4 beneficios de automatizar los pagos a proveedores

La tecnología aplicada al área financiera, ha traído grandes beneficios para todo tipo de empresas; como lograr mayor eficiencia, disminuir el tiempo invertido en múltiples tareas, además de brindar una mejor experiencia al cliente.

Al momento de incorporar la tecnología en las finanzas, existe una figura que debe ser considerada además de los clientes internos y externos: los proveedores.

Los retrasos en los pagos a proveedores pueden dañar gravemente la relación con ellos, además de que pueden tener un gran impacto económico al detener las operaciones o al incurrir en multas por pagos tardíos. Por esto, la digitalización en el proceso de pago empresarial es de vital importancia.

Aquí te compartimos 4 beneficios que puede traer para las empresas:

1- Reducción de Costos Operativos

“ Un estudio de Aberdeen Group determinó que la automatización puede reducir el costo de procesamiento de facturas en un 75%. “

Cuando se tiene un proceso manual de pago a proveedores, la visibilidad de todo el ciclo de pago se reduce drásticamente, al no tener control total sobre cada etapa. Esto puede ocasionar problemas de impacto económico como duplicar pagos de facturas, omitir procesos de aprobación, multas por retrasos, etc.

Al automatizar el proceso de pago a proveedores, se necesita menos dinero y recursos para corregir los errores cometidos a través de los pagos manuales.

2. Optimización de tiempo

Un estudio de McKinsey determinó que cerca de la mitad de las actividades laborales del día a día, podrían ser automatizadas.

Cuando se tiene que invertir demasiado tiempo en tareas manuales, como el pago a proveedores, se complica tener tiempo disponible para actividades de mayor relevancia. El tiempo puede ser desperdiciado en tareas básicas, desde recopilar papeleo para buscar una firma que autorice el pago, buscar en múltiples lugares las facturas recibidas por los proveedores, hasta crear archivos interminables para el control de los pagos.

El mejor tiempo invertido es en la estrategia. Buscar nuevos negocios, enfocarse en vender más, crear estrategias para llegar a nuevos mercados, negociar menores costos con los proveedores, etc.

3 - Mejora la visibilidad de las finanzas empresariales

Contar con un sistema que muestre todo el detalle del flujo de efectivo en tiempo real, ayuda a agilizar la toma de decisiones, a identificar gastos innecesarios y a priorizar los fundamentales como los relacionados con la producción, mantenimiento y crecimiento del negocio.

Por el contrario, cuando se recurre a un proceso manual, se depende de diferentes personas o archivos para poder conocer la situación financiera de la empresa, lo cual equivale a tiempo perdido y retraso en la toma de decisiones.

4- Disminución de riesgo de fraude

Sin duda un proceso manual, está mayor expuesto a todo tipo de fraude en las empresas. Desde phishing, omisión de aprobaciones, hasta cifras mal capturadas, son problemas que pueden causar graves daños económicos a las empresas y que fácilmente podrían ser evitados al contar con un sistema automatizado para el departamento de cuentas por pagar.

Además, el proceso automatizado ayuda a que las políticas establecidas por los departamentos financieros, sean cumplidas, y a monitorear de forma sencilla todo el ciclo.

La herramienta que te ayudará a lograrlo

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