Con el fin de alcanzar el máximo potencial de los recursos de una empresa, los procesos de planeación, como la distribución adecuada de recursos por medio de presupuestos, resultan cruciales. Sin embargo, de acuerdo con una encuesta de Deloitte, se estima que solo el 23% de las empresas implementan, en su mayoría, las medidas apropiadas en este rubro, llevándolas a obtener beneficios mayores en materia de precisión y velocidad que otros negocios no consiguen.
Esto ocurre debido a que, aunque las razones detrás de los procesos de asignación de recursos suelen ser claras, las buenas prácticas en este ámbito, con frecuencia, no son entendidas del todo.
Por este motivo, y con el propósito de impulsar la distribución mucho más efectiva de recursos en tu negocio, en este artículo hablaremos sobre algunos consejos que puedes seguir para aprovechar al máximo los recursos de tu empresa mediante un presupuesto adecuado.
Delimita metas claras
La meta general de la creación de presupuestos suele ser generar la mayor cantidad posible de beneficios mediante la distribución adecuada de los recursos disponibles. Sin embargo, para que esta meta general sea alcanzada, tu empresa también debe delimitar objetivos específicos con base en sus necesidades. No importa si dichos objetivos son de crecimiento, estabilidad o potenciación de proyectos existentes, pero el establecerlos claramente te permitirá orientar al presupuesto al cumplimiento de ellos y lograr que los recursos sean aprovechados de la manera ideal y particular que tu negocio requiere.
Mantén un balance
Con el fin de garantizar que cada recurso sea invertido de la mejor manera, la creación de un presupuesto debe de mantener el balance entre impulsar proyectos y operaciones actuales, aprovechar oportunidades nuevas de crecimiento y preservar la estabilidad económica, financiera y contable. De esta forma, estarás invirtiendo en el futuro de tu empresa, sin descuidar el presente.
Cabe mencionar que, dependiendo de las prioridades de tu negocio, la proporción ideal de cada una de las áreas que conforman este balance podría variar, por lo que, de nuevo, tener objetivos claros resulta crucial para encontrar el equilibrio apropiado.
Apóyate en datos históricos para realizar estimaciones y proyecciones acertadas
Establecer un presupuesto acertado implica realizar proyecciones precisas sobre ingresos y egresos que no pueden ser meras aproximaciones, puesto que los márgenes de error que esta clase de estimaciones conllevan son capaces de provocar pérdidas de tiempo a través de ajustes demasiado frecuentes. En su lugar, lo mejor es crear proyecciones basadas en datos históricos, las cuales tenderán a ser mucho más precisas gracias a que partirán de la realidad particular de tu negocio.
De manera adicional, basar las proyecciones en datos concretos también ayudará a justificar el presupuesto resultante de ellas, agilizando su tiempo de aprobación.
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Implementa la participación de líderes de área y otros shareholders
Con el propósito de aumentar aún más la precisión en la asignación de recursos, es buena idea involucrar a líderes de área y a otros shareholders en el proceso. Cada perspectiva diferente contribuirá a que el presupuesto refleje las necesidades y metas de departamentos específicos de forma más exacta, pero, gracias a la delimitación de metas generales de la compañía, el presupuesto siempre se mantendrá alineado con las prioridades del negocio.
Tal es la importancia de esta práctica, que la encuesta de Deloitte mencionada anteriormente la resalta como uno de los factores que mayormente influyen en el éxito de los procesos de planeación y creación de presupuestos, siendo una medida tomada por el 98% de las empresas líderes en este ámbito.
Incluye cada gasto y sobreestima los costos totales
Subestimar el nivel de gastos esperados del periodo que abarca un presupuesto puede dejar a las empresas, especialmente a aquellas de menor tamaño y con fondos de emergencia menores, con proyectos sin terminar que pueden afectar considerablemente su rentabilidad. Considerando esto, es importante mantener una actitud realista sobre los gastos fijos y variables que se esperan y sobreestimar los costos generales con el propósito de evitar esta clase de escenarios negativos e iniciar solo aquellos proyectos que podrán ser concretados con seguridad.
Jerarquiza inversiones con base en el valor que generarán
En circunstancias ideales, a todos los proyectos y áreas se les podría asignar la misma cantidad de recursos para garantizar su éxito, pero, dado que este no es el caso, lo mejor es evaluar las diferentes inversiones posibles, jerarquizarlas en orden de importancia y alineamiento con las metas del negocio, y priorizar aquellas de mayor relevancia según estos criterios.
Para identificar dichas inversiones, es recomendable realizar un análisis minucioso sobre su relevancia para el alcance de las metas actuales y sobre métricas como su ROI esperado, su Valor Actual Neto (NPR), y el tiempo en el que se espera que generen beneficios.
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Utiliza la tecnología adecuadamente
La utilización apropiada de tecnologías es otro de los factores que Deloitte identifica como de mayor importancia en la planeación y creación de presupuestos exitosos, ya que esta desbloquea beneficios como procesos más rápidos y más acertados. Por esta razón, incorporar las herramientas de tecnología apropiadas en los workflows de creación de presupuestos es altamente recomendable.
Para esto, existen herramientas accesibles, como las de Xepelin, que permiten monitorear la salud financiera de tu negocio en tiempo real, vigilar indicadores financieros como el volumen de ventas y compras, consultar datos históricos y realizar proyecciones de flujo caja con base en ellos, todo de manera gratuita y en una sola plataforma.
Comprende a tu industria y realiza comparaciones
Si no estás seguro de si tu presupuesto encaja con los estándares de empresas en la misma industria, vale la pena realizar un proceso de benchmarking para comprobarlo. Mediante un benchmark, puedes determinar si los valores asignados a cada área de tu negocio resultan razonables. Inclusive, es posible crear una mejor idea sobre el punto en el que se encuentra tu empresa en materia de gastos y ventas en comparación con su competencia o con compañías similares
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Identifica riesgos y considera un fondo de emergencias
Al final del día, ninguna estimación o presupuesto puede ser 100% preciso o ser inmune a emergencias que lo puedan alterar. Por lo tanto, el identificar posibles problemas y considerar un fondo de emergencia suficiente para lidiar con estos escenarios en caso de que sucedan es considerado como una buena práctica. Gracias a esta red de seguridad, cualquier posible riesgo que surja en un momento crítico podrá ser minimizado y su impacto podrá ser reducido.
Haz revisiones constantes
Es cierto que crear un presupuesto perfecto es imposible, pero esto no implica que los errores o desviaciones deban ser ignorados. Al contrario, lo mejor es realizar un monitoreo constante sobre la forma en la que las estimaciones del presupuesto encajan con la realidad financiera de tu empresa y hacer lo posible por corregir defectos lo antes posible. Este proceso continuo mantendrá los gastos bajo control a medida que las circunstancias fluctúan y contribuirá a que procedimientos futuros sean mucho más precisos.
Con el fin de reaccionar cuanto antes a esta clase de discrepancias, es buena idea optar por el monitoreo de flujo de caja en tiempo real por medio de herramientas de analítica especializadas, como la que Xepelin ofrece de forma gratuita.
Asegúrate de que el personal relevante esté familiarizado con el presupuesto
Para asegurar que un presupuesto revisado y aprobado se esté siguiendo de manera efectiva en todos los niveles de tu empresa, es necesario tomar medidas concretas para comunicarlo con todos los miembros relevantes del equipo que se encarguen de tomar decisiones financieras y garantizar que este sea entendido. Así, cada miembro puede incorporar el presupuesto en su toma de decisiones y mantener sus elecciones alineadas con los objetivos de la empresa.
Dado que es muy probable que modificaciones y correcciones ocurran con relativa frecuencia, también es fundamental establecer un sistema que les permita a los miembros del equipo enterarse cuanto antes de estos cambios para evitar problemas futuros.
Garantiza la liquidez
En efecto, todo presupuesto necesita ser revisado y modificado conforme pasa el tiempo y es normal que surjan imprevistos. No obstante, para mantener al mínimo la cantidad de modificaciones realizadas, al momento de hacer cumplir un presupuesto, es aconsejable hacer lo posible por garantizar la liquidez, asegurando que los recursos necesarios para invertir estén disponibles en el momento preciso.
Para alcanzar esta meta, no importa si asistes a tu empresa con procesos de cobranza más rápidos o con soluciones de financiamiento como el confirming o el factoraje/factoring, las cuales consisten en postergar el pago de facturas o adelantar los cobros pendientes, respectivamente, lo importante es hacer lo necesario para mantener constante el flujo de caja.
Crear y asignar presupuestos es una tarea esencial para optimizar la organización financiera de un negocio; sin embargo, llevar a cabo este proceso no siempre es tan sencillo sin las herramientas adecuadas.
Con esto en mente, Xepelin pone a tu disposición distintas herramientas con las que es posible simplificar la labor de monitorear, crear y hacer cumplir presupuestos, tales como las siguientes:
- Una plataforma gratuita de analítica en tiempo real que te brinda datos históricos sobre compras y ventas para generar presupuestos mucho más precisos.
- Una herramienta de benchmarking sin costo con la que puedes comparar indicadores financieros de empresas en tu misma industria para construir presupuestos más competitivos.
- Un sistema digital de automatización de cuentas por pagar y por cobrar completamente gratuito que te ayudará a tomar el control de la liquidez de tu compañía y mejorar el flujo de caja por medio de la automatización de cobros.
- Soluciones financieras con las que es posible pagar a proveedores por medio de financiamiento o adelantar el cobro de facturas pendientes para asegurar que los recursos necesarios siempre estén disponibles.
¿Cómo acceder a esta y otras herramientas de gestión empresarial? Lo único que debes hacer es crear una cuenta en Xepelin.
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