Cuando tu empresa recibe una factura a su nombre, lo primero que debes hacer, antes de pagarla, es corroborar la información que presenta y verificar que se trata de un comprobante electrónico válido. El omitir este paso puede tener consecuencias graves como el pago de facturas falsas, lo cual puede traer otros problemas legales.
Afortunadamente, existen herramientas fáciles de utilizar, seguras y 100% digitales que están a tu alcance para realizar el proceso de validación de una factura y para proteger a tu empresa de otros tipos de actividades y entidades fraudulentas.
¿Por qué es importante validar las facturas?
Si pagas una factura falsa, existe el riesgo de verte implicado en actividades ilegales y recibir multas significativas que afectan directamente la liquidez de tu empresa. Forbes menciona que, incluso si el receptor del comprobante no está consciente de estar involucrado, puede recibir sanciones como la cancelación de su sello digital, pagos adicionales de impuestos y hasta años en prisión.
Además de los riesgos legales, estarías pagando por transacciones que jamás existieron y afectando tus finanzas de formas difíciles de solucionar, ya que puede llegar a ser complicado recuperar el monto una vez que lo hayas transferido. Han existido casos similares en Chile, en donde una gran empresa de café se vio obligada a pagar 120 millones de pesos chilenos por no verificar a tiempo facturas emitidas a su nombre, estas adquirieron valor ante el sistema fiscal y tuvieron que ser abonadas aunque jamás existió un intercambio de productos o servicios.
En México, existe una forma sencilla de evitar todas estas consecuencias si se utiliza la herramienta gratuita de validación de facturas proporcionada por el SAT. Creada para toda entidad que desee comprobar la validez de un comprobante electrónico.
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¿Cómo validar facturas en la página del SAT?
El proceso es muy sencillo, solo debes acceder al portal de verificación de facturas del SAT, introducir el folio fiscal del comprobante que deseas revisar, el RFC emisor y el RFC receptor, luego seleccionar la opción de “Verificar CFDI” y podrás conocer si la factura ha sido certificada por el SAT o si la entidad que envió la factura pertenece a la lista de empresas que facturan operaciones simuladas (EFOS).
En caso de que necesites verificar varias facturas a la vez, también puedes crear un archivo xml con los folios fiscales y RFC requeridos de cada comprobante electrónico y subirlos a la plataforma, esta te dará un resultado por cada uno de ellos. Este proceso lo puedes realizar también utilizando otros softwares autorizados por el SAT, denominados Proveedores Autorizados de Certificación (PAC).
Si bien validar las facturas que recibes es un gran método para evitar posibles fraudes, existen también otros recursos digitales que te protegen a ti ya tu empresa mediante bases de datos extensas de proveedores y otras entidades. Esto con el fin de ayudarte a evaluar y seleccionar aquellas organizaciones con las que mantendrás una relación de negocios.
Además de validar facturas ¿De qué forma puedo proteger a mi empresa de fraudes?
Evaluar a tus proveedores es otra forma de evitar actividades fraudulentas que afecten a tu negocio, para ello, puedes recurrir a plataformas como XData de Xepelin. Esta herramienta analiza una red amplia de empresas para que conozcas métricas de valor, como su volumen de deuda, volumen de compras y ventas, su presencia en listas negras, y más. Esto te permite conocer todos los datos necesarios para tomar mejores decisiones sobre las empresas con las cuales te relacionarás, y así evitar riesgos.
Validar tus facturas es un proceso sencillo que te ahorrará problemas y le permitirá a tu empresa operar con seguridad. Si buscas mayor protección, XData es tu mejor opción para utilizar el poder de los datos para elegir los mejores proveedores que brinden confianza, transparencia y calidad a tu negocio.
Xepelin cuida tu negocio con la evaluación de clientes y proveedores en minutos. Gracias a los modelos de inteligencias de datos puedes prevenir fraudes y conocer anticipadamente la exposición al riesgo, asegurando la continuidad de tus operaciones.
