Cuando inicias las actividades de tu empresa ante el SAT y comienzas a emitir comprobantes digitales (CFDI), es importante familiarizarte con su sistema de facturación y conocer las opciones que existen para la emisión de facturas. Cada tipo de CFDI tiene una finalidad y es indispensable saber cuál de ellos escoger al momento de generarlos para evitar pérdidas de tiempo en rectificaciones o incluso multas por la emisión de facturas erróneas.
Existen un total de 6 tipos de CFDI que el sistema de facturación permite generar, cada uno cumple una función regulatoria específica ante el SAT. Más allá del requisito que representa la emisión correcta de facturas, conocer los tipos de CFDI y cuándo utilizarlos es un paso importante para mejorar el control de facturas interno de tu empresa y mejorar tu gestión financiera.
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Comprobante de ingresos
Un comprobante de ingresos es emitido por un contribuyente cuando éste recibe recursos por la venta o prestación de servicios, ya sea hacia un receptor con RFC específico o una venta hacia el público general con RFC genérico. También es conocido como factura de venta y es referido por el sistema de facturación como un comprobante de Tipo I.
Su finalidad ante el SAT es la de reportar todos los ingresos recibidos para luego comprobar su procedencia. Es uno de los tipos de comprobante más comunes y se utiliza cuando recibes recursos a través de honorarios, arrendamientos, donativos, o cualquier enajenación de bienes, incluyendo transacciones internacionales.
Cuando la venta de algún artículo requiera ser transportado por terceras personas, el CFDI se debe emitir junto con un complemento de pago denominado Carta Porte. Este documento especifica detalles del envío, como número y descripción de la mercancía, lugar de origen y de destino, destinatario y datos del transportista, y tiene la finalidad de comprobar que la posesión y el traslado de los artículos se lleva a cabo de manera legal. Debe ser portado por la persona que realiza el envío durante todo el trayecto, en caso de que la autoridad solicite una revisión.
Comprobante de egresos
Los comprobantes de egresos respaldan operaciones en las que existe un descuento, bonificación o devoluciones y siempre están relacionados directamente con un CFDI de ingresos mediante el folio fiscal; de lo contrario, no son considerados como válidos. Ante el SAT, representan una deducción fiscal, pero no una disminución de ingresos.
El sistema los define como comprobantes de Tipo E y, en esencia, se utiliza para corregir o restar montos de una factura de venta por diferentes motivos e incluso puede anular por completo el monto de un CFDI de ingresos.
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Comprobante de traslado
Este tipo de CFDI registra operaciones en donde mercancía de tu propiedad es trasladada a otro punto utilizando tus propios medios de transporte, es decir, vehículos que tú poseas, sin que recibas algún ingreso al finalizar el proceso. Ante el SAT, tiene el propósito de registrar el transporte de productos de manera legal.
Un comprobante de traslado debe ser emitido por el dueño de los artículos y tiene que tener un valor de factura igual a 0 dado que no se reciben ingresos por el envío. En caso de que el traslado exceda cierta cantidad de kilómetros, el comprobante debe ser generado junto con una Carta Porte.
Comprobante de nómina
Este tipo de CFDI se debe emitir, de manera obligatoria, al momento de realizar pagos de sueldos y salarios a los empleados de tu empresa. También tendrás que generarlo en el caso de pagar viáticos y aguinaldos.
Se identifica en el sistema como un comprobante de Tipo N y tiene el propósito de demostrar una relación laboral formal entre empleado y empleador, también permite registrar las aportaciones al Seguro Social e indicar los impuestos involucrados en el pago de nómina.
Comprobante de recepción de pago
Este complemento de pago debe emitirse en los casos en los que el método de pago introducido en una factura de ingresos es el de Parcialidades o Diferido (PPD). Cada comprobante debe estar asociado a una factura inicial mediante su folio fiscal y debe de generarse cada vez que se realiza un pago para abonar dicha factura. Para generar uno de forma correcta, debes seleccionar la opción de “por definir” en el apartado de forma de pago.
El comprobante de recepción de pago tiene la finalidad de avisar al SAT cada pago que se realice de manera diferida para comprobar que el monto de una factura está siendo saldado y que los ingresos determinados por la factura inicial no fueron recibidos de manera inmediata al momento de su emisión.
Comprobante de retenciones
Este comprobante fiscal debe emitirse cuando un contribuyente realice pagos que sean objeto de retenciones de distintos impuestos. Algunos de los casos en donde se puede generar este tipo de CFDI son:
- Actividades mediante fideicomisos
- Pagos en el extranjero
- Pagos de dividendos o de utilidades
- Distribución de anticipos o rendimientos
- Enajenación de bienes inmuebles
- Pagos de premios o intereses a personas físicas
- Cualquier pago objeto de retenciones de IVA O IEPS
Cabe mencionar que existe la posibilidad de que no sea necesario generar este tipo de comprobante si ya existe otro CFDI que informe al SAT sobre la retención de impuestos derivados de un pago. En ese caso, se puede generar un comprobante de retenciones únicamente como constancia.
Conocer qué tipo de CFDI elegir para cada operación que realices en tu empresa es muy importante porque te permite tener un mejor control sobre tus facturas, facilita la gestión de tus obligaciones fiscales y finanzas en general y genera una mejor reputación de tu negocio frente a tus clientes. Además, abre oportunidades de acceder a opciones de financiamiento en tendencia como el factoraje, que consiste en el adelanto del pago de tus facturas, inyectando liquidez inmediata a tu negocio de forma rápida, segura y completamente digital para evitarte largos y complicados trámites burocráticos.
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