Para las empresas que buscan escalar sus operaciones, es importante comprender y manejar adecuadamente su negocio. Un buen punto de partida es gestionar las cuentas por pagar de forma efectiva, ya que esto puede ayudar a liberarte de deudas, mantener un flujo de caja saludable y aumentar la capacidad de tu negocio.
Las cuentas por pagar son una parte fundamental de cualquier negocio, ya que representan los compromisos de pago que se tienen. Una buena gestión de las cuentas por pagar puede ayudarte a mantener un control saludable e identificar soluciones digitales, innovadoras y gratuitas que se suman al éxito de tu empresa.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar son las deudas que una empresa tiene hacia sus proveedores y acreedores, las cuales representan una obligación financiera que la empresa tiene pendiente. Al efectuarse una compra, se adquiere una responsabilidad por pagar y se pacta una fecha futura.
En esencia, se refiere a las facturas o montos que la empresa debe pagar por la adquisición de bienes o servicios que ya ha recibido pero aún no ha pagado. Estas cuentas son una parte esencial en las finanzas de una empresa, ya que su adecuada gestión es fundamental para mantener liquidez para la operación diaria y mantener buenas relaciones comerciales con quienes proveen los insumos y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Al manejar mejorar la gestión de cuentas por pagar, las empresas pueden asegurar no solo su estabilidad financiera, sino también forjarse una buena reputación y robustecer su capacidad para crecer.
Tipos de cuentas por pagar
Existen muchos tipos de cuentas por pagar, según sus características, como los sueldos a los empleados, las deudas por la utilización de recursos públicos, los intereses e importes que se deben por compras a crédito, los impuestos y las cuentas por pagar comerciales, que son las compras a proveedores, en las cuales nos vamos a centrar.
Estas se clasifican basados en el periodo en que se tienen que liquidar. Algunas de estas cuentas deben pagarse en un corto plazo, mientras que otras pueden tener plazos más largos.
- Cuentas por pagar a corto plazo (Corrientes): estos son los pagos que una empresa necesita realizar en menos de un año. Habitualmente, son gastos operativos para el día a día, como el pago a proveedores, servicios básicos, renta y salarios.
- Cuentas por pagar a largo plazo (No corrientes): Los pasivos a largo plazo son aquellos que la empresa pagará en un plazo mayor a un año. Normalmente, se relacionan con deudas más significativas como adquisición de terrenos, edificios, maquinaria, equipos o vehículos.
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¿Cómo se registran las cuentas por pagar?
Se registran en el sistema contable de la empresa, en el que se incluyen los datos del proveedor y los detalles de la factura, como monto a pagar, fecha de vencimiento y el proveedor. Estos registros en los libros contables de la empresa, ya son digitales, los cuales permiten automatizar el proceso del registro, reduce errores y ofrece una visión en tiempo real de la salud financiera de la empresa.
¿Cuándo se registran las cuentas por pagar?
El mejor momento para registrarlas es inmediatamente después de recibir la factura del proveedor. Esto asegura el control adecuado de tus compromisos y previene olvidos o errores.
Tan pronto como la factura llega, debe ser verificada para asegurarse de que todos los detalles coincidan con los servicios o productos recibidos. Una vez verificada, la factura se registra en el sistema contable y se debe estar al pendiente de su fecha de pago.
En este punto lo mejor es contar con herramientas digitales que hagan ese registro y seguimiento por ti, esto facilita enormemente el proceso, evita errores y te permite visualizar la factura en donde estés, garantizando que todas las obligaciones de pago estén debidamente contabilizadas.
¿Qué es el confirming o factoraje inverso?
Es un método de financiamiento de cuentas por pagar, que consiste en que tu empresa le solicite a una institución financiera la financiación de determinadas facturas. Entonces, la institución se encarga de pagarle a tus proveedores el monto de la compra, pero tu empresa paga hasta después de un plazo de tiempo acordado.
De esta manera, puedes adquirir las mercancías y materiales que necesitas en el momento preciso, sin afectar tu liquidez, pero tus proveedores reciben su dinero al instante.
¿Qué actividades realiza un equipo de cuentas por pagar?
En concreto, se puede decir que los equipos de cuentas por pagar realizan las siguientes actividades:
- Registro y monitoreo de todas las facturas entrantes y documentos de compra, con el fin de construir una base de datos contable.
- Verificación y aprobación de facturas para garantizar que estas provienen de una entidad legítima y que sus datos son correctos.
- Seguimiento de plazos de pago, de tal forma que no existan retrasos, pero que la empresa mantenga un nivel apropiado de liquidez.
- Realización de pagos en el momento oportuno.
- Negociación con proveedores para conseguir mejores plazos o condiciones de pago, o llegar a acuerdos especiales.
- Conciliación de pagos para verificar que cada uno corresponde con una factura entrante.
En esencia, el propósito de estas actividades es el de garantizar que todas las facturas entrantes sean legítimas, correctas, que sean solventadas a tiempo y que sus condiciones de pago sean las más favorables para la empresa, en medida de lo posible.
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¿Cómo llevar un control de las cuentas por pagar?
Un control eficaz no solo ayuda a evitar costosos errores o penalizaciones por retraso, sino que también proporciona una base sólida para las estrategias de financiamiento de tu empresa o para definir las opciones de financiamiento con las que puede contar tu negocio.
- Implementa un sistema de gestión digital: las herramientas digitales de gestión de cuentas permiten la centralización de procesos, simplificando la gestión diaria de las cuentas por pagar y por cobrar, seguimiento de facturas en tiempo real, programación de pagos y generación de reportes, proporcionando un control total y ofreciendo una visualización de tu salud financiera.
- Define un proceso de aprobación y seguimiento: esto incluye adherirse a plazos de pago, aprovechar los beneficios de pago pronto pago para anticipar tus facturas pendientes o utilizar financiamiento para adelantar tus facturas pendientes de cobro y así agilizar los flujos de liquidez en tu empresa.
- Monitorea constantemente tus cuentas por pagar y analiza tu flujo de efectivo: comprender los ciclos de flujo de efectivo que tiene tu pyme permite anticipar necesidades futuras y planificar pagos adecuadamente. Esto te permitirá detectar oportunidades de mejora, como la integraciones de soluciones con el factoring y el confirming y asegurar que se cumplan los objetivos financieros de tu empresa.
- No temas realizar negociaciones con proveedores: al negociar mejores términos de pago, es posible llegar a acuerdos que involucren descuentos, créditos a plazos, u otras flexibilidades de pago que te ahorren dinero y te permitan conservar tu liquidez.
¿Qué es la rotación de cuentas por pagar y cómo se calcula?
La rotación de cuentas por pagar, o accounts payable turnover ratio, es un indicador que mide el tiempo promedio que una empresa tarda en solventar sus cuentas por pagar en un determinado periodo de tiempo. Tras elegir el periodo de tiempo que se desea calcular, su cálculo consiste en sumar el volumen de compras totales y dividirlo entre el total de cuentas por pagar (cuentas al inicio del periodo + cuentas el final, entre 2).
La fórmula se ve de las siguiente manera:
Rotación de cuentas por pagar: Compras totales/(Cuentas por pagar totales del periodo) /2
¿Qué significa el resultado? El cálculo final se debe de analizar en el contexto de cada empresa particular y compararse consigo mismo en distintas momentos, ya que el cálculo final puede ser contradictorio.
Mientras que un resultado que disminuye a lo largo del tiempo suele indicar que la empresa está tardando demasiado en pagar sus facturas y que puede tener problemas de solvencia, un resultado que aumenta progresivamente puede significar un buen manejo de la liquidez o que la compañía no está invirtiendo en oportunidades de crecimiento.
Por esta razón, una rotación ideal debe de encontrarse en un punto medio. De tal manera que esta indique que la empresa cuenta con suficientes recursos para pagar a tiempo, pero continúa invirtiendo en su crecimiento.
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¿Cómo puedo mejorar la eficiencia de mi negocio automatizando mis pagos pendientes?
El potencial de crecimiento de tu negocio puede verse considerablemente afectado si te encuentras constantemente atrapado en tareas administrativas y operativas ¿Te has preguntado cómo liberar tu tiempo y enfocarte en impulsar tu negocio en lugar de lidiar con interminables hojas de cálculo o entradas de datos? La respuesta radica en la automatización de pagos, una estrategia potente que no solo ahorra tiempo sino que también eleva la eficiencia operativa.
La automatización de pagos no solo simplifica tus procesos financieros, sino que también aporta una gestión más ágil y precisa. Este enfoque no solo es adoptado por las grandes corporaciones; es una herramienta que puede impulsar tu negocio a un crecimiento exponencial.
La clave está en elegir la herramienta adecuada. Xepelin, por ejemplo, ofrece una plataforma que no solo automatiza los pagos, sino que también integra y simplifica todo el proceso de gestión de cuentas por pagar. Solo necesitas registrarte y vincular con tu cuenta del SAT o SII de tu empresa, y eso es suficiente para visualizar todas las facturas emitidas. Además, puedes adelantar el cobro de facturas o financiar pagos a proveedores incluso en el extranjero. Todo desde una misma plataforma, permitiéndote adoptar prácticas efectivas para la gestión de todas tus cuentas.
Es el impulso definitivo que tu negocio necesita para prosperar y competir en el mercado actual.
Ejemplos de cuentas por pagar en una empresa
En el balance general de una empresa, las cuentas por pagar se utilizan cuando se hace referencia a importes adeudados a proveedores, los cuales deben cubrirse durante el ciclo vigente de operaciones o dentro de un plazo menor de un año. Estas cuentas por pagar, también se le conocen como pasivos circulantes, los cuales pueden ser los siguientes:
- Pago a proveedores por materias primas, productos o servicios adquiridos
- Documentos por liquidar
- Alquiler del local u oficina
- Sueldos por pagar
- Servicios públicos pendientes: electricidad, agua, combustible, calefacción, telefonía móvil y fija, internet, etc.
- Intereses por cubrir
- Impuestos
- Participación de utilidades por pagar a trabajadores
- Deudas con acreedores
Estas cuentas, también son conocidas como pasivos, es decir, son obligaciones ineludibles derivadas de las operaciones en curso. Recuerda, una gestión eficiente y la adopción de nuevas tecnologías como Xepelin no solo ahorran tiempo y esfuerzo, sino que también te permiten centrarte en lo importante: hacer crecer tu negocio.
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