Si estás a punto de iniciar las actividades de tu empresa frente al SAT, existe un documento fiscal esencial que deberás conocer a fondo: el CFDI. ¿Por qué es tan importante? Comprender lo que este archivo significa, lo que conlleva y cómo debe ser emitido te ayudará a garantizar el cumplimiento normativo de tu negocio e incluso te dará acceso a ciertas oportunidades de financiamiento.
En Xepelin, nuestro objetivo es el de ayudar a empresas de todo tamaño a desarrollarse por medio de la tecnología adecuada y la mejor información, por lo que en este artículo te apoyaremos con todo lo que necesitas saber sobre el CFDI, como su definición, su importancia, los datos que debe incluir y su emisión, entre otras cosas.
¿Qué es un CFDI?
Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es un documento fiscal que registra todos los datos relacionados con una transacción comercial específica, respaldando a esta frente al SAT. Hoy en día, son los únicos documentos avalados por el SAT para el registro de transacciones.
Tanto su proceso de generación, como el archivo mismo, son completamente digitales, por lo que los CFDI suelen ser vistos como la evolución a las facturas en papel tradicionales.
¿Para qué sirven los CFDI?
En esencia, los CFDI sirven para que el SAT pueda tener un registro fiable de toda transacción comercial realizada, dándole un mayor control y visibilidad sobre posibles inconsistencias y, en general, sobre cualquier proceso de fiscalización. Gracias a ellos, problemas como la evasión de impuestos son más fáciles de detectar.
Sin embargo, estos documentos también cumplen papeles importantes para las empresas:
- Respaldan transacciones para generar transparencia y así facilitar procesos de auditoría.
- Representan un registro fiable de compras y ventas que agiliza la contabilidad y la conciliación bancaria.
- Ayudan a verificar la legalidad de proveedores, clientes y entidades relacionadas.
- Comprueban gastos operativos para permitir la aplicación de deducciones fiscales.
- Simplifican el proceso de declaración de impuestos.
- Los CFDI de ventas a crédito pueden convertirse en liquidez inmediata a través del factoraje financiero.
- Los CFDI de compra permiten recurrir a recursos como el factoraje inverso o confirming para acelerar el pago a proveedores.
- Son la base del cumplimiento fiscal de un negocio.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un CFDI?
En un contexto práctico, los términos de CFDI y factura suelen ocuparse de forma indistinta, pues, actualmente, los CFDI cumplen el mismo rol que las facturas en papel solían cumplir, siendo este el de respaldar, legalmente, cualquier transacción comercial entre 2 entidades.
Pero, la realidad es que estos conceptos difieren en 2 aspectos importantes:
- Mientras que una factura puede no tener validez legal si no ha sido timbrada por el SAT, un CFDI ya se apega a los criterios de validez establecidos por el SAT.
- Mientras que una factura puede ser física, un CFDI siempre será digital.
Entonces, en esencia, mientras que el término de “factura” es mucho más genérico, el término de CFDI solo se puede utilizar con comprobantes que siguen ciertas especificaciones fiscales.
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¿Qué es el timbrado de facturas?
Es el proceso mediante el cual se le asigna un folio fiscal (UUID) a un comprobante digital para hacerlo válido, a través de un Certificado de Sello Digital (CSD) y sin importar si se lleva a cabo de manera directa en el portal de facturación del SAT o por medio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Antes de ser timbrada, una factura generada no podrá tener validez fiscal.
¿Qué datos debe contener un CFDI?
De acuerdo con los parámetros que establece el sistema de facturación 4.0, para ser válido, un CFDI debe contener esta información:
- RFC del emisor y del receptor
- Régimen fiscal de emisor y receptor
- Domicilio fiscal del emisor y código postal del receptor
- Folio fiscal
- Sello digital del emisor
- Lugar y fecha de expedición del comprobante
- Nombre o razón social del emisor y del receptor
- Tipo de uso del CFDI
- Valor unitario del producto o servicio proporcionado
- Cantidad de productos o servicios involucrados
- Monto de la transacción
- Tipo y monto de los impuestos trasladados
- Forma de pago (en parcialidades o en una sola exhibición)
- Método de pago (transferencia, efectivo, cheque, etc.)
¿Cómo emitir un CFDI en el portal del SAT?
Aunque puede parecer complejo al principio, el proceso para emitir CFDI a través del portal del SAT es bastante sencillo siguiendo una serie de pasos:
- Ingresa al sitio web del SAT, selecciona el apartado de “facturación electrónica”, luego la opción de “Genera tu factura” y, finalmente, da clic en el servicio gratuito de facturación.
- Introduce los datos fiscales de tu empresa, así como su contraseña SAT o e.firma para tener acceso.
- Una vez dentro del portal, comienza seleccionando el tipo de comprobante, así como la forma y método de pago.
- La información de tu negocio se llenará automáticamente, por lo que solo necesitarás introducir los datos fiscales de tu cliente.
- Detalla las características del servicio o producto vendido, lo cual incluye su cantidad, valor y su tipo, de acuerdo con el catálogo de productos y servicios del SAT.
- Revisa que los datos sean correctos y, finalmente, sella el comprobante.
- Como resultado, tendrás acceso a 2 documentos: un archivo PDF de fácil lectura y un archivo XML con validez legal y que detalla toda la información de la transacción.
¿Cómo verificar un CFDI?
Para asegurarte de que todos los comprobantes y facturas que recibas sean legítimos, es recomendable que lleves a cabo un proceso de verificación. Esto es bastante sencillo, pues el SAT ofrece un portal gratuito de validación de facturas que te permite comprobar la validez de un documento introduciendo únicamente su folio, el RFC del emisor y el RFC de tu negocio.
Este paso es crucial para evitar ser víctima de un tipo de fraude particular en el que ciertas entidades envían facturas falsas para conseguir fondos ilegítimos, no asociados con ninguna transacción comercial.
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Facturar en el SAT o a través de un sistema de facturación ¿Qué es mejor?
Es posible generar CFDI con validez tanto en el portal del SAT, como en el sistema de facturación que elijas. Sin embargo, dependiendo de la cantidad de facturas que necesita emitir tu empresa, la mejor opción puede variar.
Para volúmenes bajos de facturación, el SAT puede ser una mejor opción, ya que el proceso es gratuito y no hay límite a los CFDI que puedes emitir. Sin embargo, para procesar altos volúmenes de facturas, un software de facturación es la mejor alternativa, puesto que cuenta con mayores funciones de automatización que el portal gratuito no posee y que son esenciales para agilizar la generación y administración de comprobantes.
Finalmente, cuestiones fiscales como la generación de CFDI pueden parecer complejas al principio, pero con información concisa y clara sobre cómo afrontarlas, su gestión tiene el potencial de ser mucho más simple.
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