Entre tantos imprevistos y prioridades cambiantes, no siempre hay tiempo o recursos para invertir en una reestructuración completa de los procesos internos empresariales, por lo que metodologías de mejora progresiva continua como el método Kaizen poseen mucha relevancia en el contexto de hoy.
En teoría, la filosofía Kaizen es relativamente sencilla de seguir e implementar, pero su adopción exitosa conlleva la comprensión profunda de varios conceptos, principios y prácticas esenciales que la guían hacia un entorno práctico real. Entonces, si estás buscando adoptarla en tu empresa, hay ciertas cosas que debes saber primero.
Con el fin de ayudarte a aprovechar el método Kaizen en menor tiempo y con mejores resultados, en este artículo te brindamos una guía completa de lo que este representa y de lo que hay que hacer para seguirlo apropiadamente.
¿Qué es la metodología Kaizen y en qué consiste?
Básicamente, la metodología o método Kaizen es una filosofía de gestión empresarial enfocada en la optimización continua de procesos a través de cambios pequeños y progresivos dentro de ellos, en vez de reestructuraciones radicales.
A grandes rasgos, consiste en mejorar procesos con cambios sencillos y fáciles de implementar en su ejecución diaria. Esto, con el fin de que, eventualmente, estos cambios se acumulen hasta generar mejoras significativas en eficiencia, productividad, etc., pero sin la complejidad de modificaciones más grandes que exigen mayor planificación, tiempo, esfuerzo y recursos y que son más difíciles de sostener a largo plazo.
Breve historia del método Kaizen
El método Kaizen es de origen japonés, y su nombre proviene de la combinación de los términos kai (cambio o corrección) y zen (bueno). Se trata del producto de la colaboración entre empresas japonesas de manufactura (principalmente Toyota) y expertos estadounidenses en gestión de calidad (como William Edwards Deming, creador del popular ciclo de Deming) para la recuperación de la industria japonesa tras la Segunda Guerra Mundial.
En este contexto, muchas plantas productoras trabajaban con recursos muy limitados y poco capital para invertir en operaciones normales, por lo que debían enfocarse en maximizar su eficiencia, así que distintos altos ejecutivos de compañías en Japón buscaron la ayuda de expertos de otros países para conseguirlo.
Fue así como el método Kaizen nació en el ámbito de la producción, en donde aún suele ser muy relevante. Pero, poco a poco se descubrió que se trataba de una metodología altamente flexible y muy relevante también para áreas administrativas, de servicio al cliente, desarrollo de software y muchas otras más, llevando así a la metodología al nivel de popularidad que posee hoy.
En gran parte, esta popularidad también es producto del trabajo de consultores empresariales como Masaaki Imai, quien fundó el Kaizen Institute en 1985 para entrenar a empresas en el seguimiento de esta metodología y se dedicó a popularizarla en Occidente con libros, seminarios y colaboraciones educativas con varias universidades.
Kaizen vs. Six Sigma
Para aplicar el método Kaizen adecuadamente, es importante entender a fondo aquello que lo vuelve único y parte de ello implica aprender a diferenciarlo correctamente de metodologías similares de mejora continua, pero fundamentalmente distintas; principalmente, de marcos de trabajo como Six Sigma.
¿Cómo se diferencian? En esencia, se distinguen en enfoque: mientras que Six Sigma se centra en la analítica de datos para la toma de decisiones de mejora, Kaizen se basa en más un cambio cultural y filosófico para ello, lo cual también conlleva la toma de decisiones a partir de datos, pero prioriza más aspectos como la colaboración y la observación empírica.
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Principios centrales del método Kaizen
Queda claro lo que el método Kaizen es, así que ahora es momento de centrarse en lo que implica. Si bien es cierto que no existen principios escritos sobre lo que conlleva seguir esta metodología, sí existe una gran variedad de fuentes oficiales (como el Kaizen Institute) que destacan principios fundamentales como estos:
- Rechazar el status quo, dejando de asumir que los procesos actuales son llevados a cabo de la mejor manera posible para sí enfocarse en cómo optimizarlos.
- Ser proactivo con la creación e implementación de soluciones a problemas en cuanto estos son detectados.
- Escuchar perspectivas diversas que permitan entender un problema desde distintos ángulos para solucionarlo de forma más óptima.
- Empoderar equipos para sugerir soluciones y tomar decisiones autónomas de mejora.
- Buscar y encontrar la causa raíz de problemas para así crear soluciones efectivas.
- Priorizar soluciones simples y de bajo costo que pueden ser implementadas en el presente rápidamente.
- Arreglar problemas conforme surjan, en la práctica y de manera inmediata.
- Evitar el perfeccionismo y considerar que nunca existirán soluciones ideales, así que la mejora es un proceso constante.
- Enfocarse en el espacio de trabajo (gemba) para atender directamente las causas generadoras de problemas.
- Eliminar desperdicios (de tiempo, dinero, material, etc.) para mejorar la eficiencia de procesos y brindar calidad constante.
En esencia, estos principios sirven para guiar la implementación del método Kaizen más a fondo, con una única versión de la verdad que oriente decisiones generales e individuales por igual y con una visión más práctica de lo que seguir este método implica más allá de la mejora continua y progresiva.
Otros conceptos clave relacionados con el método Kaizen
Estos principios clave son esenciales y centrales en la adopción de la metodología Kaizen, pero hay otros conceptos clave en su implementación que también es importante tener en mente para tomar decisiones reales con base en este método.
Estos son los siguientes:
Las 5S
Son 5 principios, cada uno nombrado con un término japonés que inicia con la letra S, que sirven como guía para la eficiencia en el espacio físico de trabajo y son:
- Seiri: significa remover artículos innecesarios del espacio de trabajo para eliminar desorden dentro de este y mantenerlo eficiente.
- Seiton: implica ordenar artículos necesarios de tal forma que acceder a ellos en el momento preciso es sencillo y no interrumpe otras actividades.
- Seiso: significa mantener la limpieza del espacio.
- Seiketsu: involucra crear reglas para el cumplimiento cotidiano de las 3 S anteriores.
- Shitsuke: consiste en ir más allá de las reglas e integrar el seguimiento de las primeras S en la cultura de una empresa.
Las 7M
Funciona como una checklist a seguir para buscar y encontrar problemas dentro de un proceso a partir de los 7 componentes que influyen en ellos, los cuales son:
- Personas (Man): se refiere a los individuos que trabajan en un proceso, ¿están motivados?, ¿son suficientes?, ¿son eficientes?
- Máquinas: son los equipos de tecnología que asisten un proceso, ¿funcionan adecuadamente?, ¿están calibrados de forma apropiada?
- Materiales: son los inputs que un proceso finalizado convierte en outputs, ¿son de la calidad esperada?, ¿están siendo almacenados correctamente?
- Métodos: son los procesos mismos por los cuales se genera un producto, ¿son claros?, ¿están estandarizados?
- Medio ambiente: es el entorno externo que influye en un proceso, ¿está controlado apropiadamente?, ¿está acomodado de forma eficiente?
- Gestión (Management): son las políticas y personas por las cuales se rigen los procesos, ¿estas apoyan la eficiencia?
- Medición: son los datos de desempeño que se usan para valorar la eficacia de un proceso, ¿se están usando los KPI adecuados?
Las 7W o 7 preguntas clave
Son 7 preguntas a realizar para encontrar fácilmente problemas dentro de un proceso a través de una perspectiva clara sobre el papel que debe cumplir. Estas son las siguientes:
- ¿Qué se debe hacer?
- ¿Quién lo hace?
- ¿Por qué se hace?
- ¿Cómo se hace?
- ¿Cuándo se hace?
- ¿En dónde se hace?
- ¿Por qué no se hace de otra forma?
Las 3 Mu: Muda, Mura y Muri
Son los 3 tipos diferentes de ineficiencias en las que el método Kaizen debe enfocarse en eliminar con sus mejoras progresivas características. Esto es lo que significan:
- Muda hace referencia a los desperdicios innecesarios en un proceso, los cuales pueden ser de sobreproducción y exceso de inventario, tiempo de inactividad y rutas de transporte ineficientes, entre otros tipos.
- Mura representa las irregularidades que hacen que un proceso no se lleve a cabo de forma constante y estandarizada.
- Muri consiste en los puntos sobrecargados de un proceso que generan cuellos de botella.
Los 5 por qué
A diferencia de los conceptos anteriores, no es una checklist de aspectos a considerar o analizar constantemente, sino que significa hacerse la pregunta de “¿por qué?” varias veces seguidas para llegar a la raíz de un problema.
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Los 4 pasos básicos del método Kaizen
Adicionalmente, otro concepto crucial en la aplicación del método Kaizen es el del ciclo de Deming o ciclo PHVA, que consiste en seguir pasos específicos para estructurar la mejora continua y asegurar su éxito y es una parte intrínseca de la metodología, dado que comparten un mismo creador, William Edwards Deming.
A este ciclo también se le conoce como los pasos del método Kaizen y está conformado por estas acciones:
- Planear cómo se abordará un problema.
- Hacer cambios a partir de la planificación.
- Verificar que los cambios sean efectivos y cumplan su propósito.
- Actuar para modificar cambios no efectivos e implementar oficialmente cambios con efectos positivos.
Diferentes tipos de implementaciones prácticas de la filosofía Kaizen
La filosofía Kaizen puede ser implementada a distintos niveles según las necesidades de una empresa, lo cual la convierte en una metodología altamente flexible.
Dependiendo de este criterio, las implementaciones del sistema se pueden clasificar en 4 tipos: point Kaizen, line Kaizen, plane Kaizen y cube Kaizen. Esto es lo que cada uno representa
- Point Kaizen se refiere a la adopción aislada del método sin directrices mayores, por individuos no conectados.
- Line Kaizen implica la aplicación del sistema en una línea o proceso productivo.
- Plane Kaizen involucra la implementación del método en varias líneas y procesos que se conectan entre sí.
- Cube Kaizen es la adopción de la filosofía de forma tridimensional, en todos los aspectos de una organización.
En la práctica, puedes optar por uno de los tipos o elegir el más aislado y escalar progresivamente; de cualquier forma, tener en mente estas distintas dimensiones de implementación te puede servir para lograr una adopción más enfocada o incluso para iniciar un proyecto escalonado más estructurado.
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¿Por qué adoptar el método Kaizen en tu empresa?
La razón por la que el método Kaizen ha adquirido tanta popularidad está en los beneficios que es capaz de ofrecer y por los cuales puede ser buena idea adoptarlo sin importar industria o sector comercial y bajo una gran variedad de contextos diferentes.
Estas son las ventajas más destacables que el marco de trabajo Kaizen ofrece gracias a los principios y prácticas que lo componen:
- Mejor eficiencia utilizando la misma cantidad de recursos, gracias a menos cuellos de botella y mayor agilidad de procesos.
- Cultura laboral más sana como producto de un entorno en el que la colaboración es esencial y en el que cada miembro es escuchado y empoderado con la capacidad de tomar decisiones en su entorno directo.
- Reducciones en costos gracias a menos desperdicios (de tiempo, producto, capital).
- Cambios más sencillos de implementar y sostener debido a su simplicidad, algo crucial para asegurar que cualquier mejora en eficiencia lograda se mantenga a lo largo del tiempo y no enfrente alta fricción o un periodo de ajuste largo.
- Bajos costos de adopción dado el enfoque en pequeños cambios cotidianos en vez de grandes reestructuraciones.
- Consistencia en la calidad de outputs de procesos, derivada de menores variaciones y desperdicios dentro de ellos.
- Mejoras operativas internas en seguridad laboral, servicio al cliente, diseño de producto y muchas otras áreas que pueden ser optimizadas más fácilmente gracias al método Kaizen.
Consejos para una adopción exitosa del método Kaizen en tu empresa
Si decides que la adopción del método Kaizen es una buena decisión para tu empresa, estos consejos pueden ayudarte a lograrla y traducir todos estos conceptos a la práctica:
Establece metas
Contar con metas de calidad te permitirá encaminar el proyecto hacia lo que verdaderamente deseas lograr de forma enfocada y eficiente, con menos desviaciones.
Asegura el apoyo de posiciones de liderazgo en tu empresa
El apoyo de la gerencia alta de tu empresa a través de políticas, dictámenes y una asignación apropiada de recursos, entre otras cosas, hará mucho más sencillo el cambio de cultura que el método Kaizen exige.
Invierte en capacitación y concientización
La adopción de una metodología Kaizen triunfa o fracasa debido al esfuerzo cotidiano que invierten equipos y miembros individuales en seguirla, así que necesitas asegurarte de que estos comprendan a fondo por qué esto es importante y qué pueden hacer para adaptarse al método.
Fija KPI de rendimiento y monitoréalos
Con el fin de comprobar que la metodología está funcionando y detectar cuándo es momento de tomar acción en caso de que no, fijar los KPI adecuados será de ayuda, permitiendo así medir objetivamente los niveles de desempeño para facilitar la toma de decisiones informadas en torno a ellos.
Estandariza procesos optimizados exitosamente
Por último, si mejoras continuas en un proceso llevan a su optimización, es buena idea estandarizar, documentar y mapear dicho proceso para que todo miembro responsable de este tenga una guía a seguir para repetirlo constantemente y este no regrese a un estado de ineficiencia.
Como puedes ver, el método Kaizen no es tan complicado, pero su adopción profunda en la cultura de tu empresa sí exige la familiarización con varios conceptos diversos. Sin embargo, incluso con todos estos conceptos a comprender, la metodología Kaizen suele ser mucho más sencilla de implementar que otros sistemas similares.
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