Como parte de una de las 7 herramientas básicas de control de calidad, el diagrama de espina pescado, o diagrama de Ishikawa, puede ayudarte a reducir variaciones y defectos en muchos de los procesos de tu empresa, para así conseguir niveles más estables de calidad y resultados consistentes en cada área.
¿De qué forma? Asistiendo con la búsqueda de causas posibles detrás de ineficiencias, obstáculos o problemas encontrados en un workflow particular.
Aunque muy sencillo, hay ciertas cosas que debes entender sobre este recurso para poder aprovecharlo al máximo de acuerdo con sus características, y, en este artículo, te brindamos todo lo necesitas: desde la definición y estructura de este diagrama, hasta las áreas y formas específicas en las que puede generar impacto.
¿Qué es el diagrama de espina de pescado y para qué sirve?
El diagrama de espina de pescado, diagrama de Ishikawa o, simplemente, diagrama de pescado, es un recurso visual creado para ayudar a equipos de cualquier área a encontrar las causas detrás de problemas, deficiencias y otros desafíos de un proceso empresarial particular.
¿Cómo? Brindándole estructura a una lluvia de ideas de las posibles razones detrás de un obstáculo, esto, mediante una representación visual que sigue ciertos lineamientos.
El nombre de diagrama de espina de pescado proviene del gran parecido que este recurso tiene con un esqueleto de pez, mientras que el término de diagrama de Ishikawa proviene del creador de este esquema: Kaoru Ishikawa.
¿Cómo está compuesto un diagrama de Ishikawa?
A grandes rasgos, un diagrama de Ishikawa está compuesto por 3 elementos: el problema que se busca solucionar, las áreas en las que podrían encontrarse sus orígenes y las posibles causas. Esto es lo que cada área engloba:
Problema
Es la ineficiencia, obstáculo, desafío, etc., que se busca solucionar encontrando sus posibles causas por medio del diagrama. Visualmente, es representado por la “cabeza” del esqueleto de pez.
Áreas en las que podrían encontrarse las causas del problema
Representan las 6 áreas específicas (6 M), a veces 7 u 8, en las que se considera que se pueden encontrar las causas de cualquier problema. En el esquema, son visualizadas como los “huesos” del esqueleto, que surgen de la columna vertebral unida a la cabeza.
Posibles causas
Son todas las causas que surjan durante la lluvia de ideas, clasificadas de acuerdo con el área a la que pertenezcan. Se puede decir que son las “espinas” del esqueleto, pequeños huesos que surgen de los huesos principales.
Considerando estos elementos, un diagrama de pescado debería verse de esta manera:
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¿Qué significan las 6M en el diagrama de pescado?
Significan: Método, Maquinaria, Material, Mano de obra, Medición y Medio ambiente, y representan las 6 áreas de origen de las que pueden provenir las distintas causas de un problema. A fondo, esto es lo que cada M o área abarca:
Mano de obra
Engloba las causas posibles que pueden surgir directamente de situaciones con el equipo de trabajo involucrado en llevar a cabo un proceso. Por ejemplo, una mano de obra poco calificada o que carece de entrenamiento, errores humanos, mala comunicación, motivación o cultura deficiente, etc.
Método
Abarca causas posibles atribuidas a problemas en el workflow o proceso mismo, como pasos demasiado complejos o simples, protocolos manuales que generan errores, la falta de automatización o pasos excesivos que ralentizan un flujo de trabajo natural, entre otras cosas.
Maquinaria
Comprende causas raíz que se le pueden atribuir a la maquinaria que se necesita para efectuar un proceso, como por ejemplo: software o hardware desactualizado, maquinaria obsoleta, averiada o en mala condición, equipos que no se pueden integrar fácilmente con otros sistemas o, simplemente, máquinas incorrectas para la tarea en la que se emplean.
Material
En esta área se clasifican las causas que pueden derivarse de la materia prima con la que se realizan procesos, usualmente de producción. Algunos ejemplos podrían ser: calidad variable de proveedores, defectos, especificaciones erróneas, entregas tardías y hasta disrupciones en la cadena de suministro.
Medición
Incluye causas raíz que podrían estar relacionadas con errores de medición. En un contexto de manufactura, esto puede abarcar equipo mal calibrado o estimaciones erróneas de tamaño, pero también puede ser aplicable para causas a problemas en otras áreas, como un proceso de gestión de datos deficiente que no permite tomar buenas decisiones empresariales.
Medio ambiente
Finalmente, esta área engloba orígenes de problemas que pueden estar relacionados con el ambiente (ya sea natural o artificial) en el que se lleva a cabo un proceso, tales como condiciones ambientales que afectan materiales, espacios ruidosos que afectan la concentración o incluso problemas en la calidad del aire que afectan al personal.
Adicionalmente, algunos diagramas ocupan un sistema de 8M en el que se agregan las categorías de Manejo o Management (causas derivadas de mal liderazgo, políticas confusas o una mala gestión) y Mantenimiento (causas relacionadas con una revisión inefectiva de procesos, maquinaria y otras áreas).
¿Cuándo es buena idea recurrir a un diagrama de Ishikawa?
Hablando en términos generales, recurrir a la realización de un diagrama de pescado puede ser algo recomendable cuando tu empresa encuentra un problema complejo, con múltiples causas o razones difíciles de identificar.
Es en esta clase de escenarios en donde el enfoque colaborativo y amplio, la estructuración de ideas, y el componente visual del diagrama de Ishikawa son particularmente valiosos, pues centra la atención de diferentes perspectivas en identificar cualquier posible origen a un problema, pero de manera estructurada.
De forma más específica, puede ser buena idea recurrir a este recurso en estas circunstancias:
- Cuando existe un proceso que se debe mejorar o desarrollar desde cero.
- Cuando se analizan ciertos datos, como encuestas a clientes, métricas de marketing, registros financieros, etc., con el fin de encontrar las razones detrás de malos resultados.
- Cuando tu negocio está desarrollando un nuevo producto.
- Cuando es necesario planificar las soluciones a posibles problemas de un proyecto futuro.
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Ejemplos de aplicación del diagrama de pescado
Para brindarte una idea más clara y concisa de las áreas en las que este recurso puede ser útil, aquí hay algunos ejemplos:
- En la manufactura de productos, puede ser de ayuda para identificar las causas detrás de problemas de calidad, retrasos de producción frecuentes, etc. De hecho, originalmente, el diagrama fue creado para arreglar problemas en esta área.
- En el área de finanzas, puede asistir en la búsqueda de causas de desafíos como desviaciones de presupuestos, problemas de rentabilidad y fluctuaciones en el flujo de efectivo.
- En la gestión de recursos humanos, tiene el potencial para ayudar a encontrar las razones detrás de situaciones como una alta rotación de empleados u un bajo desempeño general
- En el departamento de atención a clientes, es capaz de ayudar a identificar las razones detrás de un alto nivel de insatisfacción o alta rotación.
Ventajas y limitaciones de este recurso
Queda claro que este esquema puede ser de ayuda en muchos casos, pero para ayudarte a tomar una decisión satisfactoria de las situaciones en las que puede ser un recurso relevante, debes conocer lo que este diagrama puede y no puede hacer, es decir, sus ventajas y limitaciones. Estas se pueden resumir de esta manera:
Ventajas del diagrama de pescado o diagrama de Ishikawa
- Enfoca los esfuerzos de todo un equipo y sus diferentes perspectivas hacia la búsqueda de las causas detrás de un problema.
- Ayuda a realizar un diagnóstico integral que no pase por alto nada importante.
- Brinda estructura al proceso de lluvia de ideas, aumentando su efectividad.
- Genera una representación visual y fácil de entender de posibles causas a un problema complejo.
- Fomenta el trabajo en equipo y una mejor comunicación, 2 cualidades que pueden ser transferibles a otras áreas.
Limitaciones del diagrama de pescado o diagrama de Ishikawa
- No puede determinar con total certeza las causas de un problema, solo estructurar posibilidades.
- Sin un nivel apropiado de participación, su aportación es limitada.
- No determina las relaciones entre causas, por ende, se puede necesitar de un análisis adicional para que el diagrama sea efectivo.
- No genera datos cuantitativos, solo cualitativos.
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Pasos a seguir para realizar un diagrama de Ishikawa o diagrama de pescado
Ahora, es claro lo que un diagrama de espina de pescado es, lo que conlleva, lo que puede y no puede hacer y algunos casos en los que puede ser relevante. Pero, ¿cómo hacer uno en la práctica? Estos son los pasos que debes seguir:
1. Decide el formato del diagrama
Al momento de crear un diagrama de Ishikawa, tienes 2 opciones: utilizar una plantilla digital o hacerlo desde 0. La primera opción será ligeramente más rápida, pero la segunda te permitirá mayor flexibilidad para crear un esquema personalizado, así que la realidad es que no hay una elección correcta, sino que la mejor decisión depende de tus prioridades.
2. Selecciona al grupo que formará parte del proceso
El siguiente paso consiste en seleccionar el grupo de miembros de tu empresa que ayudarán con la construcción del diagrama, basándote en la relevancia de sus conocimientos al problema y las perspectivas únicas que podrían aportar.
El éxito de un diagrama de Ishikawa, es decir, que este sirva para encontrar las posibles causas de un problema, depende mucho del equipo que contribuye a él, por lo que este paso es de extrema importancia.
3. Delimita el problema de manera clara y concisa
Ahora que cuentas con un equipo y un diagrama listo para llenarse, puedes comenzar el proceso, oficialmente, estableciendo el problema a solucionar.
En este paso, enfócate en ser tan claro y específico como sea posible para que cada participante comprenda a fondo la problemática y enfoque sus esfuerzos en aportar ideas relevantes. Además de ahorrar tiempo, esto te ayudará a evitar un diagrama demasiado abarrotado y difícil de leer.
4. Establece las categorías que utilizarás
Con un problema claro y conciso, el siguiente paso es delimitar las categorías con las que se trabajará durante el proceso. Las 6M son un buen punto de partida, pero, dependiendo del área en la que se encuentre el problema, algunas categorías (como Material) podrían no ser aplicables. En estos casos, puedes ocupar algunas categorías de las 8M (como Management) o crear categorías nuevas.
Como regla general, es buena idea que cada participante esté de acuerdo con las categorías con las que el proceso se desarrollará antes de comenzar.
5. Comienza la lluvia de ideas
Una vez que tienes un diagrama estructurado, ahora puedes llenarlo con las ideas que surjan de tu equipo seleccionado. Puedes hacer esto de forma flexible, sin un enfoque ordenado en cada categoría, o de manera más estructurada, solicitando ideas de causas posibles categoría por categoría.
Si una causa puede ser clasificada bajo múltiples categorías, es mejor anotarla en cada área relevante en lugar de dejarla aislada bajo una sola clasificación. Esto puede ayudarte a detectar causas importantes que puedan afectar muchas áreas del problema.
En ocasiones, puede ser que una causa posible no sea el origen primario de un problema, sino la consecuencia de una causa todavía más profunda. Puedes encontrar este origen raíz utilizando la técnica o sistema de los 5 por qué, que consiste en repetir la pregunta “¿Por qué?” en cada causa, hasta encontrar su origen verdadero.
6. Busca relaciones entre causas
Hay muchos casos en los que las causas de un problema están estrechamente relacionadas, sin embargo, por sí solo, un diagrama de pescado no expresa las relaciones entre cada causa. Para superar esta limitación, puedes anotar cada relación que encuentres, pero de manera separada, tratando de mantener la coherencia del diagrama.
Así, más allá de identificar causas que puedan afectar varias áreas, es más fácil hallar pequeños grupos interrelacionados de razones que están provocando el problema principal y así enfocarte en gestionarlas.
7. Identifica las causas más importantes y realiza un proceso subsecuente de análisis
Ahora, con un diagrama completo, puedes tener una idea más clara de las causas más probables de un problema y tu equipo puede llegar a un consenso sobre aquellas que se deben afrontar de manera prioritaria.
No obstante, al final del día, un diagrama de espina de pescado no puede aportar posibles soluciones, así que, posteriormente, deberás realizar un análisis más profundo sobre cómo solucionar cada causa.
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Es mucho lo que un diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado puede hacer por tu empresa, pero recuerda que esta solo es una pequeña parte de lo que un proceso adecuado de resolución de mejora de procesos conlleva, así que no olvides recurrir también a otros recursos.
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