Aunque existen ciertos pasos considerados como mejores prácticas en la creación y asignación de presupuestos, en ocasiones, la estrategia ideal puede variar según el tamaño o industria de cada empresa. Por ejemplo, aquellas compañías que operan en un entorno dinámico, con tendencias, estacionalidades o cambios repentinos, como startups o empresas de tecnología, suelen requerir de presupuestos más flexibles de lo normal. Igualmente, negocios con un acceso deficiente a datos pueden necesitar de una estrategia de presupuestación basada, mayoritariamente, en la experiencia.
Tomando esto en cuenta, antes de elegir la mejor estrategia para tu empresa y de comenzar a crear un presupuesto que maximice el potencial de sus recursos, primero, es aconsejable tomarse el tiempo para evaluar los métodos que existen.
Entonces, para facilitar este proceso, en este artículo hablaremos sobre los 8 tipos de estrategias y métodos de presupuestación que puedes implementar en tu negocio, sobre sus ventajas y desventajas, y sobre aquellos tipos de empresas que mayormente se beneficiarían de cada uno de estos.
Asignación descendente de presupuestos
Más que un método como tal, la asignación descendente es un enfoque en la creación de presupuestos. En pocas palabras, consiste en iniciar el proceso mediante un estimado general, creado por líderes de la compañía, para luego dividir este estimado entre áreas y proyectos específicos, según el criterio de líderes de departamento y de acuerdo con los límites que se establezcan.
Su principal ventaja es la de darle un mayor control a los líderes de compañías sobre las metas y límites que cada presupuesto deberá respetar; no obstante, esta también puede ser considerada como su desventaja principal, puesto que el dejar de lado las perspectivas particulares de jefes de departamento puede generar puntos ciegos en cuanto a ciertas oportunidades y riesgos propios de su área.
Este enfoque puede ser de ayuda para todo tipo de empresas y negocios; sin embargo, para que sea verdaderamente útil, lo mejor es complementarlo con una variedad de perspectivas diferentes. De hecho, de acuerdo con Deloitte, esta es una práctica característica de empresas líderes en planeación y creación de presupuestos, por lo que implementarla en cualquier estrategia resulta buena idea.
Te podría interesar: ¿Cómo crear un plan financiero para mi negocio?
Presupuestación ascendente
Opuesto al enfoque descendente, se encuentra el método de presupuestación ascendente, el cual se basa en iniciar el proceso de asignación de presupuestos siguiendo las opiniones de cada líder específico de área y proyecto. De esta forma, lo primero que se toma en cuenta son las necesidades particulares de cada departamento para luego crear un presupuesto general, combinando cada perspectiva, pero manteniendo la alineación con objetivos clave.
A primera vista, este enfoque les quita un poco de autoridad a los ejecutivos principales de una compañía, pero esto es solo una ilusión. Lo que sucede en realidad, es que el presupuesto general se forma de manera participativa, tomando en cuenta las opiniones de expertos en cada área para potenciar los recursos disponibles, pero dejándole la última palabra a los líderes de la compañía en materia de asignación y establecimiento de prioridades.
Estrategia incremental
La estrategia incremental consiste en utilizar datos históricos para crear un nuevo presupuesto, realizando pequeños ajustes sobre los presupuestos anteriores y asumiendo que los patrones antiguos permanecerán, en su mayoría, similares. Para muchas empresas, este es el método mayormente empleado.
Usualmente, esta estrategia no requiere de fórmulas o grandes procesos de analítica, ya que solo se enfoca en ver los resultados del último año, compararlos con el presupuesto inicial y realizar los ajustes correspondientes. No obstante, se puede llevar al siguiente nivel analizando patrones y tendencias históricas de venta, esto con el fin de aumentar su precisión.
Como ventaja principal, destaca su simplicidad, puesto que se trata de una técnica posible de llevar a cabo fácilmente y en poco tiempo; no obstante, también es vulnerable a imprevistos y fluctuaciones drásticas del mercado, dado que no tiene manera de predecirlas.
Por su naturaleza, suele ser un método confiable para empresas que llevan años en el mercado y cuyos registros de datos son suficientes para construir presupuestos acertados, o para negocios con ingresos altamente estables a lo largo de los años. En cambio, aquellas compañías relativamente jóvenes o que, simplemente, no tienen acceso a datos confiables, pueden no encontrar mucha utilidad en esta estrategia. Por las mismas razones, optar por otros modelos suele ser una mejor idea para empresas que se encuentren operando en un sector altamente volátil y cambiante.
Método de base cero
Con el fin de evitar cualquier gasto excesivo y mantener el realismo ante los cambios del mercado, surge el método de base cero o zero-based budgeting, que garantiza que cada recurso sea destinado a planes concretos, sin considerar los resultados de años anteriores.
¿Cómo funciona? En esencia, consiste en iniciar desde cero la creación del presupuesto anual conforme a las condiciones y metas actuales de la empresa, haciendo esto al inicio de cada periodo, justificando cada gasto para asegurar su aprovechamiento y utilizando cada recurso disponible. Cabe mencionar que la utilización de cada recurso no implica gastar absolutamente todas las ganancias obtenidas, sino verificar que cada ingreso esté siendo aprovechado, ya sea en un nuevo proyecto o en un fondo de ahorro.
Sus beneficios radican en la exhaustividad de la estrategia, la cual asegura que todo el presupuesto esté alineado con las metas específicas de cada periodo; sin embargo, dicha exhaustividad también requiere de un gran gasto de tiempo para garantizar que todo el proceso se lleve a cabo de manera adecuada.
Por estas razones, el método de base cero puede ser de gran ayuda para compañías en las que la adherencia a presupuestos es un problema. Pero, por las cantidades de tiempo que exige, lo mejor es apoyarse en él de manera ocasional o evitarlo si tu negocio existe en un entorno en donde un gasto de tiempo de esta magnitud no supera los posibles beneficios.
Relacionado: La importancia del análisis financiero en la planificación empresarial
Presupuesto basado en actividades (Activity-based budgeting)
El ABB (Activity-based budgeting) o presupuestación basada en actividades, tiene el objetivo principal de impulsar el alcance de metas específicas por medio de la asignación apropiada de presupuesto en las operaciones y procesos más necesarios. Por lo tanto, se trata de un método de enfoque descendente, en donde el foco son las actividades esenciales.
¿Sus ventajas? Al identificar y potenciar las actividades prioritarias, el ABB ayuda a eliminar gastos en procesos innecesarios, así como a impulsar la productividad de las tareas más importantes. Sin embargo, grandes beneficios implican mayores gastos, y el ABB puede llegar a ser un procedimiento costoso, dado que requiere de la participación de analistas especializados y de un gran número de datos.
Tomando esto en cuenta, aquellas empresas que se encuentran en un periodo de transición hacia mejores o nuevos procesos (ya sea porque se están expandiendo o iniciando sus actividades) son de las mejores candidatas para aprovechar este método.
Método de presupuestos de propuesta de valor
En lugar de enfocar su atención en actividades, el método de presupuestos de propuesta de valor o VPB (Value proposition budgeting) se basa en identificar el nivel de prioridad proyectos e inversiones en materia del valor que generan, ya sea este económico o de otra índole, y asignar los recursos respectivamente. Por lo tanto, involucra analizar algunas cosas sobre cada inversión, por ejemplo, si los beneficios que genera son mayores a su costo (es decir, que sea rentable), las formas en las que genera valor, qué tan esencial resulta para el funcionamiento de la compañía, etc.
La estrategia VPB es una gran opción para empresas que buscan precisión en sus presupuestos, pero que no pueden invertir demasiadas cantidades de tiempo en el proceso, ya que este método es lo suficientemente exhaustivo para crear presupuestos con menor margen de error, pero sin requerir de un gasto económico excesivo. No obstante, es importante mencionar que, a excepción del valor económico (que puede ser medido con indicadores financieros particulares), el valor que cada inversión genera puede no ser claro o ser subjetivo, por lo que llevar a cabo esta estrategia, y que esta sea exitosa, puede no ser tan sencillo como parece inicialmente.
Rolling budgeting o presupuesto continuo
Si bien es cierto que todos los presupuestos, sin importar el método que se aplique para desarrollarlos, necesitan de cierto grado de flexibilidad para afrontar emergencias e imprevistos, los presupuestos continuos llevan esta flexibilidad a otro nivel. En esencia, este método consiste en realizar un presupuesto anual, e irlo modificando a lo largo del tiempo, de tal manera que abarque el mismo plazo de tiempo (12 meses en total) pero que sea modificado de manera frecuente, usualmente, mensual.
Por medio de esta estrategia, una empresa puede tener la certeza de que sus presupuestos siempre serán acertados, porque estos estarán basados en la información disponible más reciente. Además, este proceso de mejora continua brinda un nivel de flexibilidad ideal para reaccionar ante nuevas condiciones, pero sin dejar de planear a futuro.
Con esto en mente, las compañías pertenecientes a industrias volátiles y de rápida fluctuación, tal y como el sector tecnológico o de software, son las que podrán encontrarle un mejor uso a este método. Por el contrario, la continuidad e inversión que exige esta estrategia para mantener a cada presupuesto actualizado puede representar un gasto de tiempo demasiado elevado para industrias menos volátiles.
Relacionado: Mejores prácticas para la planificación de los recursos empresariales
Envelope budgeting
Aunque este método suele estar asociado mayormente con el manejo de finanzas personales, la realidad es que también podría aportar valor a una variedad de negocios. El envelope budgeting o presupuestación de sobres, consiste en segmentar y asignar una cantidad fija de recursos a cada área o proyecto, la cual podrá ser aprovechada por el departamento respectivo hasta el momento en el que se agote. Cuando esto suceda, ya no habrá un mayor nivel de recursos disponibles para esa área específica hasta que nuevas cantidades sean asignadas.
En efecto, esta estrategia resulta bastante rígida, por lo que muchas empresas preferirían optar por un modelo más flexible que se adapte mejor al cambiante entorno empresarial; sin embargo, implementar esta técnica, o una variación de ella, puede ayudar a aquellos negocios que encuentren dificultades al momento de apegarse a su presupuesto.
Al final del día, es muy posible que la mejor estrategia de asignación de presupuestos para tu empresa involucre mezclar distintas características de diferentes métodos, ya que las necesidades de una empresa son fluidas, por lo que un solo modelo puede no ser suficiente para cubrirlas.
Sin importar el método que elijas, lo mejor que puedes hacer para garantizar su éxito es monitorear de cerca en busca de oportunidades de optimización, esto te permitirá ajustar a cada presupuesto para que este alcance su máximo potencial. Adicionalmente, siempre es buena idea realizar un proceso de benchmarking en el que compares los estándares del sector de tu negocio, ya que esto te permitirá encontrar si los gastos de este son aceptables, o si existe un problema de excesos en cuanto a los costos de tu empresa.
Para simplificar este proceso, Xepelin puede ayudarte por medio de 2 herramientas digitales: una herramienta de benchmarking de presupuestos con la que podrás comparar los gastos e ingresos de tu empresa con los de compañías similares, y una plataforma de rastreo de datos que te brindará información financiera sobre tu negocio siempre que la necesites y en tiempo real, para que monitorear el éxito de las estrategias que decidas implementar se vuelva una tarea rápida y sencilla.
¿Cómo empezar a utilizar estas herramientas? Lo único que necesitas hacer es crear una cuenta gratuita en Xepelin.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
