El recurso adecuado puede brindarte los datos que necesitas para entender mejor a tu empresa y saber cómo impulsarla. Si lo que necesitas es concentrar tus esfuerzos en aprovechar y resolver, respectivamente, las oportunidades y problemas que más afectan a tu negocio, un diagrama de Pareto puede ser este recurso.
Para utilizarlo apropiadamente, en este artículo te brindamos todo lo que debes saber, desde lo que es, sus aplicaciones, cómo hacerlo y cómo asegurar que su realización genere valor real.
¿Qué es un diagrama de Pareto?
Un diagrama de Pareto es un gráfico que permite detectar el grupo selecto de problemas u oportunidades que mayor impacto tiene en un área de tu empresa, ya sea en materia de frecuencia, costos, tiempo, gravedad, etc., así como cuantificar sus efectos y compararlos con los de otros de menor importancia.
Su propósito es el de ayudarte a encontrar áreas de atención prioritaria y enfocar recursos y esfuerzos en manejarlas, en lugar de diluirlos entre la solución o el aprovechamiento de múltiples problemas y/o oportunidades simultáneamente, partiendo de la realidad de que toda empresa tiene energía y recursos finitos que se deben invertir eficientemente para que generen un efecto tangible.
Se trata de un recurso que pertenece a las llamadas 7 herramientas básicas de calidad (como el diagrama de Ishikawa), que permiten monitorear y entender las variaciones de un sistema (usualmente de gestión de calidad, pero también de otros tipos) para así controlarlas y manejarlas.
¿Qué es la Ley de Pareto y en qué consiste?
El diagrama de Pareto tiene como base la llamada Ley de Pareto, un principio teórico que propone que, en muchos contextos, el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. Este fue creado en 1896 por el economista italiano Vilfredo Pareto al encontrar que el 80% de las tierras en su país de origen eran propiedad de tan solo el 20% de la población y buscar describir este fenómeno.
Es importante mencionar que no se trata de un principio matemático exacto, pues el porcentaje de causas con un impacto mayoritario sobre un área puede variar, así que no hay que tomarlo como tal.
Más bien, el valor de la ley de Pareto, y a su vez del diagrama de Pareto, radica en guiar a empresas a usar sus recursos estratégicamente, tomando en cuenta que estos son siempre limitados y que siempre es mejor enfocarlos en lidiar primero con situaciones de mayor impacto antes de abordar otras cosas.
Partes de un diagrama de Pareto
Básicamente, un diagrama de Pareto es un gráfico de barras con elementos de un gráfico de líneas, pero, para ayudarte a visualizarlo claramente, estas son sus partes:
- Causas (eje horizontal del gráfico): son las distintas causas (problemas u oportunidades) con un efecto en tu empresa.
- Frecuencia o magnitud (eje vertical izquierdo del gráfico): representa el impacto de cada causa en tiempo, frecuencia, costo, etc.
- Porcentaje acumulado (eje vertical derecho del gráfico): es el porcentaje total, de 0 a 100, del impacto de todas las causas.
- Barras: son la relación entre cada causa y el impacto específico que generan.
- Línea de Pareto: muestra la suma del porcentaje que cada causa contribuye al impacto total.
Al juntar todos estos componentes, obtendrías un diagrama que se debería ver de esta manera:
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¿Para qué sirve un diagrama de Pareto? Ejemplos de aplicaciones e impacto
Pero, ¿para qué puede servir un diagrama de Pareto? A nivel general, es claro que es útil para encontrar áreas que necesitan atención prioritaria debido a su alto impacto (sean estos problemas u oportunidades) y enfocar energía en ellas; en un contexto práctico y específico de áreas y departamentos de tu empresa, puede tener estas aplicaciones:
Gestión de inventarios: el diagrama puede ayudar a identificar la porción de inventario que más se moviliza en almacén y así permitir una decisión informada sobre cómo organizarlo de tal forma que esta pueda entrar y salir sin problemas.
Manejo de riesgos: en este caso, el diagrama facilita la detección de riesgos con un mayor posible impacto o probabilidad de materialización, permitiendo una asignación suficiente de recursos para mitigarlos, que no sea diluida por tratar a cada riesgo como igual.
Análisis financiero: detectando el tipo de gastos que más tienen un impacto sobre la liquidez, permite enfocarse en lidiar con ellos en lugar de perder tiempo reduciendo gastos menores.
Marketing y ventas: si se conoce el pequeño grupo de productos o canales que generan el mayor porcentaje de ventas, se puede tomar la decisión de invertir más en ellos para capitalizar la oportunidad que representan, todo con mayores probabilidades de éxito.
Mejora de procesos: identificando las mayores ineficiencias de cualquier proceso, el diagrama ayuda a enfocarse en solucionarlas con los recursos suficientes, con la certeza de que esto tendrá un impacto positivo tangible.
¿Cómo elaborar un diagrama de Pareto?
Entendiendo a fondo lo que es un diagrama de Pareto, ahora puedes saber si es un recurso relevante para tu empresa. Si así lo consideras, entonces puedes crearlo desde cero siguiendo estos pasos:
1. Define los límites del diagrama
Para que genere valor, un diagrama de Pareto no puede ser aplicado de manera general a un área o proceso, sino que requiere de límites claros, siendo estos las causas a medir y una sola métrica para cuantificar el impacto de estas. Así que este debe ser el primer paso para elaborarlo.
Por ejemplo, no puedes aplicarlo ampliamente al área de servicio al cliente, pero puedes aplicarlo definiendo el impacto a considerar, como el número de tickets de servicio o el tiempo que consumen, y las causas detrás de este, como envíos atrasados o errores de facturación.
2. Recolecta los datos necesarios
Tomando como referencia los límites establecidos, ahora debes medir los efectos de cada una de las causas partiendo de lo que definiste como impacto en el paso anterior.
Si el impacto a medir es de tiempo, debes enfocarte en minutos u horas perdidas; si es de costo, entonces debes medirlo en gastos; si es de frecuencia, entonces debes cuantificarlo en incidencia y así en cada caso diferente.
3. Calcula el porcentaje acumulado
A continuación, debes determinar a qué porcentaje del impacto total contribuyen los efectos de cada causa. Para hacerlo rápidamente, esta fórmula te puede ayudar:
Porcentaje de impacto = (Impacto medido X 100)/Impacto total
Por ejemplo, si el impacto total de distintas disrupciones productivas en tu empresa es de 657 minutos (100%) y una de estas disrupciones contribuye con 89 minutos a este total, para medir el porcentaje que representa debes multiplicar 89 por 100 y dividirlo entre 657. En este caso, el resultado es 13.5%
4. Antes de crear el gráfico, ordena los datos obtenidos en una tabla
Para mantener organizada la información, es buena idea registrarla en una tabla con filas que representen a cada causa y columnas con su impacto y el porcentaje que este representa del total.
5. Realiza la gráfica base
Con los datos necesarios listos, ahora puedes realizar el diagrama en sí, ya sea de manera manual o digital. Para ello, ordena en el eje vertical izquierdo todos los posibles valores entre 1 y el total de impacto calculado y coloca las causas en el eje horizontal, así como los valores posibles del 1 al 100 en el eje vertical derecho, representando el porcentaje acumulado.
6. Introduce barras y ordena el impacto de causas de mayor a menor
Después, necesitas colocar las barras que representan la relación entre cada causa y su impacto, ordenándolas de mayor a menor, de izquierda a derecha, para representar de forma comprensible aquellas que mayor impacto tienen en comparación con el de las demás.
7. Marca con puntos el porcentaje de impacto al que contribuye cada causa
Finalmente, es momento de introducir la línea de Pareto que permitirá visualizar la diferencia porcentual de impacto entre causas más influyentes en el total (el 20%) y causas de menor relevancia (el 80%), y cómo se acumulan para llegar a 100.
Para ello, coloca un punto que relacione la barra más grande con el porcentaje que contribuye y agrega puntos de acuerdo con el porcentaje adicional que cada barra suma.
Por ejemplo, si la primera causa contribuye al 25% del impacto total y la segunda contribuye al 13%, el primer punto deberá marcar la relación entre la primera barra y el valor de 25% del eje derecho y la segunda deberá marcar la relación entre la segunda barra y el valor de 38% (25 + 13).
Al terminar, une todos los puntos.
Al concluir, tu diagrama estará listo y podrás usarlo para presentar fácilmente la información que contiene o sacar tus propias conclusiones.
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Ventajas de utilizar diagramas de Pareto en tu empresa
De manera concreta, al utilizar diagramas de Pareto para identificar problemas y oportunidades relevantes de cada proceso de tu negocio, podrás encontrar estos beneficios o ventajas:
- Brinda prioridades claras que te ayudarán a tomar decisiones tangibles.
- Permite actuar con eficiencia y esfuerzos concentrados, en lugar de diluir energía de manera equitativa entre causas que no son igual de relevantes.
- Aporta un recurso visual que facilita la comunicación y comprensión de los datos que posee.
- Permite ahorrar recursos y mejorar el retorno de estrategias al orientar su inversión prioritaria en situaciones de alto impacto, dejando pasar a segundo plano a áreas de menor relevancia.
Limitaciones de los diagramas de Pareto
A pesar de sus beneficios, el diagrama de Pareto posee ciertas limitaciones, tal y como muchos otros recursos similares, por ejemplo:
- Se enfoca en datos pasados, así que no siempre puede ayudar a predecir el impacto futuro de causas, sino que brinda una visión estática.
- Identifica problemas, mas no soluciones, por lo que el éxito de las decisiones que oriente dependerá de cómo utilices la información proporcionada.
- No considera relaciones entre causas o problemas, así que puede no aportar una visión completamente fiel a la realidad.
Estas limitaciones se deben tener presentes al momento de usar al diagrama para tener expectativas realistas sobre lo que puede no hacer por sí solo; esto con el fin de compensar con otras estrategias o recurrir también a otras técnicas para tomar decisiones a partir de mayor información.
Errores comunes en la utilización de diagramas de Pareto y cómo superarlos
Para que asegures la mejor versión posible del diagrama de Pareto que elabores, aquí tienes algunos errores comunes a evitar y algunas formas de prevenirlos:
Usar datos de mala calidad
Antes de realizar un diagrama de Pareto, es buena idea revisar la fiabilidad de los datos que se utilizarán, puesto que información errónea, con inconsistencias o incompleta no llevará a un diagrama útil para la toma de decisiones.
Saturar el gráfico con demasiadas causas
Demasiadas causas reducirán la fácil visualización del diagrama, efectivamente eliminando uno de los beneficios que lo hacen valioso en primer lugar. Por ello, es mejor agrupar a causas pequeñas dentro de una categoría general de “Otras” que no ocupe demasiado espacio.
Elaborar el diagrama una vez y jamás volver a hacerlo
El diagrama es solo una visión estática basada en datos pasados, la cual puede cambiar con el tiempo. Por lo tanto, para que continúe generando valor, es aconsejable realizarlo de nuevo a intervalos periódicos, permitiendo así monitorear cambios, realizar ajustes y mantener un diagrama relevante.
Optar por causas generales en vez de específicas
Si las causas no están bien definidas entre sí, posiblemente termines elaborando un diagrama plano que no revele prioridades, así que debes asegurarte de que toda causa sea mutuamente exclusiva, es decir, que no tenga relación alguna con otra.
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El diagrama de Pareto puede hacer mucho para mantener los recursos y esfuerzos de tu empresa enfocados en las prioridades adecuadas y, aunque es cierto que posee ciertas limitaciones, estas se pueden compensar fácilmente con el uso de otras herramientas de calidad o estrategias.
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