Una gran cantidad de procesos y tareas empresariales comienzan, idealmente, con un grupo de metas claras, específicas y medibles que se encarguen de guiar los esfuerzos de una organización. Sin embargo, a pesar de la importancia que tiene la tarea de definir propósitos empresariales y de los beneficios que esto puede ayudar a desbloquear (como mayores niveles de enfoque y motivación) algunos estudios muestran que solo el 51% de las empresas intenta establecer propósitos alineados que guíen sus decisiones.
Como consecuencia, los miembros de estas compañías no consiguen alinear sus actividades con el alcance de objetivos particulares, ralentizando el crecimiento empresarial de manera significativa.
Considerando que 2025 acaba de empezar, ahora sería un buen momento para definir nuevos propósitos que impulsen la productividad y que alineen cada acción y operación a lo largo del año. Por esto, en este artículo hablaremos sobre la importancia que tienen los propósitos empresariales, sobre las mejores prácticas y métodos a seguir en su definición y sobre un factor que puede ser la clave para cumplirlos tan pronto como sea posible.
¿Por qué es importante iniciar el año con propósitos específicos?
En pocas palabras, su importancia radica en que estos orientan todos los esfuerzos de una compañía hacia escenarios positivos específicos, siempre y cuando todos los miembros de dicha compañía estén conscientes de ellos. De manera más concreta, este nivel de orientación es beneficioso por las siguientes razones:
- Motiva a empleados: en la ausencia de objetivos, es más difícil que el personal se sienta motivado, ya que el cerebro humano funciona en torno a la delimitación y seguimiento de objetivos.
- Mantiene la coherencia entre áreas: cada individuo y departamento específico tiene ciertas metas particulares que busca cumplir, las cuales pueden no estar necesariamente alineadas con los objetivos generales de una empresa. Delimitar metas generales asegura que cada persona y equipo esté colaborando hacia ellos, creando sinergia entre departamentos.
- Facilita la toma de decisiones: si no existen objetivos a seguir, la toma de decisiones se vuelve algo trivial, ya que, al final del día, es difícil elegir la opción más adecuada para cada situación si no se conoce el resultado que se desea obtener. Por medio de metas específicas, las mejores decisiones a tomar se vuelven claras.
- Fomenta el crecimiento: si bien es posible que un negocio sin objetivos sobreviva a lo largo del tiempo, es muy poco probable que este consiga crecer significativamente. En cambio, estos son delimitados, es posible trabajar hacia ellos poco a poco, asegurando un crecimiento progresivo.
Te podría interesar: 13 Consejos para una planeación financiera anual eficaz
Pasos para definir propósitos en tu empresa
Aunque resulta cierto que el procedimiento hacia metas de valor pueden variar en cada empresa sin dejar de ser efectivo, existen una serie de pasos generales que pueden ser de ayuda para simplificar esta tarea. Estos son los siguientes:
Realizar un análisis interno y del mercado
Para asegurar que todos los propósitos establecidos sean alcanzables en el tiempo pactado y bajo las circunstancias actuales, siempre es buena idea realizar un análisis interno y externo antes de delimitarlos. Mientras que un análisis interno permitirá contabilizar los recursos disponibles y predecir si los posibles flujos de caja esperados serán suficientes, un análisis externo contribuirá a conocer si las condiciones del mercado facilitarán o entorpecerán el alcance de los objetivos.
Comenzar a partir de la visión y misión del negocio
En lugar de trazar metas desde cero, es recomendable irlas definiendo a partir de información con la que ya se cuenta, como la misión y visión. Una vez tomados en cuenta estos factores, establecer propósitos será más sencillo, puesto que estos podrán alinearse a un punto de referencia específico.
Iniciar a partir de metas generales para dividirlas en propósitos específicos
Cualquier propósito que pueda crearse a partir de la misión y visión de una compañía será demasiado general y, aunque los propósitos a largo plazo son importantes, estos necesitan convertirse en metas más pequeñas y concretas para motivar al personal y guiarlo de forma práctica. Entonces, después de crear las metas a largo plazo, es necesario dividirlas en pasos (u objetivos) más específicos, a menor plazo y más fáciles de rastrear y visualizar.
Establecer protocolos de medición
Una vez delimitados propósitos a largo, mediano y corto plazo, se deben establecer los protocolos para medir su alcance conforme pase el tiempo. Dichos protocolos deberán dictar la periodicidad con la que se realizarán mediciones y cualquier métrica que será relevante para cuantificar el progreso.
Involucrar a las áreas y departamentos relevantes
En el día a día de una empresa, los líderes no siempre están en contacto directo con ciertas métricas, circunstancias o actividades específicas a algunos departamentos, por lo que las metas trazadas exclusivamente por ellos podrían carecer de realismo. Con esto en mente, involucrar a jefes de distintas áreas en el establecimiento de metas no solo es una buena práctica, sino que es un paso que se debe seguir.
Comunicar a todos los miembros necesarios
Después de que cada meta ha sido trazada, revisada y aprobada, es necesario garantizar que todos los miembros que contribuirán hacia su alcance estén informados sobre ellas y entiendan lo que hay que hacer para cumplirlas. De lo contrario, llegar a ellas será un proceso más complicado de lo necesario.
Monitorear constantemente y realizar ajustes
Finalmente, lo único que queda por hacer es monitorear el alcance de los propósitos delimitados periódicamente para verificar su progreso e identificar posibles ajustes que se deban realizar sobre procesos, estrategias o, incluso, sobre los objetivos mismos para obtener mejores resultados. El entorno empresarial es altamente cambiante, por lo que las metas establecidas en este contexto, y las estrategias implementadas para alcanzarlas, deben reflejar dicha realidad.
Relacionado: Consejos para crear y asignar tu presupuesto
Mejores prácticas en la creación de propósitos para facilitar su cumplimiento
Poco es el valor que pueden generar los propósitos empresariales cuando estos son difíciles, o imposibles, de llevar a cabo, por lo que es aconsejable seguir ciertas prácticas a la hora de delimitarlos. Estas medidas tienen el potencial de aumentar las probabilidades de cumplimiento de cualquier objetivo:
Ser realista
En el contexto de negocios, el optimismo tiene su lugar; no obstante, establecer metas demasiado optimistas tiende a aumentar el riesgo de que estas no se puedan cumplir y que por ende, reduzcan la motivación del equipo en lugar de elevarla. Por esta razón, es mejor ser honesto sobre los propósitos que se pueden alcanzar en las circunstancias actuales y con los recursos disponibles.
Mantener la flexibilidad
Existen escenarios en los que, aunque las metas establecidas se consideraban como realistas en su momento, su progreso es atrasado por nuevas fluctuaciones en el entorno. En estos escenarios, suele ser mejor idea modificar los objetivos de manera oportuna, en vez de dejarlos como están sabiendo que su cumplimiento es poco probable.
Describir claramente cada propósito
La clave para que los propósitos guíen las acciones y esfuerzos de cada miembro del personal a lo largo de niveles y departamentos es que dichos objetivos sean claros y entendibles. Con esto en mente, se considera como buena práctica el ser lo más descriptivo posible a la hora de establecer metas, tratando siempre de ser claro y específico.
Identificar recursos, actividades y activos esenciales
El alcance de los objetivos de una empresa no llegará por sí mismo, por lo que, al momento de crear metas, es buena idea complementar el proceso con un análisis de los recursos, actividades y activos en los que será necesario invertir para llegar al punto deseado.
Definir prioridades
Demasiados objetivos diferentes tienen el potencial de crear confusión y, a final del día, es poco probable que todos ellos sean cumplidos en su totalidad. Por lo tanto, es recomendable mantener la cantidad de metas al mínimo posible o establecer una jerarquía de objetivos prioritarios si existen muchos propósitos que relevantes es más extensa.
Fijar responsabilidades y propiedad sobre cada tarea
Cuando personas específicas son propietarias de ciertas actividades o responsables del alcance de metas particulares, se genera un sentido de responsabilidad y motivación en torno al cumplimiento de dichas metas y procesos. Considerando esto, el alcance de cada propósito, así como las estrategias para lograrlo, deben de estar asignados a miembros y áreas específicas del equipo.
Establecer estrategias generales
Al final del día, cada departamento conoce lo que debe de hacer en su área particular para alcanzar los objetivos que se le asignen, no obstante, no está de más establecer guías generales sobre las estrategias a seguir. Esta simple acción garantizará que cada decisión esté alineada con las misiones generales de la empresa y que exista un protocolo a seguir en caso de que surjan dudas sobre el mejor camino a tomar.
Relacionado: ¿Cómo crear un plan financiero para mi negocio?
Liquidez: la clave para alcanzar cualquier propósito a tiempo
En efecto, implementar estas medidas y seguir los pasos mencionados puede ser de gran ayuda para crear propósitos relevantes y facilitar su alcance; sin embargo, la mejor forma de asegurar que los recursos y empleados necesarios estén para cumplir estos objetivos estén disponibles en el momento correcto es garantizando la continuidad del flujo de caja. Por medio de un nivel constante de liquidez, resulta mucho más sencillo realizar las adquisiciones e inversiones que exige una meta particular o llevar a cabo contrataciones necesarias.
¿Cómo preservar la liquidez? Existen muchas maneras, como la reducción de costos innecesarios, la diversificación de flujos de ingresos, una mejor gestión de inventarios y la negociación con proveedores para obtener mejores plazos y flexibilidades. Pero, en muchas ocasiones la opción más confiable es protegerla por medio de la automatización de cuentas por cobrar (o su optimización) o mediante alternativas de financiamiento, como el factoraje o factoring, que permitan adelantar el cobro de facturas pendientes.
Para acceder de forma rápida, confiable y segura a esta clase de servicios, Xepelin puede ser de gran ayuda. Con Xepelin, es posible optimizar las cuentas por cobrar de manera gratuita gracias a una herramienta que permite programar recordatorios, automatizar cobros y monitorear los flujos de entrada y salida en tiempo real.
Además, Xepelin ofrece financiamiento digital, sin necesidad de trámites y con procesos rápidos de aprobación, por medio del factoraje o factoring, es decir, el adelanto de cobro de facturas a clientes. De esta forma, cualquier empresa puede dejar de preocuparse por que los pagos atrasados ralenticen su progreso hacia sus propósitos, preservando siempre el flujo de caja que necesitan para alcanzarlos.
Para tener acceso a estos y otros servicios de tecnología financiera, solo es necesario crear una cuenta en Xepelin.
Xepelin transforma la gestión de cuentas por pagar y cobrar con crédito empresarial. Te ayudamos a mejorar el flujo de efectivo con factoraje y a fortalecer tus operaciones por medio de confirming. Regístrate ahora y optimiza tus finanzas.
