El área de cuentas por pagar tiene un rol sumamente importante para toda empresa. Pagar a tiempo puede traer diferentes beneficios, como obtener descuentos o mejorar la relación con los proveedores. Por el contrario, el retraso en los pagos puede derivar en multas, pérdida de relaciones comerciales, o serios conflictos para mantener funcionando la cadena de suministro.
Al revisar lo que diversos reportes y estadísticas muestran, las funciones de este departamento se pueden condensar en las siguientes tareas clave:
Negociar descuentos por pronto pago
La mayoría de los líderes del área de cuentas por pagar, considera que dedicar tiempo a las negociaciones para obtener descuentos, es una de las tareas a las que mayor atención se le debe prestar, por el gran beneficio económico que puede traer para la empresa.
Un punto a favor, es que resulta un beneficio para ambas partes. El proveedor recibe el pago en tiempo y forma (con lo que puede continuar trabajando en nuevos pedidos), al mismo tiempo que el comprador obtiene un beneficio económico.
Muchos proveedores no cuentan con políticas establecidas, por lo que esto puede ser el resultado de una evaluación financiera temporal. Aquí surge otro factor importante, el tiempo. Negociar con proveedores lleva tiempo, el cual debería ser liberado de tareas manuales que no implican estrategia
Cuidar la relación con los proveedores
Considerar a los proveedores como “partners” del negocio, siempre será un acierto. Es importante crear una relación basada en colaboración mutua, para que tanto la empresa compradora mantenga la producción con proveedores de calidad, mientras que el proveedor conserva un cliente a largo plazo.
El cambio constante de proveedores dificulta las negociaciones para obtener descuentos o beneficios. Por esto, tener bien ubicados a los proveedores con los que se quiere trabajar a largo plazo, ayudará a mantenerlos informados e involucrados en la estrategia.
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Mejorar la relación con los proveedores
Dependiendo de la necesidad por el producto o servicio, se pueden tener proveedores fijos o esporádicos. Cuando hablamos de proveedores que han demostrado ofrecer la mejor calidad y el compromiso para trabajar a largo plazo, vale la pena considerarlos más allá de la planeación de compras.
Crear sinergia con las empresas que proveen a un corporativo, puede ayudarlas a crecer, al mismo tiempo que se fortalece la cadena de suministro.
¿Cómo lograr esta sinergia? Acercándolos a convenios de Pronto Pago que les ofrece financiamiento con condiciones preferenciales, a las que probablemente no tendrían acceso sin este programa de ayuda.
¿Cuál es el gran beneficio para ambos? El proveedor podrá recibir por adelantado el pago del 100% de su factura, mientras que el departamento de cuentas por pagar del corporativo puede aplazar el pago, sin afectar a la empresa que requiere cobrar al momento.
Gestionar grandes volúmenes de facturas
En ocasiones esto ocurre en temporalidades, ya sea por promociones que provoquen un mayor movimiento de la mercancía, o por la simple naturaleza de producto o servicio, que tiene ciertas épocas en las que se vende a mayor escala. Esto provoca que la cantidad de facturas por pagar aumente, por lo que se requiere un mejor control para no cometer errores como olvidar gestionar un pago o retrasarse en su procesamiento.
La tecnología juega un papel fundamental para poder operar con rapidez. Cuando el proceso de pago se lleva de forma manual, no solamente es más tardado y costoso, también existe mayor probabilidad de cometer errores por la falta de control.
Realizar procesos de verificación y validación
Como parte de la gestión de facturas, y especialmente en épocas en las que la empresa tiene un mayor número de ventas, es crucial establecer un proceso de verificación y validación. El propósito de esta tarea, es reducir la probabilidad de ser víctima de fraudes al pagar facturas falsas y evitar asociarse con empresas fraudulentas.
Aunque el proceso para validar facturas es simple y se puede realizar en el portal fiscal de cada país, ya sea México o Chile, lo mejor es recurrir a otras prácticas y tecnologías KYB y AML que faciliten el proceso de evaluación de socios. Igualmente, es recomendable utilizar una herramienta de evaluación de clientes y proveedores que identifique automáticamente los niveles de riesgo de cada uno, facilitando la gestión de riesgos.
Un proceso correcto de verificación también deberá de enfocarse en buscar facturas entrantes y pagos duplicados, para luego eliminarlos. Esto con el fin de monitorear de cerca el flujo de efectivo y evitar pérdidas económicas.
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Aprovechamiento de la tecnología en el área de cuentas por pagar
Los procesos manuales provocan pérdidas de tiempo y dinero que podría ser invertido en el crecimiento de la empresa. Sobre todo en grandes Corporativos, la gestión de pagos automatizada puede reducir al equipo y procesos necesarios para terminar las tareas. El aprovechamiento de la tecnología, además de facilitar los procedimientos, proporciona mayor confiabilidad en la información y agiliza la toma de decisiones.
Según algunos reportes, gracias a la automatización de pagos, es posible:
- Disminuir 49% el costo en el procesamiento de facturas, ahorros que se podrían transferir al cliente como descuentos.
- Acortar el tiempo promedio para procesar facturas semanalmente hasta en menos de una hora.
- Reducción de 18% los días de pago pendientes (DPO), que resulta en un promedio de 5.5 días menos que con un proceso manual.
- Aumentar la capacidad para procesar facturas 4.11 veces más de lo normal
Programar pagos para reducir errores
Gracias a la automatización, también es posible programar cada pago o establecer recordatorios para evitar afectar negativamente la relación con proveedores. Algunas encuestas revelan que el 64% de las empresas enfrentan retrasos en sus pagos, lo cual, además de afectar su reputación, interrumpe el flujo de la cadena de suministro.
Todo esto se puede evitar con una plataforma de pago flexible que permita administrar fechas, recibir y emitir pagos sin costo alguno y monitorear riesgos en la red cercana al integrarse con otras plataformas de evaluación de riesgos.
Además, este tipo de herramientas contribuyen a cuidar la liquidez de una empresa a través de un método de financiamiento conocido como confirming. Esta alternativa consiste en que un proveedor de financiamiento cubra, inicialmente, el pago de las facturas de una empresa para luego recibir el capital en un plazo posterior.
En Xepelin digitalizamos el proceso de pago a proveedores, con financiamiento, o con recursos propios.
Además, ayudamos a los corporativos a crear sinergia con toda su red de proveedores. Les ofrecemos financiamiento con condiciones preferenciales para que reciban el anticipo del 100% de su pago, aunque la venta se cierre a crédito.
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