. Mientras que el padrón de proveedores es exclusivo a cada estado, el RUPC opera de manera nacional y no puedes completar tu inscripción si no consigues un contrato con una institución del gobierno.
¿Cuál es la función del Padrón de proveedores y el RUPC?
El padrón de proveedores y el RUPC cumplen 3 funciones principales:
- Facilitar el proceso de elección y contratación de proveedores en el sector gubernamental: Estos registros muestran información relevante sobre cada proveedor como la actividad que realizan, nivel y años de experiencia, capacidad técnica, situación económica, historial de contratos con el sector público, etc. lo cual agiliza el proceso de contratación utilizando el sitio web de CompraNet.
- Brindar transparencia a las empresas y al público general sobre las relaciones comerciales del gobierno: Toda la información sobre contrataciones y compras de recursos se encuentra disponible para el público general, por lo que cualquier persona puede acceder a la forma en la que se usan los recursos públicos.
- Incentivar a todo tipo de empresas a formalizarse para que reciban los beneficios que esto conlleva: Los beneficios comerciales de inscribirse en estos registros genera un incentivo para la formalización de las empresas. Esto conlleva un mejor acceso a programas gubernamentales de apoyo y a mejores opciones de financiamiento, como el factoraje, que consiste en el adelanto de cuentas por cobrar.
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¿Qué es CompraNet?
CompraNet es el sistema que permite a las instituciones públicas en México realizar procesos de contratación rápidos y buscar información relevante sobre todas las empresas registradas en el RUPC. Este sistema también ofrece información sobre convocatorias de contratación y detalles completos de las mismas, facilitando que las empresas participen en ellas.
CompraNet muestra una lista de todas las empresas registradas como proveedores, así como información relacionada con los procesos de contratación e investigación de mercado de cada sector gubernamental que realiza contrataciones. Además, con el fin de brindar transparencia al público general, ofrece un registro de cada contrato concretado y de los recursos económicos utilizados en cada uno de ellos.
¿Cómo inscribirse en el Padrón de proveedores?
La documentación que tendrás que entregar es distinta dependiendo de si eres una persona física o moral. Para inscribirte en el padrón de proveedores de tu estado es necesario entregar la siguiente documentación:
- Comprobantes de identidad: CURP, identificación oficial vigente y acta de nacimiento en caso de ser persona física, y acta constitutiva, reformas estatutarias y estructura accionaria en caso de ser persona moral.
- Datos de representación legal: Solo son necesarios si eres una persona moral e incluyen la identificación del representante legal y un poder notarial que lo acredite.
- Datos fiscales: RFC con homoclave, comprobante de alta ante el SAT, constancia de situación fiscal, comprobante de domicilio fiscal, declaración anual del ISR, comprobante de registro ante IMSS e INFONAVIT, tarjeta de identificación patronal y certificado de e.firma vigente.
- Información de contacto: número de teléfono, correo electrónico y domicilio.
¿Cómo inscribirse en el RUPC?
La inscripción al RUPC requiere menos documentación que la del padrón de proveedores. Sin embargo, el proceso es más complicado, dado que, para obtener tu constancia de registro al RUPC, tendrás que concretar al menos un contrato con una institución pública. Pero primero, es necesario inscribirte en CompraNet registrando los siguientes datos:
- Nombre o razón social
- Nacionalidad
- Domicilio
- Especialidad técnica
- Experiencia y contratos que la respalden
- Información relacionada con capacidad económica y financiera
- Si eres una persona moral, deberás incluir información sobre tu acta constitutiva, una relación de socios y los datos de tu representante legal
Una vez que realices este pre registro y logres concretar un contrato con cualquier institución gubernamental, deberás solicitarle a esta que finalice tu inscripción en el RUPC. Una vez que el contrato sea validado, recibirás la constancia de registro oficial.
¿Por qué son importantes el Padrón de proveedores y el RUPC?
El padrón de proveedores y el RUPC son de gran importancia para las instituciones gubernamentales porque les permiten encontrar y elegir proveedores confiables que ofrezcan servicios o productos de calidad para el beneficio de la población general. Si estas plataformas no existieran, sería más difícil evaluar las ventajas de contratar a un proveedor sobre otro, y las consecuencias de elegir un proveedor de mala calidad afectarían a un gran número de personas.
Además, estas plataformas le brindan acceso a oportunidades únicas a empresas de todos los tamaños y las incentivan a integrarse en la economía formal. De esta forma, tienen acceso a más opciones de financiamiento y beneficios legales. Esto es crucial para el crecimiento económico del país, ya que, según estadísticas del Banco de México, únicamente el 37.4% de las empresas logran conseguir un crédito empresarial.
Cabe mencionar que, al ser registros públicos, varias empresas pueden beneficiarse de la información que contienen para tomar decisiones sobre la elección de proveedores. Esto se debe a que todos los datos están respaldados por documentación, evidencias y datos reales y existe un proceso de verificación de ellos antes de completar el registro.
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Importancia de los procesos de evaluación de proveedores
Programas como el padrón de proveedores y el RUPC demuestran la importancia de contar con un sistema para la evaluación y selección de proveedores. Un artículo de McKinsey menciona cómo es que, en el entorno empresarial dinámico que existe actualmente, la habilidad para reconocer y formar relaciones comerciales con nuevos proveedores es crucial para el crecimiento de las empresas.
Este mismo artículo indica que, en promedio, el proceso de búsqueda de un proveedor toma alrededor de 3 meses. Por ello, es vital encontrar herramientas que faciliten esta búsqueda y reduzcan los tiempos de selección de forma drástica.
Para solucionar este problema, existen herramientas como la de Xepelin, la cual te permite analizar una red extensa de empresas para determinar el nivel de riesgo de trabajar con cada una de ellas. Además, te brinda métricas e información de valor sobre tus posibles proveedores, como su historial de crédito, volumen de deuda y hasta su presencia en listas negras.
Con esta herramienta, serás capaz de tomar mejores decisiones rápidas e informadas sobre la contratación de proveedores, fortalecer tu cadena de suministro e incluso, proteger a tu empresa de actividades fraudulentas.
Además, con Xepelin, podrás tener acceso a otras herramientas diseñadas para agilizar todos los procesos cotidianos de tu empresa, como el pago a proveedores y la proyección de tu flujo de efectivo. También, podrás recurrir a múltiples opciones rápidas y seguras de financiamiento empresarial y a otros servicios que te permitirán gestionar todas tus finanzas en un solo lugar.
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