En años recientes, se ha hablado mucho sobre la evolución de campos tecnológicos como la robótica, la automatización y la gestión digital, así como el impacto que estos pueden tener en la eficiencia de una compañía por medio de prácticas BPA, RPA y BPM. Más que un tema de conversación, la adopción de estas tecnologías y medidas ya se ha vuelto una realidad para grandes corporativos que las han implementado en su día a día, impulsando su productividad a nuevos niveles.
Sin embargo, para organizaciones de menor tamaño, la adopción ha sido más lenta, puesto que sus presupuestos no son tan grandes como para adquirir esta clase de tecnologías sin pensarlo 2 veces y porque sus beneficios y métodos de acción aún no les resultan tan claros. Pero, la realidad es que las herramientas de BPA, RPA y BPM están empezando a tener un rol crucial en el desarrollo de empresas, y estas compañías deben comenzar a aprender sobre ellas si desean mantenerse competitivas a largo plazo.
Con esto en mente, y con el propósito de ayudar a estas organizaciones a entender los mecanismos de acción y las ventajas que pueden generar las prácticas BPA, RPA y BPM, en este artículo hablaremos sobre todo lo que hay que saber para comenzar a integrarlas de forma confiable, segura y sin incertidumbre.
¿Qué es BPA?
La automatización de procesos empresariales, también denominada BPA por sus siglas en inglés (Business Process Automation) es la utilización de distintas tecnologías y herramientas digitales para mejorar la eficiencia de procedimientos completos de un negocio de principio a fin, esto a través de la reducción o eliminación de la participación humana. Como su nombre lo indica, la BPA consiste en automatizar múltiples actividades de un proceso, logrando que este se lleve a cabo de forma mucho más eficiente, reduciendo el tiempo que se necesita para efectuarlo, disminuyendo errores y aumentando su productividad.
¿Para qué sirve?
Sirve para optimizar la rapidez y productividad de procesos completos de una empresa (como contrataciones, contabilidad, administración de cuentas por pagar y por cobrar, etc.), más allá de tareas simples o repetitivas.
¿Qué es RPA?
La automatización robótica de procesos o Robotic Process Automation (RPA) es el empleo de “robots” de software y tecnología, tales como algoritmos de inteligencia artificial o machine learning, para realizar tareas repetitivas, monótonas y manuales de forma rápida, confiable y segura, con poca o nula intervención humana. Dado que se encarga de automatizar tareas individuales, en lugar de procesos completos, se puede decir que la RPA es un componente de la BPA.
¿Para qué sirve?
Sirve para reducir el tiempo que se debe invertir en actividades repetitivas (por ejemplo, la emisión de facturas, el registro de datos, etc.) así como la cantidad de recursos de personal que se necesitan para llevarlas a cabo. Igualmente, tiene el potencial de eliminar el surgimiento de errores manuales, dado que automatiza tareas monótonas que usualmente fatigan a los responsables de hacerlas y los hacen propensos a equivocarse.
¿Qué es BPM?
Yendo más allá de la automatización y de la utilización de tecnología, la gestión de procesos empresariales o BPM (Business Process Management) es un conjunto de técnicas y metodologías que tienen la intención de optimizar procedimientos completos de un negocio. En efecto, esto suele involucrar el aprovechamiento de tecnologías de automatización y digitalización, pero también implica analizar y reestructurar workflows completos, eliminar cuellos de botella y apoyarse en la analítica de datos para tomar mejores decisiones en torno a la eficacia y productividad de cada procedimiento.
¿Para qué sirve?
Sirve para volver mucho más eficientes, rápidos, productivos, y hasta rentables, los procesos empresariales a través de técnicas y herramientas que los convierten en procedimientos más comunicados, sencillos de realizar, con menores puntos de fricción y más efectivos en el alcance de sus objetivos. En lugar de enfocarse solamente en la automatización de tareas, la BPM sirve para optimizar por completo un sistema productivo, impulsando a todas las partes involucradas, como protocolos de acción, herramientas utilizadas y personal necesario.
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Tabla comparativa de diferencias entre BPA, RPA y BPM
Beneficios de la integración de BPA, RPA y BPM en un negocio
A fin de cuentas, debido a que todas estas metodologías tienen como meta principal la eficiencia, desbloquean beneficios similares en materia de rapidez, eficacia, productividad y simpleza. De manera más específica, estas son las ventajas que generan en un negocio:
- Dado que estas metodologías se enfocan en automatizar y optimizar, se requiere menos tiempo para realizar múltiples procesos y tareas, desbloqueando recursos temporales para actividades que exijan mayor atención.
- Procesos automatizados conllevan mayor constancia, aumentando la productividad de cada proceso en donde se implementen estos métodos.
- Los procesos resultantes de aplicar estos conjuntos de técnicas suelen ser más sencillos de seguir, puesto que requieren menor intervención humana o menos pasos.
- Procedimientos más sencillos de seguir, equivalen a menos errores. Además, las tareas automatizadas siguen patrones y algoritmos fijos, por lo que son menos propensas a equivocaciones.
- Estandarización de operaciones dentro de cada área y departamento, ya que estas técnicas no permiten variación.
- A mayor simplicidad y menor monotonía, se genera una mayor satisfacción de empleados, facilitando su retención.
- Dependiendo de las áreas en donde estos conjuntos de medidas se apliquen, los clientes pueden beneficiarse con procesos más rápidos, elevando su satisfacción y, potencialmente, su lealtad.
Es necesario aclarar que, dado que cada una de estas metodologías tiene limitaciones y métodos de acción diferentes, la magnitud de cada uno de los beneficios mencionados dependerá de aquella que se utilice, así como de su nivel de adopción.
Aplicaciones comunes en negocios e industrias
Idealmente, todos los procesos empresariales tendrían el potencial de adoptar las metodologías RPA, BPA y BPM, pero, desafortunadamente, las características específicas de cada uno y las herramientas disponibles en la actualidad solo permiten su adopción en áreas específicas. ¿La buena noticia? Incluso con limitaciones, esta lista de posibles aplicaciones es bastante extensa:
Aplicaciones de RPA
La automatización robótica de procesos, en la actualidad, solo es capaz de automatizar tareas repetitivas que presentan poca o nula variación en la forma en la que deben ser realizadas. Aunque los avances en inteligencia artificial están aumentando el espectro de actividades que pueden adoptar esta metodología, actualmente, estas son algunas aplicaciones relevantes y adoptadas de forma común:
- Programación recurrente de pagos, como nómina o proveedores frecuentes
- Registro de datos
- Envío de recordatorios de pago
- Analítica de datos por medio de IA, detectando patrones y tendencias
- Detección de fraude
- Verificación de historial crediticio de clientes
- Generación de facturas
- Comunicaciones básicas (e-mail, programación de juntas, mensajes, notificaciones, etc.) tanto internas, como externas
Aplicaciones de BPA
A primera vista, dado que la adopción de la automatización de procesos empresariales solo puede ser aplicada en áreas y procesos con una cantidad considerable de tareas repetitivas, su alcance puede parecer limitado. No obstante, ya existen áreas con porcentajes significativos de tareas que pueden ser automatizadas. Los 2 ejemplos más comunes son la contabilidad y la administración de cuentas por pagar o por cobrar.
Por su parte, la administración contable de una empresa involucra, en gran medida, procesos de registro de datos y de cálculos que pueden ser automatizados. La administración de cuentas no es muy diferente, e involucra una serie de tareas repetitivas (como pagos, emisión de facturas, generación de órdenes de compra, programación de recordatorios, etc.) que pueden ser automatizadas para mejorar la eficiencia del proceso de principio a fin.
Sin embargo, la automatización de procesos empresariales no está limitada a estos campos, y cada día surgen nuevas herramientas que pueden automatizar procesos de RH (como contrataciones), de servicio a cliente (como la resolución de problemas simples por medio de chatbots) y de marketing (como el envío de emails y la personalización de campañas), entre otros.
Aplicaciones de BPM
Gracias a que la gestión de procesos empresariales va más allá del uso de herramientas de automatización, en teoría, puede ser adoptada en cualquier proceso, área y operación de una organización. Debido a que los sistemas de gestión de recursos (ERP) son de las herramientas más populares y desarrolladas en la actualidad, el área de finanzas suele ser el departamento que mayores índices de adopción tiene de la metodología BPM.
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¿Cómo cada uno mejora la eficiencia?
Por una parte, la RPA y BPA mejoran la eficiencia al reducir la intervención humana necesaria para llevar a cabo distintas operaciones, esto gracias a herramientas de automatización, como algoritmos de IA, u otras tecnologías. En cambio, aunque el método BPM se apoya en el uso de tecnología, involucra otras técnicas de análisis adicionales para optimizar procesos más allá de la automatización, enfocándose en eliminar pasos innecesarios, crear sinergias entre tareas, analizar workflows y crear protocolos más eficaces.
¿Cómo elegir la indicada para tu negocio?
La realidad es que, más que alternativas diferentes, las metodologías RPA, BPA y BPM son pasos hacia un objetivo más grande: obtener el mayor nivel de eficiencia operacional que sea posible. Por lo tanto, no se trata de elegir entre uno de ellos, sino de ir integrando cada uno de estos conjuntos de medidas para ir desbloqueando beneficios progresivos de productividad, velocidad y eficacia.
Entonces, ¿Cómo empezar? Lo mejor es comenzar optimizando los procesos por medio de la metodología BPM, puesto que esta no necesita necesariamente de una inversión de tecnología específica. Una vez optimizados los workflows actuales, eliminando cuellos de botella y creando sinergias en procesos, es posible comenzar a aplicar medidas de automatización, escalar progresivamente de la RPA a la BPA y mejorar todavía más la implementación de BPM.
Desafíos en su implementación y la solución a ellos
Además de la falta de conocimiento en torno a los beneficios y aplicaciones de la RPA, BPA y BPM, existen otros obstáculos en torno a su implementación que deben ser considerados antes de invertir en ellos. Estos son los siguientes:
Costos de adopción
Algunas herramientas de automatización altamente especializadas pueden representar costos significativos, lo cual se trata de un obstáculo importante que impide que organizaciones pequeñas o medianas aprovechen los beneficios de la RPA, BPA y BPM. ¿La solución? Realizar una búsqueda extensiva sobre todas las opciones disponibles para encontrar aquella que se adapte al presupuesto, dado que, actualmente, existen opciones accesibles para todo tipo de negocios.
Por ejemplo, Xepelin ofrece herramientas que automatizan el registro de datos financieros, el análisis de riesgos y la gestión de cobros y pagos, entre otras cosas, sin costo alguno.
Crecimiento en escala y magnitud
Si bien no es difícil encontrar una herramienta que automatice tareas individuales o proceso simples, a medida que una empresa evolucione, necesitará encontrar la forma de escalar los usos de la herramienta a una mayor carga de trabajo y a otras áreas, lo cual puede limitar el valor generado por la automatización y optimización de procesos.
Para superar este obstáculo, lo mejor es mapear, desde un inicio, un plan de implementación de las medidas relevantes, tomando en cuenta capacidades de expansión o sistemas complementarios que se deban adquirir al momento de crecer.
Sincronización con empleados
Al final del día, las herramientas que facilitan la automatización y optimización de procesos aún requieren de la interacción y el monitoreo humano para funcionar adecuadamente, por lo que implementarlas sin un proceso de capacitación es un error. Inicialmente, las capacitaciones pueden parecer una inversión de tiempo demasiado elevada, pero, a largo plazo, un apropiado uso de cada herramienta desbloqueará todo su potencial.
Falta de organización e integración con workflows existentes
Al momento de implementar la automatización y optimización de procesos, muchos negocios encuentran difícil integrar los procedimientos resultantes con los workflows iniciales y con aquellos que se entrelazan con otros departamentos. Por esto, antes de adoptar cualquier medida de optimización, es necesario mapear la forma en la que los nuevos workflows serán integrados.
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¿Cómo medir el éxito de su implementación?
Ahora bien, es complicado obtener todos los beneficios de los sistemas de BPA, RPA y BPM al primer intento y lograr su implementación sin errores, por lo que, para alcanzar el máximo potencial de estas medidas, es necesario medir su progreso y su nivel de éxito para así identificar problemas a solucionar y otras áreas de oportunidad.
¿Cómo hacerlo? Se deben seguir una serie de pasos:
- Establecer objetivos claros a seguir, los cuales guiarán cualquier decisión sobre los nuevos workflows.
- Definir KPIs relevantes de acuerdo con los objetivos trazados, tratando de elegir métricas que permitan cuantificar el progreso hacia metas y el éxito general de nuevos procesos. Algunos ejemplos de indicadores pueden ser: volumen de errores, tiempo promedio de realización y unidades procesadas (facturas, órdenes de compra, etc.), en un lapso de tiempo.
- Monitorear constantemente en busca de problemas y cuellos de botella, esto con el fin de detectarlos y solucionarlos cuanto antes.
- Medir de forma cualitativa con encuestas a empleados para determinar si los beneficios intangibles de los nuevos procesos (como satisfacción de personal y percepción de la carga laboral) también se están alcanzando.
- Evaluar los resultados para identificar los obstáculos más importantes y los éxitos logrados, y así desarrollar mejores workflows.
- Repetir este procedimiento hasta que los niveles de eficiencia deseados sean alcanzados.
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En efecto, avanzar por el camino hacia operaciones más eficaces por medio de los conjuntos de técnicas de BPA, RPA y BPM no es sencillo. Pero, gracias a las innovaciones en tecnología que compañías como Xepelin han logrado en años recientes, este camino puede ser menos complicado.
Xepelin ofrece herramientas gratuitas que automatizan procesos como cobros, pagos, registro de datos y gestión de riesgos de clientes y proveedores, todo en un solo lugar, facilitando la adopción de tecnologías de optimización de procesos para toda empresa que lo necesite. De esta forma, no solo grandes corporativos pueden acceder a los beneficios que la automatización y optimización de tareas generan.
Para acceder a estas y otras soluciones empresariales, lo único que hay que hacer es crear una cuenta en Xepelin.
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