Una de las medidas más importantes que puedes tomar para garantizar el crecimiento y la estabilidad de tu empresa a largo plazo, es el control de gastos. Los gastos pueden clasificarse en varios tipos, uno de los más comunes e importantes, que a menudo necesitarás manejar en tu empresa, es el de los gastos fijos.
La importancia de manejar este tipo de gastos radica en que son obligaciones de pago constantes a las que siempre deberás enfrentarte. Por esto, es crucial comprender cómo es que se comportan a largo plazo y ejercer medidas de planeación y gestión como la creación de un plan financiero o un presupuesto detallado.
¿Qué son los gastos fijos y cómo manejarlos?
Son todos los gastos constantes que tu empresa debe realizar para cumplir sus distintas funciones, estos no son afectados por factores como el volumen de producción, la cantidad de clientes, etc. En pocas palabras, representan el precio a pagar por todas las actividades de tu negocio que no están relacionadas directamente con el proceso de producción.
Una de sus principales características, es que son previsibles, por lo que es más fácil proyectar los recursos necesarios para solventarlos. Por otro lado, al ser constantes y recurrentes, necesitas tener siempre en mente su pago oportuno y hacer proyecciones acertadas sobre el flujo de efectivo de tu negocio.
En general, los gastos fijos se pueden catalogar en alguna de las siguientes categorías:
- Alquileres por el uso de instalaciones diversas
- Mantenimiento de instalaciones y de maquinaria necesaria
- Servicios profesionales y salarios por nómina
- Seguros diversos, como seguros de vehículos, seguros médicos, seguros de transporte de mercancías, etc.
- Servicios financieros como créditos, préstamos, etc.
- Publicidad y marketing
- Servicios y suministros como el pago de electricidad, agua, etc. y la adquisición de suministros de oficina
- Impuestos
A pesar de que los gastos fijos son numerosos, son relativamente fáciles de controlar y manejar. Únicamente es necesario mantener un registro completo de todos los gastos necesarios para el funcionamiento de tu compañía y de las fechas determinadas en las que debes solventarlos. Si estás ocupado administrando otras áreas importantes de tu empresa, siempre es recomendable apoyarse de herramientas digitales que faciliten la organización de tus finanzas y te permitan cumplir a tiempo con todas tus obligaciones de pago de forma rápida y segura.
¿Cuál es la diferencia entre gastos fijos y gastos variables?
Mientras que los gastos fijos son previsibles y constantes a lo largo de un periodo de tiempo, los gastos variables fluctúan a menudo e incluso pueden surgir de formas completamente inesperadas. Estos pueden no ser completamente necesarios para tu empresa, pero puedes decidir afrontarlos de forma estratégica para invertir en su crecimiento a largo plazo.
En concreto, los gastos variables se pueden dividir en 2 categorías dependiendo de la razón por la que se originan: pueden ser ocasionados por imprevistos y emergencias, por ejemplo, reparaciones de maquinaria y transportes o pagos por disputas legales o multas, o pueden surgir con fines estratégicos de forma esporádica, por ejemplo, el pago de honorarios por asesoría en un tema específico.
La mejor forma de manejar los gastos variables, es considerando que, eventualmente, será inevitable que tu empresa deba afrontarlos de una forma u otra. Por esto, es necesario que consideres un fondo de emergencias e imprevistos al momento de elaborar tu presupuesto, y así estar preparado ante cualquier gasto.
¿Cómo saber a qué categoría pertenece cada gasto?
Para determinar cómo clasificar si un gasto es fijo o variable en tu empresa, puedes preguntarte un par de cuestiones. Si el gasto se mantendrá relativamente constante a lo largo de un periodo de un año y tendrás que solventarlo periódicamente, el gasto será fijo. Por otro lado, si el gasto abarca un periodo corto de tiempo o es resultado de una emergencia, el gasto se considera variable.
Los gastos también pueden dividirse entre operativos y no operativos. Los gastos operativos son aquellos que son vitales para el funcionamiento de tu empresa, esto incluye algunos gastos fijos como el pago por servicios y suministros, los salarios de trabajadores y el mantenimiento de maquinaria.
Por el contrario, los gastos no operativos, en teoría, no afectan a tu empresa de la misma forma si no los adoptas, sin embargo, sí pueden influir en su funcionamiento. En esta categoría se encuentran algunos gastos fijos como la publicidad y el pago de seguros, ya que, si bien brindan grandes beneficios a tu negocio, no son vitales para él. También se categorizan como no operativos todos los gastos variables relacionados con pagos de multas legales o fiscales.
¿Cuál es la diferencia entre gastos y costos?
Los costos representan el precio que debes pagar para generar más beneficios en tu empresa directamente. Esto abarca todo lo necesario para que se lleve a cabo el proceso de producción, como la adquisición de materiales, mantenimiento de maquinaria, mano de obra, etc. Por otra parte, los gastos representan el resto de tus obligaciones de pago, sean estos fijos o variables, operativos o no operativos.
Otra diferencia crucial es que los costos afectan directamente el precio final de los productos o servicios que ofrece tu empresa. Estos deben equilibrarse para determinar valores rentables, accesibles y que generen recursos suficientes para solventar los gastos y obtener un beneficio neto. A pesar de sus diferencias, existe una estrecha relación entre los costos, gastos y pérdidas en tu negocio.
¿Cómo mantener un control de los gastos de mi empresa?
Un buen control de gastos en tu empresa conlleva, principalmente, implementar estrategias en torno a 3 aspectos: la digitalización de tus finanzas, el análisis de tus gastos no operativos y las proyecciones de flujo de tus recursos.
Existen muchas formas de implementar la tecnología en tus finanzas para optimizarlas y así controlar tus gastos, puedes incorporar métodos de automatización, recurrir a software que apoye en tu contabilidad para evitar sanciones o utilizar plataformas que integran todos tus procesos financieros. Xepelin Suite te permite visualizar todas tus finanzas de forma completamente digital en un solo lugar y te brinda información valiosa como el volumen total de tus compras y ventas, además te da acceso a opciones de financiamiento.
La segunda estrategia consiste en enumerar todos los gastos que debe solventar tu empresa y hacer un análisis sobre cuáles son necesarios y cuáles son prescindibles o reducibles. En el caso de los gastos operativos o los fijos, será difícil replantearlos, ya que son compromisos a largo plazo y suelen ser cruciales para tu empresa, pero puedes encontrar formas de disminuirlos con algunas medidas como la negociación con proveedores. En el caso de los variables y los no operativos, podrás manejarlos si eliminas lo que tu negocio no necesita para sobrevivir o crecer y si mantienes bajo control tus obligaciones fiscales para evitar multas y problemas legales.
Por último, es crucial que realices proyecciones de flujo sobre el desempeño financiero de tu empresa a lo largo del tiempo, utilizando todos los datos reales que puedas obtener sobre tu negocio. De esta forma puedes identificar oportunidades de inversión, prepararte para períodos difíciles y tomar mejores decisiones sobre expansión de tu empresa, nuevas contrataciones, etc. Para hacer esto, con Xepelin Suite tendrás acceso a XCalendar, una herramienta de planificación financiera que te permite visualizar tu liquidez, solicitar financiamiento anticipado y analizar la recurrencia de tus cobros y pagos frecuentes, todo en una sola plataforma digital.
El control óptimo de gastos puede ser la clave del éxito para tu empresa porque te permite administrar mejor tus recursos e invertirlos en áreas donde es vital para su crecimiento. Para alcanzar esto, debes comprender las diferencias entre gastos fijos, variables, operativos y no operativos, y utilizar estrategias de manejo de gastos, como la implementación de tecnología en tus procesos financieros y el análisis de datos.
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