La tecnología aplicada al área financiera, ha traído grandes beneficios para todo tipo de empresas; como lograr mayor eficiencia, disminuir el tiempo invertido en múltiples tareas, además de brindar una mejor experiencia al cliente.
Al momento de incorporar la tecnología en las finanzas, existe una figura que debe ser considerada además de los clientes internos y externos: los proveedores.
Los retrasos en los pagos a proveedores pueden dañar gravemente la relación con ellos, además de que pueden tener un gran impacto económico al detener las operaciones o al incurrir en multas por pagos tardíos, entre otros efectos negativos. Por esto, la digitalización en el proceso de pago empresarial es de vital importancia.
Aquí te compartimos 7 beneficios que puede traer para las empresas:
Reducción de Costos Operativos
“ Un estudio de Aberdeen Group determinó que la automatización puede reducir el costo de procesamiento de facturas en un 75%. “
Cuando se tiene un proceso manual de pago a proveedores, la visibilidad de todo el ciclo de pago se reduce drásticamente, al no tener control total sobre cada etapa. Esto puede ocasionar problemas de impacto económico como duplicar pagos de facturas, omitir procesos de aprobación, multas por retrasos, etc.
Al automatizar el proceso de pago a proveedores, se necesita menos dinero y recursos para corregir los errores cometidos a través de los pagos manuales.
Menos errores
Además de que la automatización de pagos reduce los costos para corregir errores manuales, también reduce por sí misma su incidencia.
El procesar manualmente una enorme cantidad de facturas puede fatigar al equipo de cuentas por pagar, dando lugar a errores más frecuentes. Cuando ciertas tareas son programadas con tiempo o automatizadas, la carga de trabajo disminuye y el rendimiento del equipo mejora.
Optimización de tiempo
"Un estudio de McKinsey determinó que cerca de la mitad de las actividades laborales del día a día, podrían ser automatizadas."
Cuando se tiene que invertir demasiado tiempo en tareas manuales, como el pago a proveedores, se complica tener tiempo disponible para actividades de mayor relevancia. El tiempo puede ser desperdiciado en tareas básicas, desde recopilar papeleo para buscar una firma que autorice el pago, buscar en múltiples lugares las facturas recibidas por los proveedores, hasta crear archivos interminables para el control de los pagos.
El mejor tiempo invertido es en la estrategia. Buscar nuevos negocios, enfocarse en vender más, crear estrategias para llegar a nuevos mercados, negociar menores costos con los proveedores, etc.
Mejora la visibilidad de las finanzas empresariales
Contar con un sistema que muestre todo el detalle del flujo de efectivo en tiempo real, ayuda a agilizar la toma de decisiones, a identificar gastos innecesarios y a priorizar los fundamentales como los relacionados con la producción, mantenimiento y crecimiento del negocio.
Por el contrario, cuando se recurre a un proceso manual, se depende de diferentes personas o archivos para poder conocer la situación financiera de la empresa, lo cual equivale a tiempo perdido y retraso en la toma de decisiones.
Disminución de riesgo de fraude
Sin duda un proceso manual, está mayor expuesto a todo tipo de fraude en las empresas. Desde phishing, omisión de aprobaciones, hasta cifras mal capturadas, son problemas que pueden causar graves daños económicos a las empresas y que fácilmente podrían ser evitados al contar con un sistema automatizado para el departamento de cuentas por pagar.
Además, el proceso automatizado ayuda a que las políticas establecidas por los departamentos financieros, sean cumplidas, y a monitorear de forma sencilla todo el ciclo.
Relaciones comerciales más sólidas
A lo largo del tiempo, los pagos atrasados deterioran la relación con proveedores, dificultando el acceso a mejores precios, flexibilidades de pago u opciones de financiamiento a plazos. Incluso, pueden resultar en multas por pago tardío.
La programación y automatización de pagos recurrentes garantiza que esto no ocurra, sentando las bases para una mejor negociación con proveedores que resulte en relaciones comerciales duraderas, sólidas y mutuamente beneficiosas.
Evita retrasos en entregas
Los retrasos en pagos también pueden tener un enorme impacto en la cadena de suministro, deteniendo por completo el proceso de producción y reduciendo la capacidad de una empresa para hacer frente a las necesidades de sus clientes.
La automatización evita que esto suceda, ya que mantiene un nivel constante de liquidez a lo largo de toda la cadena de suministro. De esta manera, los proveedores protegen su capital de trabajo, la empresa mantiene el ritmo de su proceso de producción y los clientes reciben a tiempo lo que necesitan.
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