El balance de situación o balance general y el estado de resultados son archivos cruciales para cualquier negocio. Estos son mucho más que solo un paso en el proceso de la contabilidad porque, además, son fuentes fiables de información y datos reales sobre el funcionamiento y desempeño de tu empresa.
Entender cómo interpretar estos documentos es valioso para el propietario de cualquier empresa, ya que permite conocer sus detalles financieros y así tomar mejores decisiones o generar presupuestos y planes financieros más realistas, así como brindarle acceso a datos para compartir con posibles inversionistas.
¿En qué consiste un balance general?
El balance general es un documento básico en la contabilidad, este tiene como propósito el registrar una imagen global del estado financiero de tu empresa en un determinado momento. En él, se recopila el valor de cada uno de los recursos y obligaciones de pago que posee tu negocio para calcular el patrimonio neto de este.
Este archivo debe de contener información completa sobre los siguientes elementos:
- Activos: abarcan todos los bienes y derechos de pago que posee tu empresa. Según el tiempo que tardan en convertirse en beneficios se dividen en dos:
- Activo fijo: también denominados como activos no corrientes, se trata de todos los bienes que posees que no están destinados a ser vendidos, pero son necesarios para llevar a cabo las actividades de tu empresa. Abarcan recursos como bienes raíces, maquinaria, equipo de cómputo, automóviles, etc.
- Activo circulante: también conocidos como activos circulantes, son los objetos que tienes pensado comercializar a corto plazo (en los próximos 12 meses) para convertir en capital líquido.
- Pasivos: estos son conformados por todas las obligaciones de pago que adquiere tu empresa, al igual que los activos, se dividen en dos:
- Pasivo fijo: son todas las deudas que tienen un largo plazo para ser saldadas, principalmente son conformados por obligaciones como el pago de un préstamo o crédito.
- Pasivo circulante: son costos que deben ser pagados a corto plazo, pueden ser deudas con proveedores, salarios, impuestos fiscales, etc.
- Patrimonio neto: es el resultado final del balance general y se calcula restando el total de pasivos del valor total de los activos, además puede incluir el capital aportado por los propietarios y las ganancias. Representa el valor total que tendría tu empresa si liquidara todos sus activos y pagara todos sus pasivos.
¿Cómo interpretar un balance general?
A partir de los datos que proporciona un balance general, puedes calcular diversas fórmulas para obtener información sobre las condiciones financieras en las que está operando tu empresa. Cabe mencionar que el balance representa información estática de un tiempo determinado, por lo que todos los resultados que obtengas serán específicos al momento en el que los realizaste.
Además del ratio de endeudamiento, el balance te permitirá calcular 2 importantes medidas financieras de tu negocio, el fondo de maniobra y la solvencia.
El fondo de maniobra es un indicador que mide la capacidad de cualquier empresa de poder afrontar sus obligaciones de pago a corto plazo, es decir, su liquidez. Este se calcula dividiendo el valor total de activos circulantes entre la deuda de los pasivos circulantes.
Fondo de maniobra = Activo corriente / Pasivo corriente
Si el resultado de la operación es mayor a 1, esto es representativo de una salud financiera capaz de afrontar todos los gastos a corto plazo. Por el contrario, si es menor a 1, la empresa podría tener problemas de liquidez y tiene que tomar medidas para solucionarlo, como acudir a métodos de financiamiento como el factoraje o factoring, que inyecta liquidez inmediata en tu negocio mediante el anticipo de tus cuentas por cobrar.
La solvencia representa la capacidad de tu empresa de hacer frente a todas sus obligaciones de pago. En general, si tu patrimonio neto es un resultado positivo, significa que no existen problemas de solvencia en tu negocio, sin embargo, es más fiable realizar el cálculo como un ratio financiero mediante la siguiente fórmula:
Ratio de solvencia = Activo total / Pasivo total
El resultado ideal es 1.5, esto significa que tu empresa cuenta con suficiente capital para pagar todas sus deudas sin quedarse sin recursos, en caso de que sea menor, la solvencia podría representar un problema para tu negocio. También es posible que el cálculo determine un resultado mayor, esto puede implicar un exceso de activo circulante que podría perder valor en el futuro.
No obstante, las conclusiones que se puedan alcanzar tras calcular el ratio de solvencia deben ser analizadas en comparación con la industria en la que se desarrolla tu empresa, ya que pueden existir casos de empresas con distintas actividades económicas y distintos ratios calculados, pero que, en realidad, no tienen problemas de solvencia.
¿En qué consiste un estado de resultados?
El estado de resultados tiene como propósito el determinar si existieron ganancias o pérdidas en tu empresa en un tiempo determinado. Tiene algunas similitudes con el balance general en el sentido de que te permite conocer información sobre tus recursos, pero la diferencia principal radica en que el estado de resultados se enfoca únicamente en las ganancias y pérdidas netas y no en el valor general de la compañía.
En este documento se incluye información detallada sobre todos tus ingresos y egresos. El desglose de estos datos suelen presentarse de una forma específica, en el siguiente orden:
- Ventas: ingresos recibidos por venta de productos o servicios
- Costos de ventas: costos relacionados con concretar ventas
- Utilidad bruta: utilidad resultante de restar los costos de ventas de las ventas
- Gastos operativos: aquellos gastos relacionados con el funcionamiento de la empresa
- Utilidad operacional: resultado de la utilidad bruta menos los gastos operativos
- Gastos financieros: son gastos relacionados con la obtención de financiamiento, por ejemplo, el pago de intereses bancarios
- Utilidades antes de los impuestos: son las utilidades calculadas tras restar los gastos financieros y antes del pago de impuestos
- Impuestos: corresponde a las obligaciones fiscales que tiene tu empresa ante el gobierno
- Utilidad neta: es el monto final que resta después de descontar todos los gastos
¿Cómo interpretar un estado de resultados?
Para interpretar la información de tu estado de resultados, es necesario analizar varios puntos de referencia y datos para así poder sacar conclusiones acertadas sobre el desempeño financiero de tu empresa.
El primer paso es realizar comparaciones, tanto externas como internas, de los datos obtenidos para entender lo que significan. Es recomendable analizar la información histórica de las finanzas de la empresa, así como de la industria a la que pertenece, para comprender el panorama general y averiguar si esta cuenta con un ritmo de crecimiento ideal en comparación con negocios similares y consigo misma.
Con esta misma información es posible también detectar tendencias de un mayor número de ventas o gastos en determinados momentos, fluctuaciones que correspondan a distintas variables o incluso gastos innecesarios que no estén generando un beneficio mayor al costo de su inversión.
Este análisis exhaustivo de datos puede parecer complicado y tardado, pero existen plataformas digitales como Xepelin que simplifican el análisis de la información en un solo lugar, ofreciendo métricas de gran valor para tu empresa como ventas totales y volumen de deuda, además de brindarte acceso a financiamiento.
El balance general y el estado de resultados son documentos básicos a simple vista, pero, acompañados del uso de herramientas de análisis de datos, pueden ser un elemento valioso para la toma de mejores decisiones financieras en cualquier empresa.
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