Hoy en día, gracias a múltiples innovaciones en tecnología, cada vez es más sencillo para nuevas empresas y negocios acceder a herramientas que les permitan automatizar tareas y procesos de inicio a fin. No obstante, considerando que un proceso apropiado de automatización requiere de la optimización de workflows establecidos y de la adquisición de nuevas plataformas, algunos líderes de empresas pueden verse renuentes a iniciarlo en su organización.
Tanto a corto, como a largo plazo, esta decisión resulta contraproducente, ya que les impide a empresas de menor tamaño obtener ventajas competitivas importantes y solidificar su posición en el mercado.
Tomando esto en cuenta, y con el objetivo principal de impulsar a estos líderes a mejorar la eficiencia y productividad de su compañía por medio de la automatización, en este artículo hablaremos sobre 11 beneficios principales que el automatizar tareas y procesos puede ayudarles a generar. Todo esto, tratando de dejar en claro que, aunque no sean sencillas de alcanzar, las ventajas de este proceso superan a los posibles riesgos y costos.
Digitalización, menos riesgos, menos silos de información, mayor integración
Aunque indirectamente, el nivel de digitalización que resulta de invertir en la automatización de tareas es uno de los beneficios más grandes de este proceso, ya que lleva a una infraestructura más segura, más integrada y más centralizada. Esto ocurre gracias a que la adopción de plataformas digitales es necesaria para automatizar tareas, y esta clase de tecnologías suelen ser más resistentes ante riesgos de seguridad y suelen concentrar múltiples datos en un solo lugar, creando así una fuente de información absoluta y accesible para quien sea que la necesite.
Mejoras productivas
Hablando ya de beneficios directamente relacionados con la automatización, se puede destacar el aumento de productividad como uno de los más valiosos. Al automatizar tareas, estas se llevan a cabo de forma continua y rápida, lo cual resulta en un mayor número de actividades concretadas en un menor tiempo. Esta mejora productiva no solo impulsa tareas específicas, sino también procesos enteros, puesto que las partes de un proceso que dependen de las tareas mecanizadas pueden llevarse a cabo de forma más ágil.
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Menor número de errores
En términos generales, y por medio de las herramientas que existen en la actualidad, la automatización tiene el potencial de reducir errores manuales y de registro de datos alrededor de un 50%. ¿Por qué sucede esto? Siempre y cuando se trate de una tarea repetitiva y con poca variación, una herramienta de automatización puede realizarla de manera mecánica, sin fatigarse y siguiendo los patrones y estándares establecidos, lo cual reduce la probabilidad de que surjan errores.
Toma oportuna de decisiones informadas
Cuando se automatizan ciertas tareas, como el registro y monitoreo de datos, se genera una base siempre actualizada de información con la que es posible tomar decisiones rápidas e informadas para responder a nuevos cambios. Incluso si se automatizan otras tareas, las plataformas digitales que hacen esto posible suelen proporcionar información sobre su eficiencia, brindando datos que impulsen mejores decisiones en áreas tanto específicas como generales.
Reducción de costos operacionales
A través de una mayor producción en menor tiempo y con menos errores, la automatización reduce también los costos operacionales de un negocio. Los procesos manuales tienden a ser ineficientes y dar lugar a tareas duplicadas o cuellos de botella, problemas que consumen una gran cantidad de recursos económicos; entonces, cuando estos son reducidos o eliminados, las complicaciones también desaparecen, mejorando la rentabilidad de cada proceso.
Más tiempo para efectuar actividades estratégicas
Cada área y departamento de una empresa es responsable de tareas repetitivas, pero esenciales para su funcionamiento; sin embargo, estas consumen tiempo que puede ser empleado de maneras más productivas. Al reducir la inversión de tiempo necesaria para completar estas actividades, la automatización libera tiempo para que miembros del personal enfoquen sus habilidades en procedimientos que generan más valor y que requieren un pensamiento más estratégico.
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Incremento en la satisfacción de empleados
Al aliviar la carga de trabajo de tareas repetitivas que podrían ser consideradas como tediosas, la automatización tiene el potencial de incrementar la satisfacción de los empleados. Este es uno de los beneficios mayormente reportados por empresas que han invertido en este proceso, llevando a menor estrés en un 65% del personal y al alivio de síntomas de desgaste laboral o burnout en un 63% de los casos, de acuerdo con una encuesta de Zapier.
Estandarización de tareas y procesos
Gracias a tareas realizadas por medio de inteligencia artificial y otras tecnologías de automatización, es posible facilitar la estandarización de procesos, lo cual reduce el riesgo de que resurjan ineficiencias de protocolos anteriores siempre y cuando se mantenga constante la utilización de estos sistemas. ¿Por qué razón? Estas herramientas siguen protocolos fijos para realizar su labor, por lo que fomentan que cada proceso se lleve a cabo de la misma manera, con poca o nula variación entre usuarios o departamentos.
Trazabilidad y medición mejoradas
En la gran mayoría de los casos, los mismos sistemas que permiten la automatización de tareas generan información sobre la eficiencia de procesos de manera continua, lo cual permite trazarlos de principio a fin, medir su rendimiento y analizarlos. Esto es importante porque esta clase de datos impulsan decisiones de optimización que pueden llevar a procedimientos aún más eficientes que potencian los beneficios ya alcanzados.
Aumento en la satisfacción de clientes
Por medio de procesos internos más eficientes, que influyen en la experiencia de consumidores, y de la mecanización de tareas de servicio al cliente, la satisfacción de los clientes puede aumentar significativamente. A fin de cuentas, ciertas tareas automatizables, como el acceso a datos personales e historiales de compras, requieren de una conexión ágil entre los procesos de front office y aquellos de back office, por lo que la automatización interna genera valor de forma externa por igual.
Similarmente, la disponibilidad 24/7 y velocidad generada al mecanizar ciertos puntos de contacto (como soporte vía chat), es percibida como una mayor eficiencia por parte del consumidor, aumentando su satisfacción promedio en cada interacción.
Competitividad
Al juntar todas estas ventajas, el resultado es un beneficio de extrema importancia: la competitividad. Con procesos eficientes, menos costosos, más precisos y mucho más rápidos, empresas de cualquier tamaño pueden mantenerse competitivas en el mercado gracias a la automatización. De hecho, el 88% de los líderes de pequeñas y medianas empresas mencionan que esta práctica les permite competir con grandes compañías en un entorno real.
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Finalmente, aunque estos beneficios son suficientes para justificar la inversión que se necesita para automatizar tareas y procesos en cualquier empresa, es probable que las ventajas de este proceso sean todavía más numerosas. A pesar de que, tradicionalmente, las herramientas requeridas para la automatización solo estaban al alcance de grandes empresas y corporativos, hoy en día, organizaciones como Xepelin facilitan el acceso a ellas para cualquier negocio.
Xepelin ofrece una plataforma digital de gestión y automatización que realiza tareas como el registro de datos, el monitoreo de la salud financiera, la evaluación de clientes y proveedores, y el manejo de cobros y pagos de forma rápida y segura. Gracias a esta herramienta, cualquier empresa puede comenzar a percibir, por sí misma, los beneficios de la automatización desde este momento.
Dado que el acceso a la plataforma es completamente gratuito, lo único que hay que hacer para comenzar a aprovecharla es crear una cuenta en Xepelin.
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