La gestión de cuentas por cobrar es crítica para las operaciones de cualquier empresa, principalmente debido a que es el proceso que garantiza que cada venta se convierta rápidamente en liquidez. Es por esto que cada día se habla más y más sobre la importancia que buenas prácticas de cobranza a clientes tienen en una organización.
Pero, con la carga de trabajo que los equipos de cobranza enfrentan cotidianamente, las buenas prácticas manuales ya no son suficientes, y es momento de empezar a considerar a la automatización como una medida básica en el área.
Lo cierto es que esto implica un cambio radical en la forma en la que los cobros han sido llevados a cabo históricamente, por lo que es natural tener dudas en torno a la decisión de automatizar la cobranza a clientes.
Sin embargo, hoy en día se trata de un paso necesario, y aquí te ayudamos a darlo con información sobre su importancia, beneficios y cómo hacerlo una realidad, todo con el fin de impulsar a tu empresa a un proceso de cobro fundamentalmente mejor.
¿Por qué automatizar la cobranza a clientes?
Aunque los buenos procesos manuales de cobro aún son efectivos y relevantes para respaldar una infraestructura digital, automatizar varias de las tareas que estos abarcan es buena idea debido a que esto cubre más fácilmente las desventajas que la gestión manual implica naturalmente, como la vulnerabilidad a errores y olvidos, las limitaciones en velocidad y los costos laborales crecientes.
Esto no quiere decir que una buena gestión de cobros manual no pueda tener errores bajos, cierta rapidez y eficiencia en materia de costos, sino que la automatización puede brindar los mismos beneficios, pero en mayor magnitud, con menores costos y de forma más sencilla, sin tener que invertir demasiado tiempo en capacitaciones y/o protocolos de cobro detallados.
Comparativa entre cobranza manual y cobranza automatizada
Para ilustrar de mejor manera las razones por las que una cobranza a clientes automatizada suele tener mayores beneficios que aquella efectuada de forma manual en un 100%, te compartimos una tabla que resume las diferencias principales entre ambas opciones en torno a 5 aspectos principales: precisión, eficiencia en costos, escalabilidad, velocidad y experiencia de clientes:
Procesos de la cobranza a clientes que se pueden automatizar
¿Cómo es que la automatización provee los beneficios anteriores? La realidad es que, con la tecnología disponible hoy en día, la cobranza a clientes no se puede automatizar al 100%, pero sí son muchas las tareas que las herramientas actuales pueden mecanizar para obtener las mejoras mencionadas:
Facturación: la generación y envío de facturas automáticos son posibles gracias a sistemas de facturación y algunas plataformas de cobranza, las cuales extraen información de bases de datos y siguen instrucciones específicas para cumplir esta tarea de forma recurrente.
Generación de alertas y recordatorios: distintos sistemas de gestión de cobros son capaces de generar alertas automáticas en caso de que un problema deba ser atendido, desde errores de facturación, hasta disputas.
Emisión de mensajes de pago: muchos software de cobranza cuentan con la función para programar recordatorios o mensajes de pago con antelación o enviarlos automáticamente conforme a criterios particulares de tiempo (por ejemplo: enviar recordatorio antes de una semana de vencimiento, 3 días, etc.)
Registro de datos: las distintas herramientas que hacen posible la automatización de cobros suelen integrarse con sistemas de facturación o plataformas bancarias para crear un registro fiable de datos sobre cobros, frecuentemente en tiempo real.
Conciliación: gracias a las mismas integraciones que hacen posible el registro de datos en tiempo real, la conciliación se puede automatizar, esto a través de un cotejo inmediato entre transacciones registradas y facturas emitidas.
Generación de reportes: la creación automática de reportes personalizados a partir de datos es posible con la herramienta adecuada.
Solución de disputas: los chatbots especializados y sistemas de cobranza completos muchas veces son capaces de automatizar la resolución de disputas con comunicaciones gestionadas por IA.
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Los problemas que la cobranza automatizada puede solucionar
En este punto, no hay duda de que la cobranza a clientes automatizada es posible en muchas áreas y que suele ser mejor que aquella llevada a cabo manualmente, pero esto no es lo que la hace tan vital. Aquello que la vuelve tan relevante en el contexto presente, es la cantidad de problemas comunes que puede resolver, entre los cuales se pueden destacar los siguientes:
Cuentas en mora: los pagos vencidos son un desafío para el 77% de las empresas latinoamericanas y, aunque muchos casos se deben a la falta de flujo de efectivo de clientes, muchos otros ocurren a causa de una mala comunicación o un pobre seguimiento de cuentas pendientes, algo que una cobranza a clientes automatizada puede solucionar con mensajes oportunos y monitoreo en tiempo real.
Backlogs de gran tamaño: aproximadamente el 77% de equipos de cuentas por cobrar tiene problemas para procesar toda su carga de trabajo a tiempo, y es en este contexto en el que la velocidad de una cobranza automatizada adquiere un valor particular para minimizar este problema.
Excesos de tiempo invertidos en cobranza: alrededor del 10% del tiempo de líderes de pequeñas empresas es invertido en cobrar a clientes, algo que impide que este se utilice en otras áreas de mayor importancia estratégica. La cobranza automatizada contribuye a la superación de este reto con recordatorios oportunos que liberan tiempo para otras tareas.
Facturas emitidas con errores o de forma tardía: 61% de pagos atrasados ocurren debido a facturas erróneas o no enviadas oportunamente. Este problema se puede solucionar desde la raíz con funciones de facturación y envío programado de facturas de un proceso de cobranza más eficiente gracias a la automatización.
Pasos para la automatización de tu proceso de cobranza a clientes
Si consideras que la automatización es lo que tu empresa necesita para lograr un proceso de cobro mejor y más eficiente, debes saber que el proceso para implementarla exitosamente puede no ser tan sencillo y que hay ciertas cosas que debes considerar para llevarlo a cabo.
A continuación, todo esto lo compartimos en una guía paso a paso que te ayudará a alcanzar una implementación más rápida y que genere resultados reales:
1. Diagnostica tu área de cobros y define prioridades
Hay ocasiones en las que se requieren de múltiples tecnologías para arreglar los problemas de un proceso de cobranza y hacerlo más eficiente, pero son pocos los escenarios en los que es posible conseguirlas todas al mismo tiempo con recursos limitados.
Por ello, suele ser buena idea que te enfoques primero en diagnosticar la cobranza de tu empresa para detectar las áreas que necesitan mayor atención y así dedicarte a arreglarlas prioritariamente sobre otras para concentrar tus esfuerzos y recursos.
2. Reflexiona sobre las herramientas que te ayudarán
Partiendo de prioridades claras, ahora puedes tener una idea más concisa de las tecnologías que te permitirán atenderlas, pues la variedad de ellas es considerable y tener en mente los problemas a solucionar primero te ayudará a elegir las más adecuadas.
¿La gran mayoría de problemas de cobranza surgen en la facturación? Invertir en facturación automatizada puede ser mejor. ¿Los olvidos y facturas enviadas a destiempo evitan que las facturas se cobren oportunamente? Entonces, enfocarte en conseguir software que genere visibilidad hace mayor sentido.
Sea cual sea la prioridad que identifiques, tu adquisición de tecnología debe coincidir con ella.
3. Compara opciones
Un solo tipo de herramienta puede ser ofrecido por decenas de proveedores distintos y necesitas comparar varias ofertas en materia de precio, funcionalidad, soporte, integración, escalabilidad y demás características para llegar a una decisión rentable y efectiva.
4. Define métricas para cuantificar impacto
¿Cómo saber si un proyecto de optimización de cobranza está siendo efectivo y vale la pena seguir invirtiendo en él? Necesitas KPI claros para monitorear su desempeño y entender el verdadero impacto positivo o negativo de nuevas implementaciones, así como para saber si necesitas cambiar tu enfoque o prioridades.
5. Antes de implementar, mapea workflows nuevos con la tecnología elegida
Por el simple hecho de incorporar tecnología, tus workflows antiguos de cobranza cambiarán; además, incluso con automatización, requieres de procesos definidos que eviten cuellos de botella o ineficiencias en tareas particulares.
Con esto en mente, es aconsejable que diseñes nuevos procesos en torno a las nuevas herramientas que formarán parte de ellos.
6. Administra tus bases de datos antes de integrar sistemas
Una de las razones más comunes por las que proyectos de automatización pueden fallar es la gestión deficiente de datos, crucial para darle a un sistema automatizado de cobranza instrucciones claras sobre cuándo ejecutar ciertas tareas, cómo hacerlo y hacia qué cliente.
Es por esto que tomarte el tiempo para verificar la precisión de bases de datos y corroborar que todos los sistemas a integrar en una cobranza automatizada (ERP, facturación digital, CRM, etc.) compartan información que coincida, es aconsejable.
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7. Instala las herramientas seleccionadas, intégralas entre sí y prográmalas
Con bases de datos fiables y workflows definidos, el siguiente paso en una automatización de cobros exitosa consiste en instalar las herramientas elegidas, integrarlas y programarlas para desempeñar las tareas deseadas, todo con una idea clara del papel que deben cumplir.
8. Capacita a tu equipo
No importa qué tan sencilla o autónoma sea una nueva herramienta, lo más probable es que requiera de apoyo humano capacitado para que alcance todo su potencial, así que no olvides invertir en horas de entrenamiento.
9. Realiza pruebas
La automatización de la cobranza a clientes es algo nuevo, y procesos nuevos son vulnerables a fallos, errores e ineficiencias de los cuales es buena idea aprender antes de una implementación oficial, por lo que realizar pruebas es algo esencial.
10. Implementa el proyecto oficialmente, empezando a menor escala
Ahora que cuentas con bases sólidas, puedes implementar la automatización de cobros oficialmente de manera más segura y con mayores probabilidades de éxito.
Solo considera empezar en menor escala (enfocándote únicamente en ciertas tareas o áreas), con el propósito de detectar cualquier posible reto o problema que no haya surgido durante la fase de prueba y corregirlo antes de una implementación mayor.
11. Monitorea desempeño y realiza ajustes
Siempre hay oportunidad de mejora en este y otros proyectos de tu empresa, así que una medida estándar es el monitoreo constante de su desempeño real a partir de los KPI definidos y el ajuste periódico con base en estos datos.
¿Cómo es que Xepelin puede ayudarte a tener un proceso de cobranza a clientes más eficiente?
Toda esta información te ayudará a automatizar tu cobranza a clientes de forma efectiva, con probabilidades de éxito altas y una verdadera eficiencia en costos que mantendrá la rentabilidad del proyecto.
Sin embargo, en este punto resulta obvio que tomar esta decisión puede ser costoso y complicado en muchos casos, así que no olvides que Xepelin puede hacer de este proceso algo simple, gratuito e igual de efectivo.
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