Saber elegir los indicadores correctos es clave para medir el desempeño de una empresa de forma confiable. Sin embargo, con tantos KPIs, en ocasiones es difícil seleccionar aquellos que corresponden mejor con un determinado plan de negocios.
En Xepelin, queremos que todas las empresas sean capaces de identificar los indicadores apropiados para su estrategia y que cuenten con las herramientas de análisis financiero en tiempo real necesarias para medirlos de forma sencilla y confiable. Por esta razón, en este artículo hablaremos sobre 11 indicadores de desempeño que puedes medir para obtener insights valiosos sobre el funcionamiento de tu negocio.
Si bien hay una enorme cantidad de KPIs que puedes analizar, estos 11 representan las bases para medir la salud de tu empresa de forma integral y comprobar su efectividad en la gestión de finanzas, retención de clientes y empleados, y su competitividad en el mercado.
Márgenes de utilidad
Los márgenes de utilidad representan una forma sencilla y confiable de medir la rentabilidad de una empresa. Estos permiten conocer el porcentaje de ganancias que un negocio logra conseguir en un periodo determinado (usualmente mes con mes o año con año) en comparación con los costos necesarios para alcanzarlo.
Los 2 márgenes más importantes son el margen de utilidad bruto y el margen de utilidad neto. Mientras que el primero representa el porcentaje de ganancias en comparación con los costos de producción, el segundo consiste en el porcentaje total de beneficios en comparación con todos los gastos de la empresa. Las fórmulas para calcularlos son las siguientes:
Margen de utilidad bruto: (Ventas totales - Costos de producción) / Ventas totales
Margen de utilidad neto: (Ventas totales - Costos totales) / Ventas totales
En todos los casos, márgenes elevados tienden a indicar un buen manejo de recursos para generar ganancias en una compañía. Sin embargo, cada margen debe de ser analizado en el contexto específico de la industria a la que pertenece. Por ejemplo, si una empresa de construcción tiene un margen de utilidad neto de 5%, esto puede no parecer mucho, sin embargo, si el margen neto promedio de la industria fuera de 2%, se puede decir que la empresa está teniendo un desempeño mayor a lo esperado.
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Quick ratio o test ácido
El quick ratio o test ácido es un indicador que mide la capacidad de una empresa de solventar sus obligaciones de pago a corto plazo utilizando únicamente sus activos más líquidos, es decir, con efectivo y algunos equivalentes (como cheques, cuentas por cobrar e inversiones a corto plazo). Este test permite conocer rápidamente la liquidez de una empresa y así tomar decisiones ágiles para protegerla, como solicitar financiamiento rápido.
El proceso para calcularlo consiste en restar el inventario de todos los activos circulantes o corrientes (cuentas por cobrar, efectivo, etc.) para luego dividirlo entre el total de pasivos circulantes o corrientes (préstamos a corto plazo, cuentas por pagar, etc.). La fórmula se ve de la siguiente manera:
Quick ratio: (Activos corrientes totales - Inventario) / Pasivos corrientes totales
De manera general, si el resultado es menor a 1, la gestión de liquidez de la empresa es deficiente y se necesita tomar acción para mejorarla. Si el resultado es igual a 1, la empresa es capaz de solventar sus obligaciones a corto plazo, pero sería buena idea crear una estrategia para aumentar la liquidez.
Finalmente, si el resultado es mayor a 1, la empresa puede afrontar todas sus obligaciones de pago con recursos de sobra. Aunque esto es una buena señal, el efectivo pierde valor a largo plazo, por lo que un exceso de liquidez puede indicar que es momento de adquirir nuevas inversiones o invertir en un proceso de expansión.
Historial de deuda
Obtener financiamiento y balancear un nivel sano de deuda externa es importante para que cualquier compañía cumpla sus metas de crecimiento y mantenga un nivel apropiado de liquidez. Pero, cuando la deuda no es monitoreada de cerca, aumentan los riesgos financieros relacionados con tasas de interés mayores, y otros riesgos reputacionales asociados con un mal historial crediticio.
Por esta razón, sin importar si prefieres el leasing, factoring o factoraje, u otros métodos de financiamiento, es necesario observar de cerca el volumen de deuda de tu empresa a lo largo del tiempo para efectuar todos los pagos a tiempo. Dado que en ocasiones puede ser complicado manejar una gran cantidad de cuentas al mismo tiempo, es aconsejable apoyarse en herramientas de visualización de datos en tiempo real que permitan monitorear la deuda de tu negocio, sin importar su origen, en un solo lugar.
DSO y DPO
Los DSO (Days Sales Outstanding) y los DPO (Days Payable Outstanding) son métricas que permiten conocer el tiempo promedio que una empresa tarda en cobrar sus facturas o en pagarlas, respectivamente. Ambos permiten conocer la efectividad con la que una empresa maneja su ciclo de liquidez.
Las fórmulas para calcularlos son:
DSO: (Cuentas por cobrar/Ventas totales) x Periodo de tiempo en días
DPO: (Cuentas por pagar/Costos de producción de bienes vendidos) x Periodo de tiempo en días
Los resultados consistirán en los días promedio que un negocio tarda en cobrar o pagar sus cuentas en un determinado periodo de tiempo (ya sea un mes, un año, etc.). Para interpretarlos, es necesario analizarlos de forma conjunta en el contexto específico de cada empresa, ya que el DSO y DPO pueden generar insights confusos a primera vista.
Generalmente, un DSO se considera como mejor mientras más bajo sea, ya que esto indica que los clientes solventan sus facturas de forma rápida, manteniendo un nivel constante de liquidez en la empresa. Sin embargo, un DSO demasiado bajo podría indicar que una compañía no está aprovechando los beneficios de confiabilidad que brinda el ofrecer ventas a crédito.
Por otro lado, un DPO ideal tiende a ser alto, ya que indica que una compañía está aprovechando eficazmente la liquidez que posee en un momento determinado. No obstante, un DPO demasiado alto puede aparentar que una empresa está luchando por solventar su deuda o que no es confiable al momento de respetar fechas de pago establecidas.
En pocas palabras, la clave de los DSO y DPO es el equilibrio. Además, como regla general, es aconsejable que exista un balance entre ambos, porque una disparidad muy grande (especialmente si se trata de un DSO elevado y un DPO reducido) puede ocasionar disrupciones en el ciclo de liquidez de un negocio.
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Proyección de flujo de efectivo o Cash flow forecast
Las proyecciones de flujo de efectivo acertadas suelen ser la clave para anticiparse a problemas futuros y solucionarlos antes de que sucedan. Si bien no es posible crear una proyección 100% correcta, una aproximación puede ser de gran ayuda para obtener una mirada futura al desempeño de un negocio.
Para calcular una proyección aproximada, puedes seguir estos pasos:
- Determina el periodo de tiempo que abarca tu proyección
- Utilizando datos de desempeño previos de tu negocio, estima sus ventas totales (Considera aquí el DSO promedio de tu empresa lo largo del tiempo)
- De la misma forma, estima todos los costos, tanto directos, como indirectos, que tu negocio deberá solventar en ese periodo (tomando en cuenta el DPO promedio)
- Finalmente, calcula el flujo de caja restando los gastos totales estimados de los ingresos totales estimados
Tasa de rotación de inventario
La tasa de rotación de inventario es un indicador que muestra la capacidad de una empresa de liquidar rápidamente su inventario para generar ganancias. Especialmente, es de gran ayuda para que un equipo de ventas o marketing pueda detectar problemas en sus estrategias de ventas y atracción de clientes, o para identificar problemas en la elección de precios finales.
Para calcularlo, primero debes determinar el periodo de tiempo que deseas medir, ya sea un mes, trimestre, semestre, año, etc. Después, solo necesitas aplicar la siguiente fórmula simple:
Tasa de rotación de inventario: Costos de producción totales / Valor promedio de inventario
Una tasa alta siempre es buena señal, ya que indica que tu empresa está siendo capaz de generar ganancias constantemente gracias a la elevada demanda de tu producto, tu estrategia de ventas y marketing o tu estrategia de precios. Por otro lado, una tasa baja denota deficiencias en alguno de estos aspectos y puede resultar en un incremento de costos de almacenamiento.
Concentración de clientes y proveedores
Cuando una empresa aparenta funcionar correctamente y sus indicadores financieros no muestran ninguna señal de alarma, puede ser sencillo bajar la guardia ante otros posibles riesgos, como aquellos que surgen de una mala concentración de clientes o proveedores.
Si una compañía se apoya completamente en una cantidad reducida de clientes o proveedores para realizar ventas y obtener suministros, en el caso de que alguno desaparezca, esta puede afrontar serios problemas en su capacidad para generar beneficios. Por este motivo, sin importar el tamaño de tu negocio, nunca debes dejar de observar continuamente la composición de tu cartera de clientes y proveedores para conocer el momento indicado para diversificarla.
Dado que condensar la información de múltiples clientes y proveedores puede ser una tarea complicada, no olvides que puedes aprovechar las herramientas de visualización de datos automatizadas para hacerlo de forma rápida y confiable.
Market share
Si bien todos los indicadores anteriores pueden ser utilizados para comparar empresas de un mismo sector y realizar un benchmark competitivo, existe un KPI que ubica el desempeño de un negocio en su contexto directo: el market share o participación en el mercado. Este muestra el porcentaje de ganancias que una empresa genera en comparación con el total de la industria a la que pertenece.
Su fórmula es la siguiente:
Porcentaje de market share: Ventas totales de una empresa en un periodo de tiempo determinado / Ventas totales de su industria en el mismo lapso
Para aprovechar el verdadero valor de este KPI, es necesario analizarlo año con año, de esta forma se puede analizar la evolución de una empresa a lo largo del tiempo. En el caso de este indicador, un incremento constante siempre es una buena señal de que la compañía analizada está manteniendo un nivel apropiado de competitividad en su sector.
Costo de adquisición de clientes
Cuando una estrategia de ventas o marketing parece ser exitosa, resulta sencillo no cuestionarla y mantener constante su inversión. Sin embargo, en ocasiones, esta puede estar afectando las ganancias de un negocio de forma sigilosa. Para evitar esto a tiempo, existe el costo de adquisición de clientes, una métrica que tiene el propósito de encontrar la cantidad de recursos promedio que son utilizados para atraer a un nuevo cliente.
Para calcularlo, al igual que con el resto de los indicadores, primero es necesario definir el plazo de tiempo a medir. Después, basta con aplicar esta fórmula:
Costo de adquisición de clientes: Costos totales de marketing y ventas en el plazo elegido / Clientes adquiridos en el mismo periodo
En este caso, un resultado menor es lo ideal, ya que indica que los gastos en marketing y ventas son apropiados. Sin embargo, un número reducido, aunado a una baja cantidad de clientes, podría indicar que tal vez sería buena idea llevar tu estrategia a otro nivel y aumentar la inversión. De cualquier manera, reducir el costo de adquisición de clientes se puede lograr con estrategias de fidelización que hagan más probable que un cliente haga compras repetidas a lo largo del tiempo.
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Tasa de retención de clientes
Si se toma la decisión de enfocar la estrategia de ventas y marketing de tu empresa en reducir el costo de adquisición mediante técnicas más eficaces de fidelización, será necesario medir su impacto. Para esto, existe la tasa de retención de clientes, una métrica que mide la capacidad de un negocio de mantener clientes por cierto periodo de tiempo.
Para calcularla, primero es necesario elegir el periodo de tiempo que deseas medir. Después, debes determinar la cantidad de clientes que tu empresa tenía al principio de ese periodo, la cantidad bruta de clientes nuevos (es decir, omitiendo los clientes perdidos) y la cantidad de clientes al final del periodo. Finalmente, solo debes aplicar la siguiente fórmula:
Tasa de retención de clientes: ((Cantidad de clientes al final del periodo-Cantidad bruta de clientes nuevos) / Cantidad inicial de clientes)x100
El resultado representa el porcentaje de clientes originales que una compañía logró retener en el lapso de tiempo analizado, sin contar nuevos clientes. La razón por la que los consumidores nuevos deben ser eliminados del cálculo es porque, aunque parezca que un nuevo flujo de clientes compensa la pérdida de otros, estos clientes nuevos no demuestran la capacidad de una compañía de mantener la fidelidad de sus consumidores.
Tasa de retención de empleados
Para conseguir el crecimiento constante de un negocio y evitar tener costos elevados en entrenamiento y reclutamiento, una empresa debe ser capaz de mantener a su personal por un determinado plazo de tiempo. Para medir esto, existe la tasa de retención de empleados.
Su fórmula se compone de forma muy similar a la de la tasa de retención de clientes, eliminando el número de empleados nuevos para obtener un resultado fiel a la realidad. La fórmula es la siguiente:
Tasa de retención de empleados: ((Cantidad de empleados al final del periodo-Cantidad bruta de empleados nuevos) / Cantidad inicial de empleados)x100
El resultado mostrará el porcentaje de empleados que permanecieron en una compañía por un lapso de tiempo. Generalmente, es buena idea mantener una tasa de retención de 90% o mayor, ya que esto indica que la gran mayoría de empleados deciden permanecer en la empresa por un periodo de tiempo considerable, lo cual reduce los costos económicos y de tiempo en reclutar y entrenar nuevos miembros del equipo.
Saber elegir y monitorear los indicadores de desempeño apropiados para tu negocio es un paso importante para detectar problemas antes de que lo afecten. Sin embargo, obtener los datos necesarios para calcularlos no siempre es un proceso rápido, ya que implica consultar una gran cantidad de archivos y documentos distintos.
Por esta razón, Xepelin pone a tu disposición una herramienta de análisis de datos en tiempo real que te permite obtener información actualizada sobre las finanzas de tu empresa en un solo lugar. Con ella, también serás capaz de acceder a información valiosa sobre tu cartera de clientes y proveedores, volumen de compras y ventas, y otras métricas de alto impacto que facilitan y agilizan el análisis financiero.
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