Junto con el dinero, el tiempo es un recurso vital en cualquier empresa, que debe ser manejado de manera estratégica para alcanzar eficiencia operativa y verdadera rentabilidad.
Es por esto que los problemas de downtime o tiempo de inactividad en sistemas y, sobre todo, equipo de producción tienen un impacto tan significativo y por lo que esta clase de obstáculos se deben priorizar y gestionar con cuidado especial.
¿Cómo puedes hacer esto en tu empresa? Aquí te brindamos todo lo que necesitas para lograrlo: información clara sobre lo que el downtime representa, sus causas y consecuencias, cómo medirlo y cómo asegurarte de que sus niveles se mantengan en un rango óptimo.
¿Qué es el downtime o tiempo de inactividad?
A nivel general, el downtime o tiempo de inactividad se refiere a todos aquellos periodos en los que un sistema o equipo no está disponible para su uso productivo, sea esto por cualquier motivo.
Se trata de un término más comúnmente aplicado a los periodos de inactividad de máquinas, en ámbitos como la manufactura, logística y sistemas computacionales, aunque, en teoría, el término podría ser aplicado también a los momentos en los que el personal no puede desempeñar una tarea por cualquier razón.
Hay dos distinciones importantes a tener en cuenta para tener una idea sólida de lo que el downtime es en realidad:
- No engloba periodos en los que un equipo funcional no está operando de acuerdo con su máxima capacidad o potencial, sino solo cuando este es incapaz de desempeñar su papel por completo.
- Difiere del llamado idle time, en el cual un sistema no está siendo utilizado debido a que está esperando instrucciones, materiales, etc., y no porque no sea capaz de ser aprovechado.
Tener en mente todo lo anterior es importante para dedicar los recursos de tu empresa en gestionar cuestiones relacionadas con el downtime de manera enfocada y efectiva, y no diluir esfuerzos en lidiar simultáneamente con otras ineficiencias operativas más generales que, aunque relevantes, pueden requerir de soluciones distintas.
Tipos de downtime
Dependiendo de si un periodo de downtime estaba considerado dentro de una agenda de mantenimiento preventivo o mantenimiento predictivo o no, este se puede clasificar dentro de dos categorías: downtime planificado y downtime no planificado, disruptivo o imprevisto.
Downtime planificado: es aquel programado con antelación y con el fin de mantener un activo funcionando de forma óptima y constante, sin interrupciones inesperadas o bajas productivas.
Downtime no planificado: es aquel que surge debido a fallas críticas de equipo, errores humanos, cortes de energía y cualquier otra causa difícil de predecir bajo la gran mayoría de circunstancias y sin las herramientas adecuadas.
Cabe mencionar que, a pesar de que el downtime planificado suele tener un menor impacto negativo, es capaz de generar excesos de inactividad cuando no se determina de forma estratégica y basada en datos, así que se realiza innecesariamente, por lo que también se debe gestionar.
¿Cuándo el downtime productivo se convierte en un problema?
Dado que hay ciertos eventos generadores de downtime imposibles de predecir (como desastres naturales o problemas de abastecimiento energético) y que un equipo siempre debe someterse a sesiones de mantenimiento para permanecer en condiciones ideales, es importante recordar que cierto nivel de downtime es algo normal y necesario en cualquier empresa.
No obstante, el tiempo de inactividad puede ser considerado como un problema cuando excede ciertos límites o va en aumento en comparación con periodos anteriores de tu empresa o estándares de compañías similares, pues esto indica que tiene el potencial de causar mayores efectos negativos financieros, productivos y comerciales dentro de un contexto específico.
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Consecuencias del downtime excesivo
Pero, exactamente, ¿cuál es el impacto que un tiempo de inactividad excesivo puede tener? A continuación resaltamos algunas de las consecuencias más importantes, por las cuales es buena idea que tu empresa invierta en arreglar problemas de downtime o evitar que aparezcan en primer lugar:
- Reducciones productivas debido a equipos que no se pueden aprovechar.
- Faltas de existencias que surgen de un output insuficiente para la demanda actual.
- Retrasos en entregas programadas, a causa de disrupciones no anticipadas o demasiado frecuentes y/o prolongadas.
- Fricciones en la relación con clientes por faltas de existencias o entregas atrasadas.
- Pérdidas de ventas debido a menores existencias para capitalizar la demanda disponible y retrasos que se pueden convertir en pedidos cancelados.
- Menores márgenes de rentabilidad, ocasionados por mayores costos en reparación y gastos de mano de obra que no generan un retorno, así como ventas perdidas.
- Daños en tu equipo que emergen debido a fallas críticas.
- Otras ineficiencias desencadenadas por interrupciones que retrasan otros procesos, acumulan tareas pendientes y consumen recursos vitales para otras áreas.
- Presiones laborales intensas debido a la acumulación de tareas pendientes y la necesidad de solucionar problemas críticos de manera prioritaria, dejando de lado otras actividades importantes.
¿Cómo calcular el downtime de tu empresa?
Siempre es buena idea dedicar recursos a mantener el downtime de los equipos de tu empresa bajo niveles aceptables; sin embargo, hay momentos particulares en los que una inversión mayor de tiempo, esfuerzo y dinero es prioritaria y necesaria para solucionar un problema de exceso de inactividad.
Para identificar estos momentos, debes conocer cuál es la magnitud del downtime de tu empresa, aplicando las fórmulas de KPI como estos:
Porcentaje de inactividad o downtime
Revela el porcentaje de tiempo de inactividad de activos de tu empresa de entre todo el tiempo productivo disponible con el que cuenta en un periodo particular (sea este una semana, mes, año, etc.), brindando una idea sólida de la gravedad real de un problema de downtime excesivo. Se calcula siguiendo esta fórmula:
Porcentaje de inactividad = (Horas de inactividad totales de un periodo/Horas totales disponibles del mismo) X 100
El resultado mostrará el downtime total, sin desglosar por planificado y no planificado, de tu empresa. Entonces, si quieres conocer el impacto más específico de cada tipo de inactividad, aplicar estas fórmulas junto con el KPI anterior te será de ayuda:
Porcentaje de downtime planificado = (Horas de inactividad planificadas/Horas totales disponibles) X 100
Porcentaje de downtime no planificado = (Horas de inactividad no planificadas/Horas totales disponibles) X 100
MTBF (Mean time between failures) o tiempo promedio entre fallas
Los problemas de downtime también pueden presentarse debido a la frecuencia excesiva de interrupciones productivas, sean estas tardadas o no, así que un buen monitoreo de este aspecto requiere del cálculo del MTBF, que mide el tiempo promedio que transcurre antes de que ocurra un fallo en un activo específico o área.
Su fórmula es esta:
Tiempo promedio entre fallas = Horas totales de funcionamiento adecuado/Número de fallas
MTTR (Mean time to recover) o tiempo promedio de recuperación
Para tener una idea de si el tiempo que tarda un activo que ha fallado en volverse productivo nuevamente es la causa detrás de un problema de downtime, el tiempo promedio de recuperación es el KPI que deberás calcular con esta fórmula:
Tiempo promedio de recuperación = Horas totales de downtime/Número de fallos
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Causas principales del downtime
Con una idea clara de si tu empresa enfrenta un problema de inactividad excesiva, ahora puedes empezar a afrontarlo. Para empezar, necesitas familiarizarte con aquello que podría estarlo causando, todo con el fin de guiar tus esfuerzos de solución a causas específicas y evitar asignar recursos en donde no son necesarios.
Detrás de los excesos de downtime, estos orígenes suelen ser los más comunes de encontrar:
Equipos anticuados: un gran porcentaje de excesos de inactividad se originan debido a activos antiguos que no han sido reemplazados y que, simplemente, ya no son capaces de lidiar con mayores cargas de trabajo o se encuentran al final de su vida útil.
Errores humanos: debido a capacitación insuficiente, faltas de protocolos escritos, mano de obra no calificada, una carga laboral demasiado extenuante, etc., pueden surgir errores humanos que llevan a fallos y tiempo no productivo.
Mantenimiento insuficiente o mal planificado: cuando una agenda de mantenimiento resulta deficiente, ya sea por un uso inefectivo de datos u otras razones, esto puede derivar en sesiones excesivas o insuficientes de reparación que generan downtime innecesario.
Ciberataques: mientras más dependientes se vuelven distintos activos y máquinas de tecnología digital, estos se vuelven más vulnerables a ciberataques que pueden dejarlos fuera de servicio.
Otras causas externas, como desastres naturales, fallas mecánicas impredecibles y cortes de energía, también provocan una gran cantidad de excesos de inactividad, pero, dado que es poco lo que tu empresa puede hacer para controlarlas, es mejor que enfoques tus esfuerzos en minimizar el impacto de las razones anteriores.
Consejos para mantener el downtime de tu empresa al mínimo
Cada problema de downtime excesivo es único y podría ser provocado por causas completamente diferentes. Sin embargo, a nivel general, estas buenas prácticas podrían ayudarte a gestionar el tiempo de inactividad de tal manera que nunca cruce ciertos límites:
Mantén una lista de activos prioritarios
Idealmente, todos tus equipos deberían estar optimizados para un funcionamiento continuo. Sin embargo, la realidad es que los recursos de tu empresa no son ilimitados, así que necesitas entender qué equipos son prioritarios o críticos para la productividad y enfocarte en invertir en mantener su downtime al mínimo con los recursos disponibles, en vez de diluir impacto entre activos no esenciales.
Toma decisiones de mantenimiento basadas en datos
El mantenimiento preventivo solo es útil si está respaldado por datos reales del tiempo y uso que le toma a una pieza de equipo sufrir fallos; de lo contrario, el riesgo de experimentar downtime excesivo o fallas inesperadas es mayor.
Capacita al personal frecuentemente
Aunque las sesiones de entrenamiento pueden llegar a consumir más tiempo del esperado, a largo plazo, previenen la incidencia de downtime no planificado causado por errores humanos.
Evalúa posibilidades de automatización
Si bien es importante recordar que las herramientas de automatización también son vulnerables a fallos, son inmunes a cometer errores humanos y, por ende, reducen el riesgo de tiempo de inactividad excesivo.
Considera invertir en mantenimiento predictivo
Si el mantenimiento preventivo no está siendo suficiente para mantener tu downtime al mínimo, invertir en sensores y tecnología que haga posible el mantenimiento predictivo (basado en la necesidad real de mantenimiento y no en estimaciones) podría ser mejor.
Invierte en ciberseguridad y gestión de datos
Una infraestructura sólida de ciberseguridad y manejo de datos es crítica para proteger contra amenazas a equipos cada vez más digitalizados y eliminar riesgos de ciberataques.
Monitorea el desempeño individual de máquinas
Manteniendo visibilidad sobre la efectividad de cada activo productivo y cómo es que esta evoluciona con el tiempo, obtienes datos de valor para determinar los momentos en los que un equipo debe ser reemplazado, buscando evitar fallos continuos que generen mayor inactividad.
Crea protocolos escritos de uso de equipo
Las políticas y protocolos escritos le dan al personal nociones exactas de cómo debe interactuar con cada máquina, generando también una forma sencilla de identificar a responsables de fallas y a los orígenes mecánicos detrás de ellas para así solucionarlos rápidamente.
Crea protocolos de contingencia ante downtime inesperado y mantén documentación sobre cada falla
En caso de fallas, los protocolos escritos sobre cómo tratarlas y la documentación sobre casos similares anteriores ayudan a que los tiempos de recuperación sean mucho menores, pues reducen el tiempo y esfuerzo que se requiera para superarlas.
Monitorea downtime constantemente
Con visibilidad constante de los niveles de downtime de tu empresa, tienes información que te ayuda a detectar cuándo existe un problema y así ayudarte a enfocarte en solucionarlo.
Como puedes ver, los efectos del downtime excesivo pueden ser considerables, pero también es mucho lo que puedes hacer para evitar este problema en primer lugar y así garantizar que estos se materialicen.
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