Un buen proceso de facturación es caracterizado por velocidad, pocos o nulos errores y claridad que facilita también la gestión de cobros, pero ¿cómo lograr que cuente con estos rasgos?
No hay una guía exacta, pero a continuación mencionamos 10 consejos y mejores prácticas que pueden ayudar a que la facturación en tu empresa cumpla con su papel de la mejor forma posible y explicamos por qué son relevantes.
Siguiendo estos tips, puedes obtener los beneficios que una facturación adecuada puede brindar, como clientes más satisfechos, cobros más ágiles y muchas menos pérdidas de tiempo.
Automatiza el proceso
Probablemente, una de las mejores decisiones que puedes tomar para optimizar la facturación de tu empresa es automatizarla con un software de facturación que te permita crear facturas a partir de bases de datos previas, enviarlas de manera programada por canales preestablecidos y organizarlas digitalmente.
Mientras que la creación automatizada reducirá drásticamente el riesgo de errores, los envíos programados asegurarán que cada comprobante llegue a la persona correcta en el momento indicado. Adicionalmente, el tipo de software que permite la automatización de este proceso suele brindar otras funciones de registro y organización muy útiles.
Claro, algunas herramientas de automatización se centran en la generación de comprobantes, otras en el registro digital y organización de facturas y otras incorporan funciones mixtas, además de que cada opción varía en materia de costos, funciones, soporte y demás. Por ello, es buena idea que tomes el tiempo necesario para elegir la alternativa más adecuada para tu empresa.
Envía facturas tan pronto como sea posible
Enviar facturas tan pronto como sea posible es crucial porque les da a los clientes más tiempo para revisar y procesar pagos, de tal forma que aumenta las probabilidades de que estos se realicen a tiempo, así que esto es considerado ampliamente como una buena práctica central en la facturación.
El momento ideal para enviar una factura puede variar dependiendo del tipo y sector de tu empresa, pero, generalmente, este suele ser inmediatamente después de que un servicio es proporcionado o al momento en que la orden de compra de un producto es procesada.
Mantén un registro de información de clientes
Incluso si optas por no automatizar la generación de facturas en tu empresa por cualquier razón, es aconsejable contar con un registro siempre actualizado de información de clientes que permita un llenado más ágil de nuevos comprobantes, copiando y pegando información en vez de solicitarla e introducirla manualmente cada vez que es necesaria.
Esto ahorrará tiempo en tu proceso de facturación, pero también es una medida altamente conveniente para los clientes, así que ayuda a construir una relación más sólida con ellos.
Incluye información sobre plazos y métodos de pago
Con el fin de asegurar que cada cliente esté completamente consciente del tiempo que tiene para pagar una factura, las formas en las que puede hacerlo y hasta las posibles consecuencias de no realizarlo, puede ser buena idea incluir estos detalles dentro de cada factura de forma breve y concisa.
Esto aumenta las probabilidades de que los clientes realicen pagos puntuales y siguiendo el proceso adecuado, pero también sirve para llevar a resoluciones más rápidas en caso de disputas.
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Utiliza plantillas personalizadas
Aprovechar plantillas personalizadas es algo que siempre es bueno incluir en el proceso de facturación por muchas razones; en primer lugar, brinda una imagen de marca clara; además, resulta conveniente para que los clientes identifiquen rápidamente el origen de un comprobante y, finalmente, es mucho más rápido llenar un formulario preestablecido que crear uno cada vez. Por esto, su uso es recomendable bajo muchos contextos.
Prioriza la simplicidad
Por supuesto, no sirve de mucho entregar facturas a tiempo y con información sobre periodos y condiciones de pago si estas resultan difíciles de leer, así que es importante buscar un balance entre ser detallado y claro. Priorizando la simplicidad de cada comprobante, puedes aumentar las probabilidades de que tus esfuerzos de facturación lleven a cobros oportunos y sin complicaciones.
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Coteja siempre antes de enviar
Si una factura con errores es enviada a un cliente, lo más probable es que surjan reclamaciones, las cuales tienden a resultar en mayores riesgos de que un pago se atrase y procesos de facturación repetidos. Aunado a esto, cobros excesivos, incluso si solo son producto de un error, tienden a erosionar la confianza.
Es por esto que es muy importante cotejar que una factura es correcta antes de emitirla y de nuevo antes de enviarla, comparándola con la orden de compra correspondiente para verificar que coincide.
Esto es vital incluso si la factura en cuestión es producto de un proceso automatizado, ya que, aunque la automatización reduce errores, no los elimina completamente.
Solicita confirmación de recibido
Uno de los errores más comunes que pueden impedir un proceso de facturación eficiente es el envío de facturas al área o persona equivocada. Por lo tanto, es recomendable solicitar confirmación de que cada factura llegó al lugar correcto.
Así, si la factura fue enviada a la persona indicada, podrás tener la certeza de que será procesada; de lo contrario, puedes tomar una postura proactiva para averiguar si existe un problema y solucionarlo.
Fija procesos claros de facturación, registro y administración
¿Cómo hacer para que todas estas buenas prácticas sean seguidas día a día y la facturación no regrese a un estado menos óptimo? Necesitas claros protocolos de emisión, registro y administración que le brinden a tu equipo una guía confiable sobre cómo llevar a cabo todo lo que este proceso involucra de forma cotidiana.
Considera aprovechar portales de autoservicio
Finalmente, otra forma relativamente sencilla de simplificar la facturación es dándole a los clientes la oportunidad de llevarla a cabo por sí mismos a través de portales de autoservicio, los cuales se pueden construir desde cero o pueden estar incluidos dentro de algunos software de facturación.
Tal vez no todos los clientes estén dispuestos a adoptarlos o no sean tan útiles para órdenes más grandes y complejas, pero los portales de autofacturación tienen el potencial para aliviar la carga de trabajo significativamente y así llevar a menos presiones que puedan ocasionar errores o cuellos de botella.
Como puedes ver, lograr un proceso de facturación efectivo no es tan complicado siguiendo las prácticas adecuadas, pero sí requiere esfuerzo y, hasta cierto punto, inversión en ciertas herramientas.
La buena noticia es que muchas de estas soluciones son completamente gratuitas y puedes empezar a aprovecharlas hoy mismo. Por ejemplo, Xepelin ofrece un sistema gratuito de gestión de cobros que te permite organizar todas las facturas emitidas a clientes de tu empresa para así tener un mejor registro y control sobre ellas.
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