La versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (4.0) es el sistema actual que el SAT establece para la emisión de CFDI (facturas) y su uso es obligatorio desde el 1 de abril del 2023. Fue actualizado con el propósito de ayudar a los contribuyentes a cumplir con sus obligaciones fiscales de la manera correcta, así como para tener un mejor registro de la emisión de facturas y poder evitar fraudes.
Si bien ya ha pasado un año desde que entró en vigor, existen muchas personas, tanto físicas y morales o pymes emergentes que pueden estar empezando a emitir facturas utilizando este sistema, por lo que es de gran valor para ellos conocer todas las características y procesos del CFDI 4.0 para que nunca se atrasen en la generación y posterior cobro de sus cuentas y para que tengan acceso a métodos de financiamiento como el factoraje.
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¿Qué diferencias trajo consigo el CFDI 4.0?
Con respecto a la versión anterior del sistema de facturación (CFDI 3.3) el CFDI 4.0 dicta como obligatorio el incluir, además, tanto del emisor como del receptor, su nombre o razón social, el régimen fiscal y el código postal registrado en su dirección fiscal.
Otras adiciones importantes del CFDI 4.0 incluyen:
- Campos para incluir información sobre si la operación requiere de exportaciones
- Campos para informar si la operación es objeto o no de varios impuestos
- Apartados para reportar datos por facturación al público en general (con RFC genérico, nacional o internacional y con la opción de seleccionar la periodicidad de la emisión) o a cuenta de terceros
- El sistema de emisión de complementos de pago se actualiza a la versión 2.0
- Dentro de un plazo establecido, se habilita la opción de cancelar los CFDI indicando el motivo dentro de cuatro posibles opciones
¿Qué beneficios brinda el CFDI 4.0 a mi empresa?
Los requerimientos impuestos por el CFDI 4.0 brindan beneficios a las empresas como una mayor seguridad al emitir facturas, un registro de información más completo y mayores facilidades al momento de realizar ciertos procesos como la generación de complementos de pago y la cancelación de facturas.
La razón principal por la que surgen estos beneficios es la cantidad de datos que ahora es obligatorio incluir en cada factura. Con un mayor número de campos disponibles para describir productos y unidades de medida y con la necesidad de incluir más datos fiscales sobre las partes involucradas en cada transacción, se vuelve más sencillo el tener un registro completo de todas las operaciones y se complica incurrir en algunos errores.
¿Cómo emitir facturas con la versión 4.0 del CFDI?
Para empezar a emitir facturas deberás contar con toda tu información fiscal actualizada ante el SAT, así como los datos del receptor del CFDI. Para ello, este puede proporcionar su constancia de situación fiscal, aunque no está obligado a hacerlo y solo debe brindarte la información requerida.
Después, tendrás que acceder al sistema de facturación del SAT o al de uno de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) aprobados y podrás comenzar a llenar los datos del CFDI. Además de los datos obligatorios del emisor y receptor, la información que requiere el sistema para generar una factura válida es la siguiente:
- Tipo de factura: si es de ingreso, egreso, nómina, traslado o pago
- Moneda, forma y método de pago
- Uso de CFDI
- Datos de producto o servicio: incluyendo la clave del producto o servicio, descripción, unidad de medida, valor unitario y si el artículo es objeto de impuestos (en su caso, seleccionar los impuestos aplicables y las tasas correspondientes)
Una vez terminado, el sistema te permitirá guardar la información y posteriormente, sellar la factura para darle validez oficial.
¿Cómo emitir un complemento de pago de CFDI 4.0?
Para emitir un complemento de pago primero necesitas entrar al sistema de facturación del SAT, seleccionar la configuración avanzada y escoger la opción recepción de pagos. Posteriormente, debes introducir la información de emisor y receptor, los datos del pago que recibiste (fecha, monto, etc.) y, por último, asociar el complemento a la factura original mediante su folio fiscal.
Un complemento de pago es un documento que el SAT requiere que emitas junto con un CFDI específico cuando no recibirás el pago de la factura en una sola exhibición, es decir, cuando lo obtendrás por parcialidades o de manera diferida.
El sistema de CFDI 4.0 incorpora una nueva versión (2.0) del formato para la generación de complementos de pago que incluye nuevos apartados como:
- Campos para informar si los pagos por concepto del CFDI emitido son objeto de impuestos
- Campos para seleccionar dichos impuestos junto con sus tasas correspondientes, además de traslados y retenciones
- Un nuevo campo que indica los importes totales de pagos recibidos, con detalles de impuestos retenidos o trasladados
¿Cómo cancelar una factura CFDI 4.0?
Para cancelar una factura en la versión 4.0 del sistema de facturación deberás ingresar al portal y buscar el folio fiscal del comprobante que desees anular. Después, deberás seguir un proceso específico según la razón de cancelación que elijas de las 4 opciones que el CFDI 4.0 te sugerirá. Con respecto al CFDI 3.3, esta versión indica que es obligatorio el introducir el motivo de cancelación.
La opción 01 (comprobante emitido con errores con relación) es para comprobantes fiscales que se emitieron con errores y se deben anular, pero van a ser sustituidos por otra factura. En este caso, primero tendrás que emitir la nueva factura sin errores e introducir tu folio fiscal al momento de realizar la solicitud de cancelación para indicarle al SAT que corresponde a la misma operación.
La opción 02 (comprobante emitido con errores sin relación) se debe indicar para facturas con errores, pero que no requieren ser sustituidas. En este caso, únicamente tendrás que realizar la solicitud de cancelación y, posteriormente, emitir otra factura sin relación a la anterior.
La opción 03 (no se llevó a cabo la operación) sirve para señalar comprobantes que describen operaciones que no fueron concretadas. Para estas cancelaciones, el proceso será idéntico al de la opción 02.
Por último, se encuentra la opción 04 (operación nominativa relacionada en una factura global), la cual se debe elegir en operaciones en las que se emitió una factura global con el público en general, pero el cliente solicita, posteriormente, una factura nominativa. Aquí, el proceso consiste en solicitar la cancelación de la primera factura y después, emitirla nuevamente sin indicar el importe, y luego expedir la factura solicitada.
Cabe mencionar que, para evitar multas, es necesario cancelar las facturas en el mismo ejercicio fiscal en el que fueron emitidas. Igualmente, existen casos en los que es necesario que el contribuyente receptor del comprobante deba aprobar la cancelación, para esto, tendrá un plazo de 3 días hábiles para responder a la solicitud antes de que el SAT anule automáticamente la factura. Los casos en los que no se requiere aprobación para la cancelación son:
- CFDI que involucren ingresos por hasta $1,000.00, incluyendo impuestos y retenciones
- Comprobantes emitidos por concepto de nómina u honorarios
- CFDI emitidos por egresos
- CFDI emitidos por traslado
- CFDI emitidos por concepto de ingresos, expedidos a contribuyentes del RIF
- CFDI que amparen retenciones
- CFDI emitidos por integrantes del sistema financiero
- Cualquier CFDI siempre y cuando se realice la solicitud de cancelación 24 horas después de su emisión
El conocer sobre todos estos procesos y características del CFDI 4.0 permite que puedas enfocar tu atención en otros aspectos igual de importantes para tu negocio, y a que tu empresa nunca quede atrás en materia de facturación. Esto te brinda acceso a opciones de financiamiento como las que Xepelin ofrece, que además cuenta con herramientas gratuitas para facilitar la gestión ágil y segura de tus finanzas de manera 100% digital.
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