El área de procurement, compras o abastecimiento influye directamente en los gastos y operatividad de tu empresa, por lo que vigilar de cerca su eficiencia para entender cómo mejorarla debe ser algo prioritario.
Para ello, son muchos los KPI que puedes calcular y monitorear de forma periódica, pero aquí te brindamos los 12 más importantes en los que debes enfocarte para crear una idea general sólida del éxito del proceso de procurement de tu empresa. Además, te decimos cómo calcularlos e interpretarlos para tomar decisiones adecuadas con base en la información que pueden revelar.
Variación del precio de compra (PPV)
Lo primero que debes considerar para evaluar el área de procurement de tu empresa es su eficiencia en materia de costos, y un buen punto de partida para lograrlo es la variación de precio de compra (o PPV por sus siglas en inglés), un indicador que compara los costos esperados de distintos productos con el valor real pagado por ellos.
Esta pieza de información permite tomar decisiones más precisas en ámbitos como la asignación de presupuestos, la elección de proveedores con base en sus precios e incluso la capacidad de negociación del equipo de abastecimiento.
Esta es la fórmula para calcularlo:
PPV = (Precio real - Precio presupuestado) X Cantidad adquirida
El resultado ideal será negativo, pues esto indica que el costo de la mercancía adquirida fue menor al esperado, indicando un ahorro. Sin embargo, un resultado igual a 0 también puede ser considerado como bueno, tomando en cuenta que indica un proceso preciso de creación de presupuestos.
En cualquier contexto, un resultado positivo será negativo, ya que señalará una presupuestación deficiente y un gasto mayor al esperado.
Spend under management (SUM)
Para saber si los costos del área están bajo control, debes conocer qué tan visibles son en primer lugar, y esto es algo que el KPI de spend under management (SUM) puede mostrarte. Más específicamente, este revelará el porcentaje de gastos de compras que siguen un proceso adecuado y registrado de procurement para ayudarte a determinar si necesitas reforzar control en el área.
Para calcularlo, esta es la fórmula a aplicar:
SUM = (Gastos manejados/Gastos totales) X 100
Un resultado alto es lo mejor, pues indica que los gastos de compras en tu empresa están siendo apropiadamente gestionados (con aprobaciones, presupuestos, etc.), siendo un SUM de entre el 70% y el 80% un resultado normal, pero uno mayor al 90% algo ideal.
Lead times
Después del ámbito financiero, un análisis del área de procurement se debe enfocar en medir la eficiencia de proveedores con los que se trabaja para así permitir la toma de decisiones de ajuste de contratos, renegociación o cambio de vendedores. Puedes empezar calculando los lead times o tiempos de entrega de cada uno de ellos.
Este dato te ayudará a evaluar qué tan rápido es un vendedor para distribuir los materiales o mercancías que tu negocio necesita, pero también es un punto de referencia clave a considerar para la iniciación oportuna de procesos de compra.
Puedes calcular los lead times promedio (tiempos de entrega totales/cantidad de órdenes de compra realizadas) para tener una visión general de la velocidad de uno o varios proveedores.
Sin embargo, este es un KPI que es mejor monitorear progresivamente con el fin de detectar tendencias negativas (tiempos de entrega que se extienden progresivamente e indican problemas) y variaciones drásticas que puedan hacer de compras oportunas algo demasiado complicado debido a una baja predictibilidad en tiempos de entrega.
En términos generales, lo mejor es que este KPI se mantenga reducido dentro de lo razonable.
Índice de puntualidad de entregas
A fin de cuentas, los lead times pueden variar sin afectar demasiado tu producción siempre y cuando puedas responder a ellos, pero tu negocio necesita siempre asegurar entregas puntuales. Para determinar si la impuntualidad es un problema que debes manejar, puedes calcular el índice de puntualidad de entregas.
Este revelará el porcentaje de entregas puntuales del total de entregas realizadas y se calcula así:
Índice de puntualidad de entregas = (Número de órdenes entregadas a tiempo/número de órdenes totales) X 100
Un resultado mayor siempre es más positivo debido a que señala proveedores puntuales y mínimas disrupciones que puedan causar retrasos.
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Tasa de cumplimiento de pedidos
El área de procurement depende de que los proveedores cuenten con las mercancías necesarias en el momento preciso, así que esto es algo que se debe evaluar con la tasa de cumplimiento de pedidos u order fulfill rate, un KPI que mostrará el porcentaje de órdenes completadas exitosamente y no afectadas por la falta de disponibilidad. Esta es su fórmula:
Order fulfill rate = (Pedidos realizados exitosamente/pedidos totales) X 100
De nuevo, lo mejor es que el resultado sea elevado, dado que esto indicará un mayor porcentaje de órdenes de compra en las que el producto requerido se encontró disponible al momento de realizarlas.
Tasa de defectos
Con el propósito de evaluar la calidad de entregas de proveedores, y por ende una parte vital de la efectividad del área de procurement, la tasa de defectos es otro KPI de valor.
Este mostrará el porcentaje de unidades defectuosas del total de productos entregados para revelar qué tan graves o frecuentes son los incidentes de daños o baja calidad en la mercancía recibida y cómo se compara este valor con el total de órdenes completadas. Su fórmula es esta:
Tasa de defectos = (Cantidad de unidades defectuosas/Unidades totales) X 100
En este caso, lo ideal es un resultado menor (inferior a 1%) que demuestre la calidad constante en entregas de producto.
Tiempos promedio de respuesta
Para obtener un procurement eficiente, se necesitan proveedores que respondan a preguntas, órdenes y reclamos rápidamente, y esto es algo que puedes medir con los tiempos promedio de respuesta, una métrica que mostrará, precisamente, cuánto tarda cada proveedor en comunicarse tras un contacto inicial de cualquier tipo.
Este se puede calcular así:
Tiempo promedio de respuesta = Tiempo total de respuesta/Número de contactos iniciales
Un promedio menor siempre es mejor que uno mayor, pero, tal y como sucede con los lead times, lo ideal es monitorear tiempos de respuesta individuales frecuentemente para identificar tendencias y determinar variabilidad.
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Tasa de errores
Errores de confirmación o facturación también impiden un proceso de abastecimiento adecuado, así que se deben monitorear. ¿Cómo? La tasa de errores es un indicador relevante que muestra el porcentaje de equivocaciones en un proceso. Esta es la fórmula para calcularlo:
Tasa de errores = (Número de errores en una tarea/Tareas realizadas) X 100
Nuevamente, lo ideal es una tasa de errores baja que demuestre competencias básicas de un proveedor en la ejecución de tareas de facturación, recepción de órdenes, cobro y cualquier otra actividad relacionada.
Número de proveedores de fuente única
Considerando que una red diversificada de proveedores suele ser lo ideal para reducir el impacto de disrupciones y así mejorar la resiliencia del área de abastecimiento, también es buena idea monitorear el número de proveedores de fuente única, o sea, el total de vendedores que ofrecen un producto particular sin que este sea adquirido con otro proveedor.
La realidad es que no hay un valor ideal para este indicador, ya que, aunque la diversificación es una buena estrategia, acudir con proveedores de fuente única también es una decisión estratégica positiva en muchos contextos. Sin embargo, es aconsejable monitorearlo para identificar riesgos de sobredependencia en un solo proveedor.
Ciclo de procurement
Una vez analizados costos y proveedores, es momento de medir la eficiencia general del área de procurement, iniciando por el tiempo que tarda en efectuarse el proceso desde el surgimiento de una necesidad de compra hasta su satisfacción, o sea, el ciclo de procurement.
Justo como sucede con los lead times y tiempos de respuesta, este es un indicador que es idealmente monitoreado individualmente para buscar patrones y medir variabilidad, pero también puedes calcular su promedio para medir eficiencia general utilizando esta fórmula:
Ciclo de procurement promedio = (Suma total de tiempo de todos los ciclos/Total de ciclos o compras) X 100
De la misma forma, un ciclo más reducido es mejor, ya que es señal de un proceso rápido y con pocas o nulas interrupciones.
Ratio de compras de emergencia
Las compras de emergencia frecuentes suelen señalar algún problema del área de procurement, así que medir su frecuencia es útil para determinar si el proceso está funcionando como debería. Esto lo puedes hacer con el ratio de compras de emergencia, que mide el porcentaje de compras imprevistas, urgentes o no planificadas realizadas en un periodo de tiempo.
Esta es la fórmula para calcularlo:
Ratio o tasa de compras de emergencia = (Compras de emergencia/Compras totales) X 100
Por supuesto, cierto porcentaje de compras de emergencia es razonable (menor al 10% de compras totales), pero es mejor cuando este es tan pequeño como sea posible, debido a que esto indica un proceso de abastecimiento que anticipa necesidades adecuadamente.
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Carga de trabajo por empleado
Finalmente, incluso si aún no percibes problemas operativos visibles en el área de procurement de tu empresa, es aconsejable cuantificar la carga de trabajo del departamento con el fin de anticipar posibles retos próximos y cuellos de botella.
Para esto, puedes utilizar la carga de trabajo por empleado, un KPI que muestra la cantidad de tareas, proveedores, contratos, etc., que cada miembro del equipo de abastecimiento maneja en promedio; solo necesitas dividir la carga total de trabajo entre el número de empleados del departamento.
Como tal, no hay un valor ideal, pero debes considerar que mientras más elevado sea el resultado, mayor será el riesgo de una carga elevada y, en consecuencia, mayores probabilidades existirán de que ocurran problemas de desmotivación, errores y demás que puedan crear ineficiencia en el área.
De manera inversamente proporcional, es posible que un número demasiado reducido señale un problema de sobrecontratación.
En conclusión, tal vez necesites de otras métricas para realizar un análisis específico y granular sobre la eficiencia del procurement en tu negocio, pero esta selección te permitirá realizar un diagnóstico general y lo suficientemente integral para tomar decisiones rápidas y efectivas en torno a esta área de desempeño.
Como puedes ver, una gran parte de la eficiencia del área de procurement depende de la calidad de tus proveedores, así que, para evitar problemas frecuentes y facilitar el monitoreo de este ámbito, podría ser buena idea recurrir a un sistema de análisis de terceros, como el que Xepelin tiene para ti.
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