Los estados de situación financiera son informes vitales para cualquier empresa, ya que estos brindan datos completos sobre ingresos, egresos, patrimonio neto y otros indicadores a corto y largo plazo de la salud financiera de un negocio que potencian la toma de mejores decisiones.
Sin embargo, como todo informe empresarial, es necesario saber cómo analizarlos para que, verdaderamente, contribuyan a decisiones que tengan un impacto financiero positivo. Al no tomarse el tiempo para interpretar estos informes, los líderes de empresas se pierden de información valiosa y perspectivas poderosas que podrían revelar mejores planes de acción
Entonces, con el fin de ayudar a estos empresariales a aprovechar estas fuentes de datos tan fundamentales, en este artículo hablaremos sobre su significado, sobre su propósito, sobre la información que contienen y sobre cómo analizarlos para aprovechar su potencial estratégico. Además, hablaremos sobre una herramienta con la que es posible simplificar el proceso de registro de información financiera de cualquier empresa y facilitar su análisis.
¿Qué son los estados de situación financiera?
Son documentos que contienen información sobre las finanzas de un negocio en un periodo particular de tiempo. Cada uno de ellos revela diferentes datos, tanto generales, como específicos, de la salud financiera de una empresa, como sus márgenes de beneficios generales, su solvencia a largo plazo y su liquidez.
A pesar de que la información que contienen puede ser de gran valor, tienen ciertas limitaciones. Por ejemplo, dado que son reportes que solo reflejan la realidad financiera de una compañía en un plazo de tiempo limitado, solo muestran una imagen estática de esta. Además, considerando que, comúnmente, suelen ser registrados de forma manual, pueden ser propensos a errores.
¿Cuál es la función de los estados de situación financiera?
Su función es el de mostrar una imagen clara de la salud financiera de una empresa en un momento dado, permitiéndoles a diversos stakeholders, tanto internos, como externos, comprender las condiciones actuales de un negocio. Gracias a los datos que contienen, tienen el potencial de desempeñar funciones adicionales:
- Ayudar a entender los niveles de rentabilidad de un negocio, comparando sus flujos de entrada con los de salida.
- Presentar información clara a accionistas con el fin de atraer su inversión.
- Mantener el control sobre distintas obligaciones fiscales, permitiendo que calculen de la manera correcta.
- Informar mejores decisiones financieras sobre gastos que se puedan eliminar y recursos disponibles que se puedan invertir, entre otras cosas.
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¿Qué tipos de estados de situación financiera existen y que información proporciona cada uno?
Existen 4 informes diferentes que pertenecen a la clasificación de estados de situación financiera y cada uno de ellos brinda información sobre un área distinta de las finanzas de un negocio. Esto son los siguientes:
Balance general o balance de situación
Se trata del estado de situación financiera más general, y ofrece datos sobre las finanzas de una empresa como un todo. Sin embargo, permite realizar evaluaciones específicas de acuerdo gracias a algunos de los datos que ofrece. En esencia, son 3 sus componentes:
- Activos: es decir, todos los derechos de cobro y posesiones con valor económico que una compañía tiene. Estos pueden ser tanto circulantes (a corto plazo, como facturas por cobrar e inventario) o fijos (a largo plazo, como maquinaria o propiedades).
- Pasivos: estos se refieren a todas las obligaciones de pago que se deben cubrir. Al igual que los activos, estos se dividen en circulantes o a corto plazo (como cuentas por pagar) y fijos o largo plazo (como préstamos o créditos de más de un año de duración).
- Patrimonio neto: que se conforma por toda la suma de activos, menos toda la suma de pasivos y representa las ganancias netas que tiene la empresa.
Estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias
Es un documento que detalla los flujos de entrada y de salida de un negocio en un periodo particular, es decir, los gastos e ingresos generados debido a sus actividades. Por medio de esta información, permite entender si existieron pérdidas o ganancias en el periodo que abarca.
A diferencia del balance general, el estado de resultados se enfoca solo en los flujos de entrada y salida, no en las obligaciones futuras a pagar, ni en los activos no financieros con los que se cuenta.
Estado de cambios en el patrimonio neto
Como su nombre lo indica, este documento tienen el propósito de analizar los 2 balances generales anuales más recientes de una empresa para encontrar los cambios que sucedieron en torno su patrimonio neto. De esta manera, permite detectar, a lo largo del tiempo, si la eficiencia de la gestión financiera de una empresa ha mejorado o empeorado.
Aunque estático en comparación con los datos en tiempo real, el estado de cambios en el patrimonio neto muestra una imagen más fluida de la salud de un negocio, ya que permite entender su evolución.
Estado de flujo de efectivo
Finalmente, el estado de flujo de efectivo es un estado de situación financiera que se centra en medir la liquidez de una compañía, es decir, su capacidad para afrontar sus obligaciones a corto plazo. Así pues, este se compone de los siguientes elementos:
- Flujos de efectivo: es decir, el capital líquido con el que una empresa cuenta. A su vez, esta categoría se divide en 3: los flujos de efectivo de actividades operativas (actividades de la empresa), los flujos de efectivo de actividades de inversión (como la compra de activos) y los flujos de efectivo por financiación (como préstamos y créditos recibidos).
- Activos equivalentes a efectivo: o sea, activos que no son efectivo, pero pueden convertirse rápidamente en él, como cuentas por cobrar.
De asta forma, al comprarlo con los activos circulantes o corrientes, este informe permite determinar si una empresa está generando suficiente capital para subsistir.
¿Cómo analizar las métricas de los estados de situación financiera?
Una vez localizada la información que cada uno de los estados de situación financiera contiene, es posible empezar a interpretarla siguiendo estos pasos:
- Juntar la información relevante en un solo lugar, esto con el fin de facilitar su análisis y poder comparar distintas métricas de manera sencilla.
- Realizar un análisis general de cada estado de situación financiera.
- Calcular ratios financieros que le den un significado más claro a la información, tales como ratio de liquidez o márgenes de rentabilidad como el EBIT y EBITDA.
- Comparar a lo largo del tiempo, es decir, comparar los documentos actuales con informes pasados para encontrar tendencias positivas o negativas, puesto que los estados de situación financiera son imágenes estáticas por sí solos.
- Realizar un proceso de benchmarking para comparar los gastos e ingresos de compañías pertenecientes a la misma industria y así determinar si los números actuales tienden a ser más positivos o más negativos.
- Identificar problemas de acuerdo con los datos analizados, tratando de señalar dificultades específicas en sectores particulares.
- Indagar sobre las causas de los problemas detectados, porque, a fin de cuentas, encontrar soluciones para los problemas hallados requerirá de la identificación de sus causas.
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Ahora bien, la información que ofrece el estado de situación financiera sigue siendo la base para la toma de decisiones en cualquier empresa. Sin embargo, la actualización de estos documentos puede ser bastante lenta y ser vulnerable a errores manuales, por lo que, actualmente, es buena idea apoyarse en herramientas digitales que permiten acceder a la misma información financiera, pero de manera más rápida, sencilla y en tiempo real.
¿Cómo puedo revisar mis estados de situación financiera de forma digital y en tiempo real?
Al crear una cuenta en Xepelin, podrás tener acceso a una herramienta gratuita de gestión y monitoreo de datos financieros en tiempo real que te permitirá acceder a datos siempre actualizados sobre tu negocio, tales como:
- Volumen de compras
- Volumen de ventas
- Márgenes de beneficio
- Tasa de ventas de exportación
- Patrimonio neto
De manera adicional, y para darte una mejor idea sobre las finanzas de tu negocio, la plataforma te mostrará información sobre la composición de tu cartera de clientes y proveedores, el porcentaje de facturas que engloba cada uno, volumen de deuda actual, historial de en burós de crédito, y métricas ESG, entre otros datos.
Con toda esta información, puedes agilizar la toma de decisiones en tu empresa en el momento correcto. Según el tipo de datos, podrás obtener conclusiones valiosas sobre los siguientes aspectos de tu empresa:
- Solvencia y liquidez: al conocer tu margen de ganancias exacto, puedes determinar si tu empresa cuenta con suficiente solvencia para afrontar sus obligaciones de pago inmediatas.
- Estacionalidad de tus finanzas: al observar la evolución de tus compras y ventas, puedes identificar épocas del año en las que tus ventas disminuyen y tomar medidas para reducir gastos en esos momentos.
- Red de empresas asociadas: puedes determinar si es necesario ampliar la red de tu empresa y conocer las características de tus clientes y proveedores frecuentes para buscar aliados similares.
- Manejo de deuda: al analizar la evolución de deuda a lo largo del tiempo, conocerás si su manejo ha sido efectivo, o si es más conveniente acudir a formas alternas de financiamiento.
Al decidir optimizar tus finanzas con la Suite de Xepelin, además de obtener acceso a información en tiempo real sobre la facturación de tu empresa y su situación financiera, encontrarás herramientas gratuitas de evaluación de clientes y proveedores y automatización de cobros y pagos que no solo te permitirán entender mejor las finanzas de tu empresa, sino hacer algo para mejorarlas.
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