En México y en muchos otros países, la facturación es crucial para que cualquier empresa opere sin problemas ni limitaciones y para que pueda alcanzar su potencial completo.
¿Por qué es tan importante? Se trata de una obligación empresarial básica y el no cumplirla aumenta ciertos riesgos que dificultan mucho el alcance de metas comunes entre todo tipo de organizaciones.
Con el fin de ayudarle a tu negocio a comprender a fondo estas amenazas y así tomar las medidas necesarias para lidiar con ellas, en este artículo hablaremos de ellas, lo que representan y lo que puedes hacer para mantener el control de tu facturación y evitar que se presenten.
Penalizaciones y multas del SAT
Como consecuencia de un proceso nulo o deficiente de facturación, uno de los riesgos más grandes existe en forma de multas financieras y distintos tipos de penalizaciones por parte del SAT.
Aunque el valor de una multa causada por esta razón puede variar mucho dependiendo de la falta específica cometida y si se trata de un fallo repetido, en general, van de los $450 a los $112,650 pesos. De la misma forma, la gravedad de otro tipo de sanciones dependerá de estos factores.
¿Cuáles son las consecuencias impartidas por el SAT debido a errores de facturación?
Específicamente, estas son las multas y penalizaciones que el SAT puede impartir debido a errores o malas prácticas de facturación:
- No cancelar CFDI emitidos por error o cancelarlos fuera del plazo fiscal aplicable: entre el 5% y el 10% del monto de cada comprobante fiscal.
- No emitir o enviar comprobantes fiscales de actividades empresariales o emitirlos con errores e inconsistencias: entre $19,700 y $112,650 y hasta 15 días de clausura en caso de reincidencia.
- Por cada comprobante emitido sin el complemento correspondiente (complemento de pago, carta porte, etc.): entre $450 y $670.
- Expedir CFDI con el RFC equivocado: de $21,420 a $122,440.
- Emitir comprobantes fiscales correspondientes a donativos sin autorización: de 3 a 5 veces el monto registrado en el comprobante.
- Expedir comprobantes sin una transacción que los respalde: entre el 55% y el 75% del valor de cada CFDI.
Poca visibilidad sobre operaciones y costos
La facturación representa para muchos negocios un registro fiable de compras y ventas que brinda información útil para tomar decisiones sobre liquidez, solvencia, y muchas otras áreas. Por lo tanto, facturas erróneas o inexistentes reducen la visibilidad sobre las finanzas y aumentan el riesgo de que se descontrolen.
Como resultado de una mala visibilidad, no solo es más difícil detectar problemas financieros y tener una idea de lo que se puede hacer para arreglarlos, sino que también es complicado planificar estrategias futuras, crear presupuestos precisos y realizar otros procesos proactivos de gestión financiera.
Reputación y confianza reducidas
La facturación ordenada y en forma proyecta formalidad ante clientes y socios, ya que, a fin de cuentas, se trata de un requisito legal básico para que un negocio opere. Entonces, la falta de esta puede tener un impacto negativo sobre la confianza que consumidores y aliados puedan tener sobre una empresa para trabajar con ella o recurrir a sus servicios.
En pocas palabras: sin la certeza de que un negocio puede cumplir con una obligación empresarial fundamental, lógicamente, es difícil confiarle otras tareas y pedidos más complejos.
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Dificultad para crecer
Resulta claro que las multas y penalizaciones causadas por errores de facturación pueden afectar el flujo de efectivo de una empresa y su capacidad para operar cotidianamente, impactando así también su potencial de desarrollo a largo plazo. Pero lo cierto es que la facturación incorrecta puede causar un impacto negativo en el crecimiento empresarial aún más allá de estos campos.
¿Cómo? Impidiendo la captación de clientes importantes que siempre necesitan comprobantes fiscales para respaldar sus transacciones, como corporativos y entidades del gobierno. Para este tipo de clientes de mayor tamaño, es imposible trabajar con un proveedor con errores frecuentes de emisión de facturas o un proceso nulo de facturación.
Mayores obligaciones fiscales
Por cada CFDI de compra por la adquisición de materiales esenciales, nómina y servicios operativos, una empresa puede aplicar deducciones fiscales que reduzcan considerablemente sus obligaciones en el pago de impuestos. En cambio, sin la facturación de estas compras, no hay manera de reducir la carga fiscal y un negocio se ve obligado a cubrir un mayor volumen de impuestos.
Falta de acceso a crédito, factoraje y otros productos financieros
Finalmente, uno de los mayores riesgos que conllevan la no facturación o facturación incorrecta es la falta de acceso a financiación.
Dado que la facturación representa un registro oficial de ingresos, las instituciones financieras pueden tomarla como referencia para tomar una decisión de aprobación o negación de crédito, así que, sin ella, no pueden estimar el riesgo de un solicitante y no pueden prestarle dinero.
Esto es especialmente cierto en el caso de servicios como el factoraje (adelanto de cuentas por cobrar), que simplemente no se puede llevar a cabo sin un porcentaje de facturas para anticipar.
Faltas comunes de facturación que debes evitar
La facturación inadecuada abarca muchas malas prácticas que se deben evitar e identificarlas es clave para saber cómo lograrlo. Estas son algunas de las más importantes que debes vigilar:
- Omisión de comprobantes
- Envío de CFDI a la persona o departamento equivocado
- Emisión con datos erróneos del receptor
- Cálculo erróneo de montos o impuestos y retenciones
- Comprobantes con fechas equivocadas
- Facturas desorganizadas que no se pueden rastrear
- CFDI duplicados
- Envío de facturas sin fechas claras de pago
Aunque hay muchos más errores que pueden surgir en el proceso de facturación, estos son los más frecuentes y que mayor efecto tienen en aumentar los riesgos anteriores.
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¿Cómo evitar los riesgos de no facturar correctamente en tu empresa?
Ahora bien, ¿cómo se pueden mantener al mínimo estos riesgos y faltas? No siempre es fácil, pero estos son algunos consejos que puedes seguir para conseguirlo:
- Adopta un sistema de facturación que pueda automatizar el proceso de emisión de comprobantes y permita crear CFDI personalizados que brinden una imagen formal.
- Mantén una comunicación constante con clientes y proveedores para mantener malentendidos y retrasos al mínimo.
- Centraliza la gestión de tus facturas por pagar y por cobrar de forma digital con el fin de mantener tus comprobantes en orden y simplificar su monitoreo.
- Establece políticas claras de facturación que reduzcan errores y guíen los procesos y decisiones de cada miembro individual involucrado en la facturación.
- Automatiza la conciliación bancaria, el cálculo de impuestos y otras tareas para eliminar errores.
- Crea un catálogo que facilite el rastreo de precios.
- Fija recordatorios de emisión y recepción de facturas para evitar retrasos.
- Coteja las facturas entrantes y salientes antes de enviarlas o procesarlas.
En conclusión, los riesgos de no facturar o hacerlo incorrectamente son muchos y pueden llegar a ser muy graves, pero cada uno de ellos puede estar bajo control en tu empresa siguiendo ciertas prácticas y vigilando de cerca que no ocurran faltas comunes.
Para ayudarte en este proceso, cuentas con el apoyo de aliados como Xepelin, que pone a tu disposición un sistema gratuito de gestión de cobros y pagos con el que podrás ordenar tu facturación por medio de estas funciones:
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- Filtros para encontrar comprobantes de forma rápida y simple.
- Recordatorios automáticos de envío de complementos.
- Rastreo en tiempo real de vencimientos de pago y cobro.
- Conciliación automática (próximamente).
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