Optimizar la planificación de recursos empresariales, ya sean estos económicos, materiales o de personal, es una tarea compleja que involucra hacer proyecciones, tomar en cuenta datos históricos y distribuir los recursos disponibles para mejorar la rentabilidad, entre otras cosas, por lo que su realización siempre ha sido un punto de dolor para las compañías.
Tal es la necesidad por encontrar soluciones para afrontar este desafío que, actualmente, se espera que el mercado de software de ERP, que se encarga de contribuir a la automatización y facilitación de este proceso, alcance un valor de hasta $238 millones de dólares para 2032.
Sin embargo, incluso con la adopción de esta clase de herramientas digitales, la planificación es un proceso complicado que necesita de buenas prácticas para ser eficiente, y el solo intentar hacerlo no basta para alcanzar los resultados ideales.
Con esto en mente, en el siguiente artículo te compartiremos 9 de las mejores prácticas a seguir para realizar una planificación de recursos empresariales efectiva que desbloquee el verdadero potencial de las herramientas, capital, personal y activos de tu negocio.
Crear una visión estratégica a 1, 3 o 6 meses (M, Q o H)
Establecer una visión estratégica general a alcanzar es mejor que no crear ninguna, sin embargo, con el fin de guiar a tu empresa hacia objetivos concretos y realistas, es aconsejable fijar metas específicas alcanzables para distintos periodos de tiempo, como un mes, 3 meses o 6 meses (es decir, por mes, quarter o half year).
Estos objetivos servirán como una guía para que la distribución de recursos de todo tipo esté orientada hacia el alcance de hitos específicos, en lugar de trabajar hacia una visión general que no puede ser medida o hacia una meta demasiado distante que pueda estar sujeta a una gran cantidad de cambios e imprevistos. Además, al tratarse de metas a corto plazo, no estarán sujetas a cambios tan radicales, por lo que la planificación orientada hacia su alcance enfrentará menos disrupciones.
Invertir en una mayor visibilidad de datos y recursos financieros
Resulta imposible planificar la distribución de recursos que no se pueden visualizar, ya que no hay manera de saber en dónde están ubicados o si la cantidad existente es suficiente. Sin embargo, la visibilidad suele ser un problema durante la asignación de recursos y se estima que el 60% de los líderes financieros no tienen visibilidad completa de los recursos disponibles y de las transacciones realizadas con ellos. Considerando esto, invertir en una mayor visibilidad de esta clase de datos es esencial para llevar a cabo una planificación exitosa.
¿Cómo es posible mejorar la visibilidad de datos? Para comenzar, es buena idea tomar medidas de centralización que eliminen silos aislados y concentren la información en un solo lugar para su consulta inmediata, esto a través de la digitalización. Igualmente, buscar opciones de software de data streaming que se adapten a las necesidades y presupuestos de tu negocio será crucial para extraer datos en tiempo real, sin errores de registro.
Afortunadamente, aunque esto suena como algo complicado e incluso costoso, existen ciertas instituciones, como Xepelin, que ofrecen herramientas de monitoreo y rastreo de datos financieros en tiempo real de forma gratuita, mejorando la visibilidad de los recursos día con día, sin necesidad de un gasto demasiado elevado.
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Identificar y priorizar proyectos clave
Cada proyecto y tarea en el que invierte tu negocio cumple una función única, no obstante, al momento de planificar los recursos a asignar, debe de existir algún tipo de jerarquización basado en la rentabilidad, función, relevancia actual, etc., de cada uno. Esto con el fin de potenciar funciones críticas o proyectos exitosos, pero manteniendo estables a aquellos que, si bien son importantes, pueden funcionar con una menor inversión.
Como regla general, un proyecto clave es aquel que se alinea con las necesidades y metas específicas actuales de la empresa, sin embargo, la definición de algunos proyectos como clave depende de muchos factores que pueden cambiar a lo largo del tiempo. Algunas nociones adicionales para detectarlos son las siguientes:
- Se trata de un proyecto o tarea que necesita optimizarse para impulsar otras funciones de la empresa.
- Se trata de un proyecto o tarea operacional fundamental que el negocio necesita para funcionar adecuadamente.
- Es un proyecto exitoso que genera altas ganancias o del cual depende la generación de beneficios.
Prever y mapear la demanda
Más allá de considerar los recursos disponibles, un buen proceso de planificación tomará en cuenta la demanda de servicios, productos o proyectos a procesar para así determinar cómo asignar el capital y personal, de tal manera que esta demanda sea afrontada sin inconvenientes.
Puedes hacer esto utilizando los datos pasados de tu negocio en cuanto a ventas, y compararlos a lo largo de los años para identificar patrones estacionales y así mapear la demanda esperada en cada momento del año. Para mayor precisión en la detección de patrones, es recomendable digitalizar y automatizar el procesamiento de datos.
Al final del día, lo único constante en la demanda es su volatilidad, pero las previsiones pueden ayudarte a tener una idea más clara sobre posibles escenarios y así contrarrestar el poder que las fluctuaciones tengan sobre tu empresa.
Evaluar la capacidad y tiempo de tu equipo
Para complementar el proceso de proyección de demanda con una comparación que identifique posibles áreas de mejora, es aconsejable medir los recursos de personal disponibles en cuanto a habilidades, cantidad y eficiencia. Al comparar la demanda esperada con las capacidades de tu equipo actual, podrás encontrar posibles deficiencias o áreas de oportunidad en cuanto a capacitación o contratación.
¿Qué aspectos buscar? Principalmente, deberás evaluar al personal en cuanto a las siguientes categorías:
- Habilidades y competencias con las que el equipo cuenta y su relevancia para afrontar los proyectos necesarios, identificando posibles habilidades que necesitan ser enseñadas o adquiridas con nuevas contrataciones.
- Cantidad de personal disponible para manejar la carga laboral y demanda esperada, considerando buscar nuevas contrataciones según sea el caso.
- Productividad general en cuanto a tiempo disponible y capacidades, pensando en la posibilidad de eliminar roles que no estén siendo productivos o considerando proporcionar herramientas de software que impulsen la eficiencia operacional.
Proyectar tus días de cobro (DSO)
Basta con una proyección de ventas para tener una idea general sobre la demanda a procesar, y con un análisis interno para conocer los recursos económicos disponibles, pero ¿cómo asegurarse de que contarás con dichos recursos en el momento preciso? Para esto, necesitarás proyectar los DSO (días de cobro) de tu negocio, es decir, los días promedio que tendrás que esperar para recibir el pago de una factura.
¿Por qué es tan importante? Tal vez tengas proyectado concretar una gran cantidad de ventas en determinado mes, pero esto no significa que estas vayan a ser pagadas en ese mismo periodo. Entonces, proyectar los DSO esperados te ayudará a tener una visión más realista de los recursos con los que contarás en cada momento, permitiéndote así tener una mayor visibilidad hacia la liquidez real futura.
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Facilitar la asignación de recursos con créditos empresariales
Con el propósito de sobrepasar las limitaciones de los DSO y mantener estable la liquidez de tu negocio para una distribución de recursos que no esté sujeta a retrasos, también puedes utilizar créditos empresariales. Sin embargo, para evitar contraer un volumen de deuda demasiado elevado con intereses altos, en esta situación, es aconsejable recurrir a una línea de crédito de factoring o factoraje, para tener un préstamo para tu negocio sin adquirir deuda adicional.
Puedes solicitar el financiamiento de las cuentas por cobrar que tú elijas adelantará su pago en menos de 24 horas, preservando así el flujo de caja de tu empresa. Dado que tú eliges las facturas a financiar, no es necesario adquirir más deuda de la necesaria. En lugar de que debas adaptarte al financiamiento, este se adaptará a ti.
Definir un presupuesto claro y realista
Una vez considerada la demanda esperada, la capacidad del equipo y los demás recursos disponibles, será necesario crear un presupuesto financiero que potencie estos aspectos al máximo a través de una distribución óptima de capital. Para esto, de nuevo, será importante identificar tareas y proyectos clave que necesiten un mayor impulso y comunicarse de cerca con cada área particular para entender sus necesidades y asignarles la cantidad justa de recursos.
Como regla general, este presupuesto deberá estar basado en datos, ser flexible y estar orientado hacia metas concretas. En primer lugar, un presupuesto basado en datos, asegura que la distribución de recursos sea realista y que el presupuesto pueda ser respetado fácilmente. Además, la flexibilidad generará la oportunidad de realizar modificaciones para reaccionar a ciertos imprevistos. Finalmente, la orientación a metas concretas guiará el presupuesto hacia el cumplimiento de ellas, sin perder la dirección.
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Vigilar de cerca los tiempos de cada proyecto y hazlos respetar
Al momento de asignar cierta cantidad de recursos a un proyecto específico, un retraso puede provocar que estos ya no estén disponibles y que sean utilizados por otra área, o bien, que la retención de recursos para dicho proyecto esté ralentizando la línea de tiempo de las demás tareas. Con esto en mente, es buena idea vigilar de cerca los tiempos establecidos de cada proyecto y hacer todo lo posible por respetarlos.
Como resultado de este nivel de organización, cada proyecto podrá cumplirse en el tiempo establecido y los proyectos relacionados podrán crear las sinergias esperadas en el momento indicado.
Mantener la flexibilidad y prepararse para imprevistos
Sin importar cuanta organización exista en una compañía, determinado proyecto puede prolongarse inesperadamente o aumentar en escala de manera repentina, requiriendo inversiones adicionales. Entonces, para que esta clase de imprevistos no cause disrupciones, es necesario contar con un plan B para manejarlos, pensando siempre que mantener un grado de flexibilidad permitirá adaptarse ante situaciones volátiles.
Organizar el proceso con un software de gestión
Finalmente, la realidad es que el mercado de sistemas ERP ha crecido considerablemente por una razón: esta clase de software es capaz de simplificar la planeación de recursos de múltiples maneras diferentes. Entonces, para facilitar este proceso, elegir el sistema que mejor se adapte a las necesidades y presupuesto de tu negocio es algo esencial.
Entre otras cosas, un software ERP tiene el potencial de ayudarte de 4 maneras principales:
Centralización
Dado que este tipo de sistemas extraen información desde distintos sitios y la concentran en una sola plataforma, dicha información no está sujeta a perderse o aislarse en silos de datos. Gracias a esta centralización, se pueden tomar decisiones sincronizadas con base en una sola base de datos confiable, en lugar de múltiples fuentes separadas que pueden guiar a distintos equipos, por distintos caminos.
Accesibilidad
Un sistema ERP no solo concentra la información para crear una sola visión estratégica, sino que también permite consultar dicha visión siempre que sea necesario. De esta manera, todos los miembros del equipo que necesitan datos confiables para tomar una decisión pueden acceder a ellos de manera rápida, sin tener que consultar distintas bases aisladas.
Visibilidad
Debido a que esta clase de software suele registrar información de forma automática, contribuye a una visibilidad mucho mayor de los datos, garantizando que todas las decisiones se tomen conforme a ellos y que no exista manera de perder de vista ciertos indicadores de desempeño importantes.
Información siempre actualizada
Con un sistema ERP, no es necesario mantener actualizada la información de forma manual, ni esperar a recibir reportes financieros para tener una idea de los recursos disponibles. Al contrario, este software se mantiene actualizado de forma automática, registrando cualquier cambio en tiempo real.
Considerando lo esencial que puede ser esta herramienta digital para empresas de todo tamaño para simplificar la planeación de recursos, y con el propósito de mejorar la accesibilidad a estos sistemas, existen plataforma gratuita de gestión financiera con la que es posible automatizar procesos como la extracción de datos, la identificación de patrones, y la realización de proyecciones de liquidez, entre otras cosas, permitiendo así que tengas control y visibilidad completos sobre las finanzas de tu empresa.
Para aprovechar esta herramienta, junto con otras funcionalidades que Xepelin ofrece sin costo adicional, lo único que debes hacer es crear una cuenta.
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