Si bien es cierto que las aplicaciones de hojas de cálculo, como Excel, son excelentes soluciones para comenzar a poner orden en las finanzas de una empresa, llega un punto en el que, simplemente, se vuelven insuficientes.
Es en este momento cuando lo ideal sería migrar los registros financieros a herramientas digitales como un ERP, un dashboard de BI o cualquier otra plataforma de software que sea capaz de mejorar la precisión, velocidad y seguridad de dichos registros, de una forma mucho más simple.
¿Cómo identificar cuándo es momento de iniciar esta transición?, y ¿Por qué es buena idea realizarla? Aquí te daremos las respuestas a estas preguntas con información sobre las limitaciones de las hojas de cálculo, señales de que tu empresa necesita migrar hacia formas más eficientes de gestión y pasos a seguir para concretar esta transición sin problemas.
¿Por qué Excel es una herramienta tan popular?
Para comenzar, es importante conocer las razones por las que Excel y otras herramientas de creación de hojas de cálculo se han convertido en la norma para la gestión financiera en muchas empresas. Estas razones se resumen en 3 beneficios principales que este tipo de plataformas ofrecen: bajo costo, flexibilidad y accesibilidad.
Bajo costo: en primer lugar, aunque involucra el pago anual del número de licencias que se desee contratar, el uso de Excel tiene un costo relativamente bajo en comparación con herramientas más sofisticadas, como los ERP. Otras opciones populares, como Google Sheets, tampoco involucran un costo elevado.
Flexibilidad: las funcionalidades de las herramientas digitales de creación y edición de hojas de cálculo las convierten en soluciones que pueden utilizarse para muchas actividades administrativas, lo cual mejora su relación costo-beneficio aún más.
Accesibilidad: dada su popularidad, es más sencillo encontrar personal capacitado en el uso de estas herramientas o, por lo menos, información sobre cómo aprovecharlas efectivamente.
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Las limitaciones de Excel para gestionar las finanzas empresariales
En efecto, las características anteriores convierten a Excel y sistemas similares en opciones populares de gestión, pero la realidad es que también cuentan con limitaciones importantes. Estas pueden llegar a superar sus beneficios significativamente, especialmente en empresas con necesidades más complejas.
Estas limitaciones principales son 6: carencia de funciones de automatización, vulnerabilidad a errores, falta de seguridad, integración limitada con otros sistemas, baja funcionalidad en generación de reportes y escalabilidad reducida.
Carencia de automatización: aunque Excel cuenta con funciones básicas de actualización automática y extracción de datos de servidores públicos, la herramienta exige, la mayor parte del tiempo, una utilización 100% manual que no permite la extracción de datos en tiempo real.
Vulnerabilidad a errores: como consecuencia del proceso manual de registro que requiere, las hojas de cálculo de Excel y herramientas similares son propensas a errores humanos que pueden afectar la información y así impedir la creación de un registro fiable de datos.
Falta de seguridad: si bien es cierto que ofrece ciertas opciones de protección, Excel no cuenta con capacidades más avanzadas de seguridad que detengan filtraciones de información u otra clase de amenazas.
Integración limitada: a pesar de su popularidad, Excel y otras herramientas de hojas de cálculo no son fáciles de integrar con otros sistemas para extraer información rápida e interconectada.
Baja funcionalidad en creación de reportes: en efecto, Excel permite la introducción de gráficos básicos en archivos, pero no es capaz de cubrir necesidades más complejas en la creación de reportes que, fácilmente, ayuden a visualizar y comprender grandes bases de datos.
Escalabilidad reducida: las aplicaciones de hojas de cálculo pueden contener grandes bases de datos y soportar usuarios activos al mismo tiempo, pero, mientras mayores sean estas variables, más lentas se volverán.
Señales de que tu negocio necesita modernizar su sistema de gestión
Lo cierto es que las hojas de cálculo son útiles para llevar a cabo un gran número de tareas, pero, en el ciclo de vida de una empresa, llega un momento en el que surgen necesidades y metas más complejas que estas herramientas no pueden satisfacer.
¿Cómo saber cuándo este momento ha llegado? Estas son algunas señales a revisar:
- Demasiados errores en las hojas de cálculo.
- Decisiones financieras atrasadas debido a registros financieros con precisión dudosa, que deben pasar por múltiples revisiones antes de utilizarse.
- Han ocurrido violaciones de seguridad y la información registrada en hojas de cálculo es fácilmente accesible para personas no autorizadas.
- Tu empresa ha crecido rápidamente, por lo que cuenta con una base de datos y un equipo de trabajo más grandes que Excel no es capaz de soportar rápidamente.
- Ocurren retrasos constantes en procesos contables básicos, como el cierre de mes, debido a errores, inconsistencias que se deben cotejar, lentos tiempos de carga y otros problemas.
- No existe visibilidad sobre cambios realizados en las bases de datos a lo largo del tiempo y esta es necesaria para evaluar el desempeño financiero acertadamente.
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Cómo pasar de Excel a una gestión digitalizada
Ahora bien, detectar una de las señales anteriores no es ideal, pero tampoco es indicador de que la migración hacia un mejor sistema de gestión financiera es algo prioritario. En cambio, si demasiadas señales son visibles, puede ser buen momento para iniciar la transición a una gestión digital siguiendo estos pasos:
Haz una reflexión realista y honesta de las necesidades y metas de tu empresa
Como cualquier otro proyecto, la transición hacia una gestión digital necesita metas claras y una lista de necesidades básicas a cubrir para ser orientada hacia resultados específicos. Por lo tanto, establecer estas guías conforma el primer paso del proceso.
Piensa en aquello que tu negocio necesita lograr con este proyecto y las razones por las que lo está comenzando, esto te permitirá tomar decisiones alineadas con estas prioridades, como elegir la mejor herramienta a adquirir o el plazo de tiempo ideal al que el proceso deberá apegarse.
Compara soluciones de gestión financiera digital
Hoy en día, la cantidad de ERP y herramientas diferentes que existen en el mercado es vasta y cada opción varía en materia de propuesta de valor, así que deberás comparar la funcionalidad, costo, escalabilidad, facilidad de uso y calidad de soporte técnico de cada alternativa para llegar a la mejor decisión posible.
Con claridad sobre las necesidades, metas y prioridades de tu negocio, podrás guiar la adquisición de la plataforma correcta para ti.
Establece un cronograma
¿Cuándo deberá ser culminada la transición? Esto lo tendrás que definir con un cronograma realista que les brinde a todas las personas involucradas en el proceso guías claras sobre cómo y dónde asignar recursos para cumplir con el plazo establecido y así evitar prolongar el proyecto en exceso.
Realiza una evaluación completa de los datos actuales
Muchos ERP requieren una migración de las bases de datos actuales hacia su sistema para funcionar correctamente, por lo que necesitas asegurarte de la confiabilidad de esta información antes de transferirla. De lo contrario, la nueva plataforma tendrá los mismos errores e inconsistencias.
Para una evaluación completa, verifica que cada dato esté actualizado y sea consistente con otros registros; también, toma esta oportunidad para limpiar información no relevante para el alcance de tus propósitos que pueda ser desechada.
Con una base de datos limpia y confiable, ahora puedes iniciar la migración de información.
Efectúa pruebas
Antes de comenzar a gestionar las finanzas de tu organización de manera digital con la aplicación elegida, es aconsejable asegurarte de que la migración haya sido exitosa y de que el sistema funcione de acuerdo con lo esperado. Para ello, necesitarás poner a prueba la herramienta en contextos prácticos y cotejar la información contenida.
Invierte tiempo en capacitaciones
Sin importar su facilidad de uso, cualquier nuevo sistema conlleva una curva de aprendizaje que debe ser dominada por cada usuario para que la herramienta alcance su potencial total. Por ello, es buena idea invertir tiempo en sesiones de entrenamiento que le permitan a cada miembro del personal usar este nuevo recurso de la mejor manera.
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Finalmente, cabe mencionar que la migración a una gestión digital, por medio de un ERP, puede ser un proceso tardado e, incluso, muy costoso. Por ello, debes recordar que cuentas con el apoyo de aliados como Xepelin, que te brinda control y visibilidad total sobre las finanzas de tu negocio de forma completamente gratuita y en tiempo real.
¿Cómo? Con una plataforma de análisis financiero que se conecta con tu sistema de facturación empresarial para brindarte datos actualizados y 100% confiables de tus ventas, compras, márgenes de beneficio, niveles de deuda y demás indicadores clave para entender y administrar tus finanzas.
Todo esto, sin costo alguno y de manera sencilla, sin migraciones complejas de datos, para que así puedas comenzar a mejorar tu gestión financiera cuanto antes.
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