El balance de situación o balance general y el estado de resultados son archivos esenciales. Más que solo un paso en el proceso de la contabilidad, estos son fuentes valiosas de datos reales sobre el funcionamiento y desempeño de tu empresa en un momento particular.
Sin embargo, por sí solos no son capaces de generar valor, sino que necesitan ser interpretados adecuadamente para convertirlos en mejores decisiones y en presupuestos y planes financieros más apegados a la realidad.
¿Cómo sacarles interpretarlos? En este artículo hablaremos sobre los pasos para hacerlo, explicando la información que cada uno provee y el valor que esta tiene para ayudarte a comprender la salud de tu negocio y a conocer lo que debes hacer para optimizarla.
¿En qué consiste un balance general?
El balance general es un documento básico en la contabilidad, este tiene como propósito el registrar una imagen global del estado financiero de tu empresa en un determinado momento. En él, se recopila el valor de cada uno de los recursos y obligaciones de pago que posee tu negocio para calcular el patrimonio neto de este.
¿Qué información contiene un balance general?
Este archivo debe de contener información completa sobre los siguientes elementos:
- Activos: abarcan todos los bienes y derechos de cobro que posee tu empresa. Según el tiempo que pueden tardar en convertirse en beneficios se dividen en dos categorías:
- Activo fijo: también denominados como activos no corrientes, se trata de todos los bienes que posees que no están destinados a ser vendidos y que son necesarios para llevar a cabo las actividades de tu empresa. Abarcan recursos como bienes raíces, maquinaria, equipo de cómputo, automóviles, etc.
- Activo circulante: también conocidos como activos corrientes, son los bienes que se convertirán en efectivo a corto plazo (dentro de los próximos 12 meses); por ejemplo: el inventario y las cuentas por cobrar.
- Pasivos: estos están conformados por todas las obligaciones de pago (deudas) que posee tu empresa. Al igual que los activos, se dividen en dos:
- Pasivo fijo: son todas las deudas que tienen un largo plazo para ser saldadas, como el pago de un préstamo o crédito bancario.
- Pasivo circulante: son costos que deben ser pagados en menos de un año, como el financiamiento a corto plazo, las deudas con proveedores, salarios, impuestos fiscales, etc.
- Patrimonio neto: es el resultado final del balance general y se calcula restando el total de pasivos del valor total de los activos, incluyendo el capital aportado por los propietarios y las ganancias. Representa el valor total que tendría tu empresa si liquidara todos sus activos y pagara todos sus pasivos en un momento específico.
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¿Cómo interpretar un balance general?
A partir de los datos que proporciona un balance general, puedes calcular diversas fórmulas a interpretar para obtener información sobre las condiciones financieras en las que está operando tu empresa. Cabe mencionar que el balance presenta información estática de un tiempo determinado, por lo que todos los resultados que obtengas serán específicos al momento en el que los calculaste.
Además del ratio de endeudamiento, el balance te permitirá calcular 2 importantes medidas financieras de tu negocio, el fondo de maniobra y la solvencia.
El fondo de maniobra es un indicador que mide la capacidad de cualquier empresa de poder afrontar sus obligaciones de pago a corto plazo, es decir, su liquidez. Este se calcula dividiendo el valor total de activos circulantes entre la deuda de los pasivos circulantes.
Fondo de maniobra = Activo corriente / Pasivo corriente
Si el resultado de la operación es mayor a 1, esto es representativo de una salud financiera capaz de afrontar todos los gastos a corto plazo. Por el contrario, si es menor a 1, tu empresa podría tener problemas de liquidez y debe tomar medidas para solucionarlos, como acudir a métodos de financiamiento, aplazar las cuentas por pagar y reducir el ciclo de cobro.
Por otra parte, la solvencia representa la capacidad de tu empresa para hacer frente a todas sus obligaciones de pago. En general, si tu patrimonio neto es un resultado positivo, significa que no existen problemas de solvencia en tu negocio, sin embargo, es más fiable realizar el cálculo como un ratio financiero mediante la siguiente fórmula:
Ratio de solvencia = Activo total / Pasivo total
El resultado ideal es 1.5, esto significa que tu empresa cuenta con suficiente capital para pagar todas sus deudas sin quedarse sin recursos, en caso de que sea menor, la solvencia podría representar un problema para tu negocio. También es posible que el cálculo determine un resultado mayor, esto puede implicar un exceso de activo circulante que podría perder valor en el futuro.
Las conclusiones que se puedan alcanzar tras calcular cualquiera de estos ratios deben ser analizadas en comparación con la industria en la que se desarrolla tu empresa, ya que, debido a su modelo de negocios, diferentes industrias pueden tener distintos estándares de solvencia o liquidez.
¿En qué consiste un estado de resultados?
El estado de resultados tiene como propósito el determinar si existieron ganancias o pérdidas en tu empresa en un tiempo determinado. Tiene algunas similitudes con el balance general en el sentido de que te permite conocer información sobre tus recursos, pero la diferencia principal radica en que el estado de resultados se enfoca únicamente en las ganancias y pérdidas netas y no en el valor general de los bienes de una compañía. En este documento se incluye información detallada sobre todos tus ingresos y egresos.
Cuáles son los objetivos del estado de resultados
La información contenida dentro del estado de resultados tiene 2 objetivos principales en tu negocio: medir su rentabilidad y calcular su eficiencia operativa, es decir determinar qué tantas ganancias está obteniendo tu empresa en comparación con la inversión que realiza y qué tan efectiva está siendo convirtiendo recursos en beneficios económicos.
Las principales cuentas del estado de resultados
De manera más específica, estas son las cuentas principales que muestra un estado de resultados:
- Ventas: ingresos recibidos por venta de productos o servicios, tomando en cuenta descuentos y ofertas
- Devoluciones: valor de las mercancías devueltas
- Costos de ventas: costos relacionados con concretar ventas
- Utilidad bruta: utilidad resultante de restar los costos de ventas de las ventas
- Gastos operativos: aquellos gastos relacionados con el funcionamiento de la empresa, sin contar compras de inventario
- Utilidad operacional: resultado de la utilidad bruta menos los gastos operativos
- Compras: valor neto de mercancías adquiridas
- Gastos financieros: son gastos relacionados con la obtención de financiamiento, por ejemplo, el pago de intereses bancarios
- Utilidades antes de los impuestos: son las utilidades calculadas tras restar los gastos financieros y antes del pago de impuestos
- Impuestos: corresponde a las obligaciones fiscales que tiene tu empresa ante el gobierno
- Utilidad neta: es el monto final que resta después de descontar todos los gastos
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¿Cómo interpretar un estado de resultados?
Para interpretar la información de tu estado de resultados, es necesario analizar varios puntos de referencia y datos para así poder sacar conclusiones acertadas sobre el desempeño financiero de tu empresa.
El primer paso es realizar comparaciones, tanto externas como internas, de los datos obtenidos para entender lo que significan. Es recomendable analizar la información histórica de las finanzas de la empresa, así como de la industria a la que pertenece, para comprender el panorama general y averiguar si esta cuenta con un ritmo de crecimiento ideal en comparación con negocios similares y consigo misma.
Con esta misma información es posible también detectar tendencias de un mayor número de ventas o gastos en determinados momentos, fluctuaciones que correspondan a distintas variables o incluso gastos innecesarios que no estén generando un beneficio mayor al costo de su inversión.
¿Por qué es importante tener un registro automatizado?
Buscar la forma de automatizar el registro de la información que contienen estos archivos a través de herramientas digitales es una práctica recomendable que garantiza la fiabilidad de la información, mantiene actualizados los registros y facilita el acceso a datos.
La realidad es que, aunque valiosos para muchos líderes de negocios, documentos como los balances generales y estados de resultados presentan una gran desventaja: son registros que requieren una actualización manual constante y que son vulnerables a errores humanos.
En conclusión, al ser interpretados apropiadamente, los datos brindados por archivos como el balance general y el estado de resultados pueden darte una visión clara del estado de tu empresa y de lo que puedes hacer para mejorarlo. Sin embargo, para mayor precisión y una analítica de información mucho más rápida, automatizar el registro de datos financieros es una mejor idea.
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