Con el fin de mejorar el registro de las transacciones que realizan los contribuyentes utilizando la modalidad de pagos diferidos, en México, el SAT creó un nuevo tipo de factura denominada complemento de pago, haciéndola obligatoria desde 2018.
Pero, ¿cuál es la importancia de este documento y por qué es obligatorio para las empresas o personas físicas que ofrecen servicios o productos a crédito? En este artículo hablaremos sobre la respuesta a estas y otras preguntas comunes sobre los complementos de pago, sobre su importancia en la gestión de cuentas por cobrar y sobre algunas herramientas de gestión empresarial que puedes utilizar para facilitar su procesamiento.
¿Qué son los complementos de pago?
Los complementos de pago son un tipo de CFDI que se asocia a una factura de ingresos anterior, únicamente en caso de que haya sido emitida seleccionando la opción de pago en parcialidades o diferido (PPD). Su finalidad es la de confirmar ante el SAT los momentos en los que una factura de este tipo es pagada en su totalidad, o abonada parcialmente, de manera posterior a la fecha de emisión.
Principalmente, incluye información sobre la factura original a la que corresponde, el monto del pago realizado, la fecha en la que se efectuó, la cantidad de impuestos correspondientes y el saldo restante después de la transacción. También, como cualquier otro CFDI, presenta la información del emisor y el receptor.
Relacionado: ¿Cuáles son los tipos de CFDI que existen?
¿Por qué son importantes?
Además de servir como un registro para que el SAT vigile las transacciones de crédito y pueda detectar inconsistencias o fraudes, su importancia radica en que funcionan como un registro fiable, tanto para tu empresa, como para sus clientes.
Dado que este documento fiscal comprueba la realización de un pago, total o parcial, puedes tener un mejor control sobre tus cuentas por cobrar. Además, tus clientes tienen una forma de comprobar que realizaron un pago particular y pueden deducirlo en su declaración de impuestos.
¿Cuándo o en qué momento se requiere un complemento de pago?
Cada vez que emitas una factura que será pagada en parcialidades o de forma diferida y recibas un abono total o parcial de esta, es necesario que emitas un complemento de pago y que lo envíes al cliente correspondiente. Este proceso deberá de realizarse antes del día 10 del mes próximo a aquel en el que se recibió el pago.
Igualmente, en caso de que hayas emitido una factura seleccionando la opción de pago en una sola exhibición, pero no hayas recibido el monto total en ese momento o no te hayan pagado hasta el mes siguiente, deberás emitir un complemento de pago al momento de recepción de los fondos. Para esta situación, también tendrás que cancelar la factura original y volverla a emitir seleccionando la opción de pago en parcialidades o diferido.
Te podría interesar: Guía CFDI 4.0 ¿En qué consiste y cómo facturar correctamente?
Plataformas que te permiten gestionar complementos de pago
Cuando gestionas manualmente todas las facturas y cuentas por cobrar de tu empresa, siempre existe la posibilidad de que pases por alto algún pago y, por ende, olvides emitir su complemento correspondiente. Como consecuencia, esto puede afectar negativamente la confiabilidad que tus clientes sienten por tu negocio.
Con esto en mente, y con el fin de eliminar por completo esta posibilidad, lo mejor que puedes hacer es recurrir a un software de procesamiento de cuentas por cobrar que te alerte automáticamente sobre cada cambio en cuentas entrantes. Por ejemplo, con este tipo de herramientas puedes recibir recordatorios de cobranza automática cuando una factura está próxima a vencer, o puedes recibir alertas inmediatas cuando un cliente inicia un reclamo o necesita de un complemento de pago, sin tener que monitorear los datos de cuentas y facturas en todo momento.
Aunque el costo de estas plataformas puede ser elevado en algunos casos, ya que suelen funcionar por medio de servicios de suscripción, algunas herramientas, como la de Xepelin, no tienen ningún costo.
¿Cómo emitir un complemento de pago?
De acuerdo con la guía oficial del SAT para realizar complementos de pago, el proceso para llevarlo a cabo es el siguiente:
- Acceder al portal de facturación del SAT y generar un nuevo CFDI.
- En el apartado de “Tipo de comprobante”, seleccionar la opción de “Pago”. En caso de que no esté habilitada, deberás acceder a la configuración avanzada y habilitar la casilla de complementos de pago en la sección de “Complementos de factura”.
- Llenar los apartados correspondientes con los datos de tu cliente y con los de tu empresa (estos últimos se generan automáticamente).
- Habilitar la opción de “Recepción de pagos” e introducir los datos del pago recibido, específicamente, su fecha y hora, la forma de pago, la moneda en la que fue efectuado y el monto abonado.
- Buscar, ya sea por folio o por fecha, la factura original a la que deseas añadir el complemento. Una vez hallada, es necesario seleccionarla y dar clic en el botón de “Agregar”.
- Al hacer esto, aparecerá un apartado con la información de la factura y deberás seleccionar la opción de editarla.
- Indicar si la factura es objeto de impuestos e introducir, de nuevo, el monto recientemente pagado.
- Finalmente, solo faltará guardar la información registrada y sellar la factura. En caso de que el pago no haya cubierto el total de la factura, el sistema calculará el saldo insoluto automáticamente.
Cabe mencionar que, en caso de que un pago haya cubierto el saldo de múltiples facturas a la vez, únicamente debes generar un complemento de pago, buscando y agregando todas las facturas registradas a las que este corresponde.
Relacionado: Guía de Facturación Xepelin
¿Qué pasa si no se emite el complemento de pago?
Cuando es omitido o se emite fuera del plazo establecido, esto puede llevar a ciertas consecuencias importantes que afectan a tu empresa y sus clientes de distintas maneras, como lo son:
- Multas de entre $450 y $670 pesos por cada comprobante fiscal emitido con la opción de pagos en parcialidades o diferidos que no tenga un complemento de pago asociado con él, pero que ya haya sido pagado. Esto de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación.
- Si tus clientes no reciben a tiempo un complemento de pago, no podrán deducir ese gasto ni acreditar los impuestos asociados con él, por lo que tendrán que iniciar un reporte que puede afectar a tu empresa de manera fiscal y reputacional.
- La falta de documentación o las discrepancias ocasionadas por un complemento emitido fuera de su plazo, puede ocasionar que el SAT le solicite información adicional o declaraciones especiales a tu empresa, las cuales representan un gasto de tiempo.
- Restricción del certificado de sello digital responsable de permitir que puedas emitir facturas válidas, por lo que tu empresa no podrá continuar facturando por un tiempo.
Emitir complementos, monitorear pagos oportunos y solucionar reclamos, son solo algunas de las tareas que debe enfrentar un departamento de cuentas por cobrar en su día a día. Sin embargo, gracias al surgimiento de herramientas digitales, como la de Xepelin, que automatizan cobranzas, envían recordatorios de pago y alertan sobre el momento en el que se debe atender una disputa o emitir un complemento de pago, ya no es necesario procesar estas tareas manualmente.
Lo único que tienes que hacer para aprovechar estos beneficios y acceder a otras plataformas de gestión empresarial y monitoreo de datos en tiempo real, de manera completamente gratuita, es registrarte.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
